Case

Hej Peter! Berätta lite mer om Spin Growth.

Vi är en koncern som innehåller fem olika bolag. Vi har moderbolaget Spin Growth och sedan fyra dotterbolag – Tromb, Substorm, Cloudspin och Driftwind. Där Tromb är det största bolaget. Vi jobbar med allt från digital affärsutveckling och machine learning till infrastruktur och management consulting. Vi finns i dagsläget på fem orter och har i koncernen även ett engagemang i olika startups där vi bidrar med vår kompetens.

Ni implementerade Blikk första gången under 2020 och hur länge använde ni det?

Precis, vi implementerade Blikk första gången i maj 2020 och använde det fram till november 2022.

Sedan bestämde ni er för att gå vidare till en annan lösning, vad var bakgrunden till detta?

Vi var nöjda med Blikk men i takt med att vi vuxit så mycket i koncernen, både i antal personer och bolag, så behövde vi ett mer avancerat system. Vi letade specifikt efter en lösning som kunde hantera koncerninterna mellanhavanden, alltså att vi alla kunde jobba i ett och samma system oavsett vilket bolag vi tillhörde. Detta för att undvika administration på all internfakturering som gjordes mellan bolagen. Vi sökte även stöd för hantering av olika valutor, även om det inte var största vår största prioritet.

Vi hittade dessa lösningar i ett annat system och valde därför att gå vidare från Blikk för att testa någonting nytt.

Vilka utmaningar upplevde ni när ni bytte system och vad var det som gjorde att ni valde att gå tillbaka till Blikk?

När vi väl bytte system blev det inte så bra som vi hade hoppats på. Det blev ett misslyckat implementationsprojekt till följd av en rad olika omständigheter. När vi väl var inne i det nya systemet insåg vi att det var väldigt svårt att använda, hade ett föråldrat gränssnitt och inte levde upp till de förväntningar vi hade.

Vi fick det nätt och jämnt att fungera, så vi tog beslutet efter ett tag att återgå till Blikk som vi upplevde var ett mer lättarbetat system.

Gjorde ni något annorlunda när ni implementerade Blikk andra gången?

När vi väl återgick till Blikk var vi ju medvetna om att det för oss innebar vissa begränsningar, när det exempelvis kommer till de lösningar som gjorde att vi till en början letade efter ett nytt system.

I och med att vi kände till de begränsningarna så försökte vi adressera dom redan i implementationsfasen för att tillsammans med Blikk hitta lösningar som gjorde att det skulle bli så bra som möjligt för oss i vår koncern.

Vi fokuserade mycket på olika sorters uppföljningar och vi la mycket tid på hur vi nu skulle lyckas ta fram rapporter på olika nivåer.

Hur använder ni Blikk i vardagen?

När vi har vunnit en affär skapar vi upp ett projekt och anger tids- och kostnadskalkyler. Då vi sköter vår tidrapportering i Blikk får vi en god inblick i hur vi spenderar vår tid. Det finns även många andra bra funktioner som stöttar oss i vardagen – exempelvis ger systemet oss varningar om ett projekt närmar sig att överskrida budgeten. Det är en funktion som är viktig för vår fortsatta lönsamhet.

Resursplanering är också en central funktion i vårt användande. Där kan vi dela ansvaret för projekten mellan olika teamledare med hjälp av funktionen ansvarsfördelning. Det skapar en effektiv organisering av resurser i koncernen.

För oss som gillar att dyka ner i siffror använder vi oss mycket av analys- och rapportfunktionen, som gör det enkelt att utvärdera viktiga nyckeltal.

Har du några konkreta exempel på hur Blikk har gynnat er affär?

Det som blev väldigt tydligt när vi återvände till Blikk var enkelheten och smidigheten i systemet. Hos Blikk är det så enkelt att tidrapportera, skapa nya kunder, projekt, fakturera, följa upp och analysera arbetet.

Hos oss var det inte tidrapportörerna som upplevde svårigheter i och med bytet till det nya systemet – de är vana att arbeta i de flesta program. De som verkligen var lyriska över att vi gjorde bytet tillbaka till Blikk var våra projektledare och affärsägare – detta för att det numera är så enkelt att fakturera. Bara det gynnar ju vår affär och är en väldigt kritisk aspekt på varför ett system behöver vara användarvänligt.