Korttidsarbete: Så underlättar ni med resursplanering och tidrapportering

Coronakrisen drabbar många företag runtom i Sverige. Över 60 000 har nu ansökt om stöd för korttidsarbete (korttidspermittering) rapporterar Tillväxtverket. Korttidspermittering innebär att alla, eller vissa, medarbetare går ner i arbetstid – något som förstås påverkar allt från scheman och resursplanering till löneadministration. Här är 5 tips som kan underlätta.

Vad är korttidsarbete?

Korttidspermittering är ett sätt för företag att tillfälligt minska sina personalkostnader utan att säga upp anställda. En anställd som permitteras går ner i arbetstid, men behåller delar av sin lön där staten tar en stor del av kostnaden.

En period med korttidsarbete kan innebära en hel del omställningar för företaget. Nya scheman ska göras, kanske ska ansvar och arbetsuppgifter fördelas på ett nytt sätt. Hur kan ett digitalt affärssystem som Blikk underlätta? Här är 5 exempel:

Använd arbetstimmarna smart

Ett tips är att nyttja tidrapporteringen i Blikk där ni kan rapportera era timmar direkt mot arbetsordrar, projekt, uppgifter och aktiviteter. Därmed får ni koll på exakt vad ni gör av era timmar. Till exempel kan ni följa hur mycket tid samtliga medarbetare jobbar i ett projekt, och löpande stämma av timmarna mot projektets budget. Kanske är det extra viktigt just nu att lägga arbetstiden på rätt saker, och säkerställa att ni inte tappar bort några fakturerbara timmar.

Arbeta tillsammans i molnet

Nu när många jobbar hemifrån är det guld värt med ett molnbaserat verktyg där ni samlat er verksamhet. I Blikk kan ni dela en överskådlig och effektiv projektplanering. Ni kan enkelt fördela jobb, skapa uppgifter och checklistor som driver projektet framåt på en projekttavla som alla i teamet tar del av. Ni kan följa hur arbetet går enligt tidplanen och jobba smidigt tillsammans.

Läs mer om varför ni bör undvika projekt- och resursplanering i Excel

Optimera er resursplanering

Med sänkt arbetstid är det A och O att fördela resurserna optimalt, så att inte vissa medarbetare plötsligt har för mycket att göra medan andra sitter sysslolösa. Resursplanering är en modul i Blikk där ni kan planera er tid mot bland annat projekt, ordrar, interntid och affärsmöjligheter. Utifrån medarbetarnas nya minskade arbetstid kan ni enkelt anpassa era scheman, ändra och omfördela arbetsuppgifter samt para ihop medarbetare utifrån tillgänglighet och kompetens. Ni får snabbt översikt över beläggningsgraden, samtidigt som ni kan se planeringen på individ-, projekt- eller ordernivå.

Läs mer här om hur resursplanering kan öka lönsamheten

Gör ett nytt schema

Gör ett nytt schema. Det är viktigt att följa Tillväxtverkets regler, och inte jobbar mer än ni ska under perioden för korttidspermittering. I Blikk kan ni skapa ett schema utifrån den justerade arbetstiden, så att alla vet hur mycket och när de förväntas arbeta under sin korttidspermittering. På så sätt är det enkelt för både arbetsgivaren och de anställda att se till att ni följer reglerna.

Passa på att förbättra era arbetsflöden

Många företag går på sparlåga idag. Det kan vara ett tillfälle att se över era arbetsprocesser. Vad fungerar bra och mindre bra? Vad kan ni förbättra? Vad lägger ni er tid på? Kanske kan ni under den här tiden lyfta blicken och ”storstäda” företaget: ladda upp med smarta flöden och nya idéer inför ljusare tider framöver.

Expertens tips i tuffa tider: ”Ta ett steg tillbaka”

Vill du veta mer om hur du kan jobba med tidrapportering och resursplanering i Blikk? Prova gratis eller kontakta oss för en demo.