Bli en bättre chef på distans – 7 tips

Distansjobb ställer nya krav på ledare. Du behöver vara mer aktiv, ge stöd och struktur och hjälpa dina anställda att sätta gränser. Här är sju tips för att leda bra på distans.

Många chefer trivs inte med att jobba på distans

De flesta medarbetare trivs ganska bra med att jobba på distans – men många chefer tycks längta tillbaka till kontoret och börjar känna sig stressade av hemarbetet.
Det visar en ny rapport från Remote Lab. Rapporten sammanställer internationell forskning med en enkät om svenska erfarenheter*.

Hela 96 procent av de svenska arbetstagarna vill ha en slags hybridlösning efter pandemin där man fortsätter att jobba delvis på distans. Många har upplevt ökad livskvalitet, framför allt för att det blir enklare att få ihop privatliv med arbetsliv. Men de svenska cheferna är mer negativa: 71 procent av arbetsgivarna vill inte att deras personal ska fortsätta med distansarbetet.

Aktiv chef som ger tydliga ramar

Linda Widar, som sedan tre år forskar om distansarbete och hälsa vid Högskolan i Gävle, menar att distansarbete kräver en mycket mer aktiv chef. Du behöver både ge återkoppling kontinuerligt och sätta väldigt tydliga ramar för distansarbetet.

– Det är också viktigt att upprätthålla både den formella och informella kontakten och interaktionen som naturligt finns när man är fysiskt på arbetsplatsen, säger hon i en nyhetstext på Högskolans webbplats.

Läs mer: Vad innebär distansarbete för arbetsgivaren?

Tips för att bli en bättre chef på distans

Trots att medarbetarna inte träffas fysiskt ska du som ledare bygga gemenskap, fokus, arbetsglädje och ett kreativt klimat. Men hur? Här är några tips och råd:

1. Informera mera

Det är viktigt att hålla regelbundna möten, helst varje dag. Även om du som chef inte har några direkta nyheter att komma med: Informera om vad som händer på företaget. Transparens och kommunikation är a och o. Det bygger självförtroende internt att alla vet vad som pågår. Att bjuda in till en distansfika varje dag − utan agenda och utan att prata jobb − är ett bra sätt att umgås.

Läs mer: Nio tips för att hålla effektiva möten

2. Ta ansvar för arbetsglädjen

Hur får du medarbetarna att känna sig engagerade? Jo, genom att skapa delaktighet. Lansera forum och rutiner där det blir naturligt att dela mer av jobbet – som att ge tips, få feedback och utvärdera, så att ni inte sitter och jobbar på var sin ”ö”. I Blikks överskådliga projektplanering kan alla följa hur arbetet går och jobba tillsammans smidigt och effektivt. Projekttavlan har en dra-och-släpp-funktion som gör det enkelt att skapa gemensamma to do-listor. Här kan du också fördela jobb, skapa uppgifter och checklistor som driver projektet framåt.

3. Förbättra strukturen

En jämn arbetsbelastning ger nöjdare medarbetare. När arbete och fritid flyter ihop måste chefen sätta tydliga gränser. I Blikks resursplanering matchas all inplanerad tid mot kapacitet och ordinarie arbetstider. Du kan tydligt se om någon är överbelastad eller har tid över.
Måste företaget permittera och minska arbetstiden kan du enkelt anpassa scheman, ändra och omfördela arbetsuppgifter.

Läs mer: Nackdelar med projekt- och resursplanering i Excel

4. Hitta smarta arbetsflöden

Går företaget på sparlåga i krisen? Se det som en chans att se över era arbetsprocesser. Vad fungerar bra och vad kan ni förbättra? Vad lägger ni er tid på? I Blikk kan du skapa arbetsflöden för olika projekt där varje uppgift kan tidsbestämmas med ett start- och slutdatum.

5. Ge individuell feedback

Det är lätt att känna sig bortglömd på hemmakontoret. Glöm inte att vissa medarbetare behöver mycket kontakt och feedback för att klara distansjobbet optimalt, medan andra föredrar mindre kontakt. Ta reda på hur varje medarbetare helst kommunicerar. Vissa vill ringa och prata, andra chattar hellre.

6. Koll på timmarna

Distansjobbet ger frihet, men gränsen mellan arbete och fritid suddas lätt ut. Den där halvtimmen du jobbade efter middagen, var den kanske värd att debitera? Med Blikks tidrapportering tappar ni inte bort några fakturerbara timmar. Som chef kan du följa hur mycket tid samtliga medarbetare jobbar i ett projekt, och löpande stämma av timmarna mot projektets budget.

Läs mer: Så underlättar du tidrapporteringen för dina anställda

7. Jobba hållbart

Som ledare är det viktigt att uppmuntra till ett hållbart digitalt arbetsliv. Ett vanligt misstag vid distansjobb är att vi ”jobbar på” utan pauser. Uppmana dina anställda att schemalägga promenader, lunchraster och annat som ger energi. Eller varför inte boka in gemensam pausgympa. Ge tydliga ramar, som: ”Nu när du har gjort detta tar du helg.”

*366 arbetsgivare i Jämtland och Västernorrland och mer än 1000 medarbetare i hela Sverige svarade på enkätstudien från Remote Lab, se ett inslag från SVT Jämtland här.