Bästa appen för tidrapportering – här är företagens tips

En noggrann och effektiv tidrapportering kan vara skillnaden mellan ett plus- och minusresultat för ditt företag. Chanserna att lyckas ökar markant med en bra och lättanvänd mobilapp för tidrapportering som du och kollegorna tycker om. Vi går igenom allt du behöver veta för att hitta rätt.

En genomsnittlig person har 40 appar installerade i mobilen och de födda på 1980-talet och framåt har hela 67 appar, enligt amerikanska Simform. Hur lyckas man som arbetsgivare i det bruset att få medarbetarna att använda en mobilapp för tidredovisning? Svaret får du – förhoppningsvis – genom att välja rätt app, lära av andra och arbeta aktivt med implementering och värdeskapande för alla inblandade.

Fördelar med att använda en mobilapp för tidrapportering

Det finns många goda anledningar till att du och dina kollegor bör registrera er tid via mobilen. Först och främst underlättar det för dig som ständigt är på språng, vare sig du är en säljare som springer mellan olika möten, en konsult som färdas mellan olika kunder och uppdrag eller en hantverkare som arbetar ute på fältet. Med en mobilapp kan du redovisa din tid på ett snabbt och smidigt sätt, oavsett var du befinner dig!

Eftersom detta moment underlättas, ökar också chanserna för att du börjar tidrapportera oftare. Den bästa tidrapporteringen är trots allt den som blir av. Ju oftare du redovisar din tid, desto mindre är dessutom risken att du glömmer bort att rapportera tid och ÄTA-arbeten som ska faktureras vidare till kund. Något som i sin tur kan leda till ökade intäkter.

Lär dig mer: Fem nackdelar med tidrapport på papper

Fyra delar som måste finnas i din mobilapp för tidrapportering

Det finns mängder av appar på marknaden som går att använda för tidrapportering. Vissa är endast till för att tidrapportera med, medan andra har fler funktioner. Oavsett vilken du väljer så finns det några funktioner och tjänster som du bör förvänta dig av en modern mobilapp:

• Användarvänlig – om det inte är användarvänligt så faller allt pladask
• Valbarhet – Rapportera mot projekt, arbetsorder med mera.
• Start- och stoppfunktion – stämpelklocka i mobilen
• Kvittohantering – fota dina kvitton med mobilen
  

Fyra företag som tidrapporterar med mobilapp – så gör de

Arctic Group, Norengs redovisningsbyrå, Structur och Invecon är fyra relativt olika typer av företag med den gemensamma nämnaren att alla använder sig av Blikks system för tidredovisning och den tillhörande appen. Här är deras bästa tips för en effektiv tidrapportering.

Tidrapportera regelbundet för full koll på projekten

Vikten av att tidrapportera regelbundet kan inte underskattas. Många dröjer med tidredovisandet till slutet av veckan, eller i värsta fall slutet av månaden. En bra app ger medarbetare som tenderar att skjuta upp redovisningen fler möjligheter att sköta den på ett enkelt sätt.

– Vi är ett konsultbolag och då är det otroligt viktigt att vi har kontroll på våra timmar i realtid. Vi registrerar löpande all vår tid i Blikk, på det projekt/uppdrag det avser. Blikk håller även koll på vilka resor och andra kostnader som tillhör respektive projekt. Systemet gör det enkelt för oss att ha kontroll på timmar, avtal, kostnader och projekt, berättar Fredrik Åström, vd på IT-konsultföretaget Arctic group.

Lär dig mer: Så blir du en mästare på att tidrapportera
Case: Arctic Group fick full koll på projekten

En bra mobilapp får fler att tidredovisa

Linda Asplund, byråchef på Norengs redovisningsbyrå i Gävle tycker att ledningen både måste ställa krav och ge medarbetarna de bästa tekniska förutsättningarna. Möjligheten att tidrapportera på vilken plats och på vilket sätt man vill är en service som medarbetarna förväntar sig.

– Se det som en ledarfråga, skyll aldrig på dina anställda. När vi började med Blikk var vi tydliga från början att alla skulle tidrapportera varje dag och det har fungerat bra. Sedan underlättar det enormt att ha ett enkelt system som Blikk där du kan rapportera i datorn eller i appen när och var det passar dig.

Case: Norengs Redovisning fick bättre överblick med Blikk

Tidrapportering i realtid ökar lönsamheten

Martin Bengtsson, konstruktör på byggteknikföretaget Structor beskriver livet innan en molnbaserad app för tidrapportering så här:

– Tidrapporteringen låg på en fysisk server så vi kunde bara rapportera från kontoret. Till exempel skrev vi ut tidrapporter och fakturor som granskades för att sedan scannas in och mejlas till redovisningsbyrån. Det var kort sagt mycket spring till skrivaren!

Idag skapar vi alla ordrar och fakturaunderlag direkt i Blikk där vi samtidigt planerar projekt och följer upp dem, bockar av checklistor, tidrapporterar och redovisar kvitton när och var vi vill – i datorn eller mobilen. Största vinsten för oss är att vi kan stämma av våra projekt i realtid. Skenar timmarna iväg med sprucken budget för ett moment? Tidigt i projektet får vi en bild om det flyter på som planerat eller om vi måste justera något. När projektet är i mål kan vi jämföra vår kalkyl med det faktiska resultatet – och i förlängningen se till att ta rätt betalt för våra gjorda timmar. På sikt gör det oss mer lönsamma.

Lär dig mer: Så blir medarbetarens tidrapport till värdefull affärsnytta
Case: Structor minskade stressen och fick fler debiterbara timmar

Med Blikks mobilapp blir kvittohanteringen gjord

Kvittohantering är ett ständigt dåligt samvete för många. Mycket pengar går förlorat, både för privata utlägg och kostnader som kunder skulle ha fakturerats för.

Joel Hällgren, ekonomiansvarig på produktutvecklingsbyrån Invencon berättar mer om hur de använder appen (Blikk):

– I princip alla har appen nedladdad som kanske främst används för att rapportera utlägg – de fotar kvitton direkt för att arkivera och rapportera senare. Just kvittohanteringen har varit extra värdefullt för de som har det lite svårare med administration. Istället för att låta utläggen rinna ut i sanden eller stressa in hela månaden innan lön så ser jag stor förbättring där, säger han.

Lär dig mer: 9 tips för en smidigare utläggshantering
Case: Invencon sparar tid med Blikk