Med en bakgrund i filmens värld av fysiska specialeffekter levererar Arclight Special Effects tematiserade miljöer och effektfulla lösningar till kunder bl.a. inom besöksnäringen, eventproduktion, visual merchandising, media & PR, byggindustri, offentlig sektor och näringsliv i stort. Här berättar Gabriella Kalteneckar COO och Vice VD om hur de använder Blikk i sin dagliga verksamhet.
Hej Gabriella. Berätta lite mer om vad ni gör?
Vi är i dag Skandinaviens största specialeffektsbolag och etablerades 1994 i Bromma. Med rötterna i leveransen av fysiska specialeffekter för film har vi i dag utvecklas till att leverera både effekter och dekor/attribut till både kameran och en direkt interagerande publik. Vi har en egen produktionslinje och arbetar såväl regionalt som internationellt. Vår specialkompetens ligger inom en kombination av teknisk/mekanisk expertis kombinerat med ett konstnärligt utförande och utifrån det levererar vi dekorelement och attribut av stor variation t ex; reproduktioner och nyproduktion av konstverk, verklighetstrogna demonstrationsobjekt, mässmaterial, byggmaterial, stuckaturer och dekorativa inredningselement. Sist men inte minst; alla former av klassiska specialeffekter för film, reklam och scen så som snö, regn, dimma, pyroteknik, eld, sprängeffekter, animatronics och sceneffekter. Våra kunder återfinns främst inom nöjesindustrin, näringslivet och reklam/mediavärlden. Vi har också en stor utrustningspark med maskiner och teknik till uthyrning för branschen och levererar materiel både till större filmproduktioner och lokala musikscener.
Vad ville ni uppnå med Blikk?
Innan Blikk hade vi problem med systematisk uppföljning och intern redovisningskontroll för våra projekt och vi hade flertalet olika system som våra medarbetare rapporterade tid, utlägg och försäljning i. Vi saknade lagersystem och CRM och det hände ofta att saker hamnade mellan de berömda stolarna. Vi saknade även ett verktyg för att räkna på och resursplanera vår produktion översiktligt enligt klassiskt Gantt-manér och många av våra medarbetare skapade sig egna lösningar, allt från exceldokument och ibland egenköpta it-lösningar som de arbetade i då man upplevde att det befintliga inte räckte till. Dessutom saknade vi ett lagerhanteringssystem och logik som tog höjd för både försäljningsprodukter och uthyrningslager.
Vi ville med Blikk uppnå en bättre översikt och kontroll över verksamheten, framför allt inom produktionsplanering och uppföljning. Dessutom ville vi skapa ett synkroniserat sätt att arbeta med vår försäljning och de system vi hade tittat på fram till dess var antingen för omfattande eller rätt isolerade mot övrig verksamhet vilket inte fungerade för oss.
Vad var det som gjorde att ni valde Blikk?
Vi hittade Blikk via vårt ekonomisystem, där man marknadsförde kopplingen till Fortnox. Jag håller alltid ett öga på marknaden och fastnade direkt för den bredd som Blikk erbjöd. Ditintills hade vi inte funnit något arbetsverktyg som inkorporerade så många olika områden på ett och samma ställe-vilket var exakt vad vi behövde. Bara att hugga direkt och gå all in resonerade vi!
Berätta lite mer om hur Blikk hjälper i er verksamhet?
Sedan att vi startade upp med Blikk så har vi fått helt nya insikter i hur vi arbetar med försäljning. Vår produktionsplanering har också kunnat organiseras om på ett mycket smidigare sätt genom de insikter vi har fått bara efter första kvartalet. Uppföljningen är glasklar och vi orienterar nu våra interna möten runt Blikk och den information vi samlar där. Som en bonus har vi också fått ett Intranät, som vi inte upplevde ett behov av men som har uppskattats enormt av våra medarbetare och nu är ett centralt sätt för oss att förmedla både viktig information och roliga uppdateringar. Det är speciellt uppskattat under högsäsong när många av våra medarbetare arbetar ute hos kund och det kan gå månader mellan att vi träffas på en och samma plats.
Som ett företag där precis alla medarbetare har ett exceptionellt högt fokus på resultatet hos slutkund har vi en del fortsatta utmaningar med det som händer ”bakom kulisserna”, men nu känns det som att vi har en riktigt bra och solid grund att stå på när det gäller den interna strukturen.
Vilka tycker ni är de största fördelarna med Blikk?
För vår del är det helt klart projektuppföljningen och kopplingen mot vårt ekonomisystem. Som en verksamhet där datoranvändandet i många fall är eftersatt så upplever vi också att Blikk är väldigt användarvänligt och flexibelt. Vi vill också ge en stor eloge till den fantastiska kundsupporten – ett bra kundbemötande är verkligen sådant som gör att man känner att man hamnat helt rätt som kund! Vi älskar också planeringsverktyget som ger en direkt bild över aktiva uppdrag och vem som jobbar på dem. Resursplaneringen ger oss dessutom en god uppfattning om hur mycket tid respektive person har över till ordinarie verksamhet.
Har ni några mätbara resultat som ni kan dela med er av?
Eftersom vi har gått från i princip noll i samtliga områden och aldrig strukturerat mätt de respektive nyckeltalen på detta sätt så är det ännu svårt att mäta hur mycket tid vi sparar eller hur våra siffror förbättras (de fanns helt enkelt inte tidigare). Det vi har märkt är att alla våra interna möten nu främst cirkulerar runt vad vi har lagt upp i Blikk och att vi utifrån det börjat kunna göra prognoser på både intäkter och produktionscyklar. Vår personal har fått ett märkbart större lugn i genomförandet eftersom allting nu börjar dokumenteras efter en och samma princip och information samlas på ett och samma ställe. Överlämningen från försäljning till produktion löper nu mer och mer friktionsfritt tack vare detta.
Läs mer om Arclight Special Effects på deras hemsida
