4 funktioner en bra mobilapp för tidrapportering måste ha

Apparna har vunnit kampen mot stämpelklockor och Exceldokument när det ska tidredovisas. Men vad borde man kräva av en mobilapp för tidredovisning 2021? Vi går igenom funktionerna du behöver.

Idag finns många appar och tjänster som helt eller delvis används för tidredovisning. Vilken du föredrar kan bero på många faktorer, men vissa delar kan nog klassas som hygienfaktorer idag. Här är funktionerna som hjälper dig att få ut maxvärde från appen.

1. Användarvänlig – annars får det vara

Hur viktigt det än är att tidrapportera och hur goda intentionerna än är hos alla inblandade så kommer rapporteringen fallera om appen inte är användarvänlig. Ursäkterna för att inte tidrapportera kommer garanterat smygande och företaget får inte ut värdet när det kommer till fakturering, korrekta löneunderlag och siffror som ska analyseras. En bra app för tidrapportering ska fungera så smidigt att du inte bara använder den när du är på språng, utan även på kontoret.

> Att tänka på när du ska fakturera själv

2. Valbarhet – Rapportera mot projekt, arbetsorder, etc.

Kanske vill du bara ha koll på dina timmar i ditt enda projekt och inget mer, då är den här delen inte helt nödvändig. Men för alla andra infinner sig det verkliga värdet när timmarna kan kopplas till många olika kategorier. Genom att rapportera tid mot enskilda uppgifter och aktiviteter i projekt och arbetsordrar skapar du och medarbetarna affärskritisk information som leder till smartare beslut och ökad effektivitet.

Om du exempelvis märker att en viss typ av aktiviteter tar mer tid för medarbetarna att utföra än vad kunden betalar för så kan du till exempel höja priset, ta höjd när du offererar eller sätta mer lämpade personer på att utföra jobbet.

> Så lyckas du med uppföljningen av dina projekt

3. Start- och stoppfunktion – stämpelklocka i mobilen

Det kan kännas futtigt att mäta sina arbetsinsatser i sekunder och minuter, men på så sätt tappas heller ingen debiterbar tid bort när minuter blir till timmar och dagar som ditt företag sedan aldrig får betalt för. Säkerställ att appen har någon form av start- och stoppklocka (timer) direkt kopplad till tidrapporteringen på projekt och uppgifter. I många appar finns det även möjlighet att automatiskt runda upp enstaka minuter till t ex kvartar och halvtimmar. Ett sätt att höja både debiteringsgrader och lönsamheten i projekten!

4. Kvittohantering – fota dina kvitton med mobilen

Kvittohögar i en plastficka som ska summeras sista dagen i månaden kommer kanske alltid vara en verklighet för en del, men med en smidig mobilapp finns slipper många på företaget ofta onödig administration, och framförallt frustration, när kvittohögar ska fås igenom i slutet av varje månad.

Appen du väljer bör ha stöd för kvittoregistrering där du fotar kvittot och samtidigt kopplar det till en utläggskategori, projekt eller resultatenhet. Extra smidigt är om appen även har stöd för att skilja på köp med företagskort samt utlägg som du betalt för privat, och ska ha ersättning för vid nästa lön.

Kvittohanteringen underlättas också avsevärt om det finns en integration mot bokföringsprogram som t ex Visma och Fortnox, eftersom det gör det enklare när inköp med företagskort bokföras.

> Goda anledningar att digitalisera företagets kvittohantering