Case

Hej Martin. Berätta lite om Structor i Västerås.

Vi jobbar med konstruktion inom byggteknik. Alla 25 anställda jobbar som konstruktörer och är utbildade ingenjörer, medan vissa har extraroller – själv har jag ansvar för IT. Organisationen är platt, man börjar som konstruktör och blir sedan uppdragsledare med ansvar för ekonomin i sina projekt, eller specialist med fördjupande kunskaper.

Vilka problem hade ni innan ni började med Blikk?

Vår administration tog onödigt mycket tid. Till exempel skrev vi ut tidrapporter och fakturor som granskades för att sedan scannas in och mejlas till redovisningsbyrån. Vi fick spara papperskvitton och vid månadens slut skriva ut blanketter att fylla i och häfta kvittona vid. Tidrapporteringen låg på en fysisk server så vi kunde bara rapportera från kontoret. Det var kort sagt mycket spring till skrivaren! En annan brist var att vi inte jobbade så medvetet med resursplanering – och det hände att medarbetare fick för mycket att göra vid arbetstoppar, vilket kunde orsaka stress.

Varför valde ni Blikk?

Vi ville flytta vår verksamhet till molnet och bad vår redovisningsbyrå ta fram ett smidigt digitalt system för allt: projektplanering, tidrapportering, resursplanering, fakturering och så vidare. De jobbar själva i Blikk som är integrerat med vårt ekonomisystem Fortnox så hela ekonomin är nu ett sömlöst flöde.

Hur har Blikk underlättat?

Skillnaden är enorm! Vi är nästan helt pappersfria. Jag skulle bedöma att tidsbesparingen för varje uppdragsledare är ungefär en arbetsdag i månaden. Vi har en mycket bättre överblick över våra arbetsflöden. Vi gör alla ordrar och fakturor direkt i Blikk där vi samtidigt planerar projekt och följer upp dem, bockar av checklistor, tidrapporterar och redovisar kvitton när och var vi vill – i datorn eller mobilen.

Hur har Blikk gynnat er affär?

Vi får iväg våra fakturor betydligt snabbare, vilket innebär att vi behöver mindre reserver på kontot. Vi tappar inte längre bort några fakturerbara timmar och vi kan enkelt följa och utvärdera våra uppdrag så att vi tar rätt betalt för dem.

Berätta om hur ni jobbar med resursplanering.

I vår bransch där vi säljer timmar är det lätt hänt att det blir toppar av hög arbetsbelastning, något som tidigare var den vanligaste anledningen till problem med stress hos oss. Nu fyller våra uppdragsledare i resursbehovet inför varje projekt i Blikk. Sedan har vi två personer som är resursansvariga och ser till att timmarna fördelas jämnt, något som har blivit väldigt enkelt med Blikk. Det lyser rött när någon har för många timmar en viss dag, grönt om personen är fullbelagd och ljusgrönt om det finns kapacitet kvar.

Den viktigaste vinsten med resursplanering i Blikk?

Att vi i realtid kan stämma av resursplaneringen mot vår tidrapportering: mot hur vi faktiskt jobbar. Uppdragsledarna delar upp våra projekt i arbetsmoment. För varje moment har vi en budget utifrån ett fast eller rörligt pris – och för varje moment har uppdragsledaren fyllt i resursbehovet samtidigt som vi rapporterar in de utförda timmarna. Det innebär att vi direkt kan se: Hur blir utfallet? Skenar timmarna iväg med sprucken budget för ett moment? Tidigt i projektet får vi en bild om det löper på som vi tänkt eller om vi måste justera något. Det här innebär att vi kan fördela våra resurser optimalt, så att ingen blir överbelastad – och att vi kan se till att ta rätt betalt för våra jobb.

Under coronakrisen har många jobbat hemifrån. Har Blikk underlättat ert distansarbete?

Ja, det har varit avgörande. Vi är många som jobbat hemma och det har varit helt problemfritt. Idag kan vi sköta allt jobb i molnet – från samarbeten i projekten till tidrapportering – vilket var vårt mål när vi började med Blikk.

Ditt tips till andra företag som vill testa Blikk?

Gör inte allt på en gång. Börja med tidrapporteringen och när den sitter, koppla på nästa del, till exempel resursplanering. Passa på att se över och effektivisera era arbetsprocesser, det är lätt att fastna i hur man alltid gjort. En viktig fördel med Blikk är det personliga bemötandet, supporten är suverän och snabb, och de vill verkligen utveckla sitt affärssystem ihop med kunderna. Det finns stora möjligheter att komma med förslag på förbättringar som Blikk förverkligar.