5 anledningar till varför ditt företag ska använda ett digitalt tidrapporteringssystem

Vad kostar en felaktigt ifylld tidrapport ditt företag? Ett digitalt tidrapporteringssystem kan hjälpa dig som företagare, oavsett storlek eller bransch, att slippa onödig manuell hantering av tidssedlar. Dessutom kan du säkerställa att både löne- och fakturaunderlag blir korrekta från början. Helt enkelt en lönsam lösning – både för dig och dina anställda.

1. Tidregistrering direkt, var du än befinner dig

Ett digitalt verktyg för tidrapportering kommer snabbt att underlätta och kännas som en självklarhet för både dig och dina anställda. Genom att använda en molnbaserad tjänst finns möjlighet att tidrapportera var man än befinner sig, på kontoret, ute hos kund eller kanske på väg mellan uppdrag. En molnbaserad tjänst fungerar antingen via desktoplösningen på datorn eller via app i mobiltelefon eller surfplatta. Det enda som behövs är en internetanslutning.

2. Tidrapportering som gör löneunderlaget rätt från början

Att manuellt hantera och föra över siffror från tidrapporter på papper och excellark är tråkigt, tar mycket tid och det är stor risk att det blir fel. När den anställde själv rapporterar sin lön digitalt blir det bara en inmatning, vilket gör att det blir rätt från början. Digital tidrapportering underlättar också arbetet för attestansvariga samt för de som sköter löneadministrationen på företaget. Löneadministratören kan plocka ut ett komplett underlag och slipper onödig manuell hantering av tidssedlar.

3. Digital tidredovisning underlättar faktureringen

När det är dags att fakturera gäller det att ha ett korrekt fakturaunderlag, med rätt antal timmar på rätt projekt eller arbetsorder. Adderar du dessutom eventuella utlägg i form av kvitton eller leverantörsfakturor blir fakturaunderlaget komplett. Många tidrapporteringssystem kan synkas med företagets ekonomisystem vilket betyder att fakturan kan skickas med några klick. Enklare och smidigare fakturering kan dessutom underlätta kassaflödet och leda till snabbare betalningar. Huvudregeln bör vara att du skickar fakturan strax efter att du levererat varan eller tjänsten, så slipper du agera bank till dina kunder.

> 9 tips för en smidigare utläggshantering

4. Underlätta resursplaneringen och minska arbetsbelastningen

Stress och psykisk ohälsa ökar på arbetsplatser runtom i Sverige och som arbetsgivare är det viktigt att ha rutiner för att ta itu med problemen. Genom att analysera anställdas tidrapporter finns det möjlighet att kartlägga arbetsbelastning både på individnivå och inom olika avdelningar, samt fånga upp de som är i riskzonen för att vara överbelastade. Genom att hålla koll på hur lång tid arbetsmomenten tar, interntid och debiterbara timmar kan tidrapporteringssystemet också underlätta resursplaneringen och vara ett bra verktyg i övergripande planering samt omfördelning av arbetsuppgifter och resurser.

5. Utvärdera, effektivisera och öka lönsamheten

Med en enkel och direkt överblick är det enklare att hålla kolla på lönsamheten och göra löpande analyser och prognoser. I realtid kan du följa nedlagda timmar, material och andra kostnader och se om budget- och tidskalkylerna håller för projekt eller arbetsordrar. På så sätt kan du ta tag i eventuella problem, långt innan de uppstår.

Genom att använda och analysera den historiska datan i tidrapporteringssystemet kan ditt företag också effektivera verksamheten och öka lönsamheten. Utvärdera utförda jobb, gör djupare analyser och identifiera viktiga förbättringsmöjligheter. Dra sedan lärdomar av historiken för att hitta effektivare arbetssätt, göra bättre kalkyler samt prioritera rätt sorts jobb och kunder.

Läs mer om tidrapportering i Blikk