Trött på krånglig admin och projekthantering? Här är tekniken som ger dig stenkoll på projekten

En bra projektledare gör sin omgivning bättre. Men de negativa effekterna av omodern teknik och krångliga system rår inte ens den bästa ledaren på. Så här får du dina projekt att flyta smidigt, utan förlorade intäkter.

Projektledare, projektmedlemmar och chefer – tre roller som alla vill att projekt ska löpa på bra. Men behoven skiljer sig åt kraftigt. Ett modernt och bra affärssystem tar hänsyn till alla roller i företaget för att ge rätt stöd i vardagen och rätt färg på siffrorna under sista strecket.

Svenskutvecklade affärssystemet Blikk har utvecklats tillsammans med kunderna, och sätter effektiv projekthantering och tidsrapportering i centrum. Här är 5 vinster med systemet.

1. Överblick ger kreativa medarbetare

Stäng in en grupp människor i ett konferensrum och be dem lösa en uppgift. Någon kanske börjar anteckna på datorn, någon annan på ett papper, men det är först när postit-lapparna åker upp på väggen som saker börjar röra sig framåt. Projektplaneringsverktyget i Blikk är inspirerad av enkelheten i just postit-lappar, där olika delar av projektet enkelt och överskådligt kan flyttas fram och tillbaka på en digital projekttavla. Projektledaren får kontroll och även de mest analoga i gruppen kan använda Blikk intuitivt och samarbeta effektivt.

2. Full koll på projektekonomin

Arbetsgång med flyt, bra leverans – men lönsamheten då? I Blikk finns tidrapportering (både intern och debiterbar), CRM, orderhantering, offert, projektplanering samt hanteringen av kvitton och hanteringen av utlägg. Med allt det samlat på samma ställe kan både projektledare och chefer överblicka projektets alla faser, projektmål och lönsamhet – dessutom i realtid. Något som gynnar kvalitetssäkringen i projektet. När ni är i mål kan ni skapa en projektrapport med all viktig historik, och enkelt utvärdera projektet, som: Tog ni rätt betalt för era timmar?

3. Mobilapp eller dator – använd vad du vill

Förr behövde vi logga in via jobbdatorn innanför företagets stränga brandvägg för att komma åt projekthantering och tidrapportering. Idag räknar vi med att kunna sköta våra jobb var som helst. Det märks inte minst i statistiken för Blikks tidredovisningssystem: cirka 60 procent gör sin rapportering från mobilappen och inte via jobbdatorn. Alla funktioner i Blikk finns lättillgängliga både via app och dator och du kan enkelt alternera mellan telefon och dator eftersom allt du gör sparas och lagras i realtid.

4. Samlar verksamheten i ett system

Nio av tio svenska chefer måste ibland ägna sig åt administration i stället för chefsuppgifter de tycker är viktigare – detta enligt en undersökning i tidningen Chef. En vanlig anledning är för många och krångliga system som äter upp tiden. I Blikk samlar ni företagets viktigaste funktioner i ett och samma affärssystem. Och eftersom Blikk även har ett API kan ni koppla ihop allt ni gör där med eventuella andra system som ni redan har. För Fortnox och Visma finns färdiga integrationer och kopplingar för bland annat fakturaunderlag, hanteringar av utlägg och lönefiler.

5. Chefer och anställda i samma verktyg

Ett vanligt problem med ny teknik är att den som köper systemen inte behöver använda dem. En undersökning av revisionsspecialisterna PWC visar att 90 procent av cheferna tycker att de introducerar ny teknik på ett bra sätt – men bara drygt hälften av medarbetarna håller med. Det kan exempelvis vara ett system för projekthantering som är smidigt för cheferna, medan de anställda kämpar med ett trubbigt verktyg för sin tidrapportering. Blikk innehåller flera tjänster i samma system vilket gör att alla i företaget använder samma system och gränssnitt. Det här stärker arbetsgemenskapen, och skulle det uppstå någon utmaning i systemet är det enklare att snabbt rätta till problemet.