GUIDE

Innan man börjar använda Blikk för tidrapportering kan man välja att skapa scheman för sina användare. Ett schema talar om hur många timmar en arbetsdag ska innehålla för respektive anställd, samt vilka undantag som ska gälla (exempelvis helgdagar). När den anställde rapporterar sin tid kommer Blikk automatisk att förvarna om arbetstiden avviker mot den i förväg schemalagda tiden.

Tid som inte har någon direkt koppling till något projekt eller någon order (tid som inte faktureras av kund) kan rapporteras mot eller till en intern tidskod. Det kan vara till exempelvis administration eller möten som sker internt på arbetsplatsen. I inställningar i Blikk kan ni antingen döpa om de koder som redan finns inlagda eller skapa nya, så att de passar den bransch och verksamhet som ni arbetar i.

I Blikks inställningar kan ni även sätta upp vilka frånvarokoder de anställda ska kunna rapportera mot. De vanligaste frånvarokoderna följer redan med i standarduppsättningen av systemet, som till exempel: föräldraledighet, semester, sjuk, tjänstledighet och vård av barn. Men det finns möjlighet att ta bort och lägga till egna frånvarokoder så att de bättre överensstämmer med ens egna verksamhet.

I Blikk kan ni rapportera tid i projekt och ordrar, men också aktiviteter och uppgifter. En aktivitet beskriver vilken typ av arbete eller arbetsmoment som har utförts. Om aktiviteten är kopplad till en order kan ni välja att anpassa prissättningen på varje enskild aktivitet. Ni kan även välja vilka aktiveter som ska faktureras till kund.

Genom att vara så specifik som möjligt i er tidrapportering ökar möjligheten att göra djupare analyser och skapa rapporter som tydliggör vilka projekt och aktiviteter som ökar lönsamheten, och var det finns förbättringsmöjligheter.

I Blikk kan ni antingen importera ett befintligt artikelregister från ett ekonomisystem, eller använda er av de olika artiklar som redan ligger inlagda i systemet från start. Exempel på artiklar som finns i systemet förutom artikeln tid, är material, tillägg, maskin/utrustning samt resa/traktamente.

Vill ni sätta andra priser än standardpriset på era artiklar kan ni skapa egna prislistor. Prislistor kan skapas för enstaka eller alla artiklar i ert register, med andra priser än standardpriset, för att gälla enbart vissa kunder eller specifika uppdrag som ni har.

Ett enkelt sätt att få in vanan att rapportera tid är att göra det dagligen. På detta sätt undviker ni att timmar tappas bort på grund av att ni har glömt vad som gjorts. Det är också möjligt att rapportera tiden veckovis, förslagsvis i slutet av varje arbetsvecka. När veckan är låst och skickad för attest till attestansvarig får ni ut ett komplett löneunderlag eller underlag för fakturering.

Med Blikks mobilapp kan ni stämpla in er tid i mobilen i början av arbetsdagen och stämpla ut vid dagens slut.

I Blikk kan ni smidigt redovisa heldags eller halvdagstraktamente, om ni använt företagsbil, hur många kilometer av resan som ska faktureras och om resan ska läggas som ersättning på lön.

För anställda som använder bil i sin tjänst är det möjligt att ta ut en körjournal vilket är ett bra underlag för att påvisa hur mycket bilen har använts för tjänstekörning.

Med Blikks mobilapp kan ni enkelt fota och registrera era kvitton direkt när inköpet har gjorts och markera om inköpet är gjort med ett privat kort eller företagskort. Privata utlägg ska ersättas på lönen, och kommer därmed att redovisas på löneunderlaget.
Ett köp som gjorts med företagskort innebär att man använt företagets pengar, vilket betyder att det ska kopplas mot din bokföring. Tack vare Blikks sömlösa integrationer mot de vanligaste ekonomisystemen så blir detta väldigt enkelt. Genom att skapa ett verifikat när du bokför ditt kvitto så kommer det automatiskt att skapas ett verifikat i ert ekonomisystem. Man kan även här välja om utlägget ska kopplas till en order och faktureras ut mot kund. Det registrerade kvittot skickas sedan automatiskt för attest till attestansvarig person.

För att få med all rapporterad tid och alla utlägg på löneunderlag och fakturaunderlag måste dessa attesteras av den eller dem som är attestansvarig i företaget. Vem som är attestansvarig, eller om den anställde har eget attestansvar ställer ni enkelt in själva i Blikk.

Med behörigheten attestansvar kan man attestera de anställdas tider, godkänna utlägg som har gjorts samt redigera rapporterad tid för de anställda, om behovet finns.

När alla tider, resor och utlägg är attesterade av attestansvarig kan ni enkelt skapa en komplett lönefil som sedan kan exporteras för vidare hantering till ert lönesystem (Visma Lön, Fortnox Lön och Kontek Lön).

Det bästa sättet att göra er tid och kvittohantering så smidig som möjligt är att erbjuda er ekonomibyrå direkt åtkomst till Blikk via vår partnerportal. Här kan er byrå få tillgång till den information som den behöver för att göra sin lönekörning så enkel som möjligt. Allt som de behöver finns nu samlat i Blikk.

Blikk erbjuder integrationer mot de vanligast förekommande ekonomi- och lönesystemen på marknaden. Genom att koppla Blikk till ert befintliga ekonomisystem får ni ett komplett affärssystem som förenklar arbetet och minimerar antalet system som ni behöver jobba i. Blikk har integration med Fortnox, Visma eEkonomi och Visma Administration. Det finns även möjlighet att exportera kompletta lönefiler och importera till marknadens vanligaste lönesystem.