Projektledning för hybridkontoret: Vanliga missar och viktiga tips

Vissa jobbar på distans, andra på kontoret – och en tredje grupp varvar mellan arbetsplatsen och hemmakontoret. Att leda ett lyckosamt projekt på hybridkontoret kan vara en riktig utmaning. Vi listar de vanligaste projektledningsmissarna – och tips på hur du åtgärdar dem!

Hybridkontor blir allt vanligare

Folkhälsomyndigheten uppmanar inte längre svenska medarbetare att jobba hemifrån. Men många företag och organisationer fortsätter ändå med en hybrid arbetsmodell, där vissa medarbetare återgår till sin arbetsplats, andra fortsätter att jobba hemifrån och en tredje kategori gör en kombination av båda delarna.

Missar och tips för att lösa projektledningen på hybridkontoret

I takt med att allt fler företag väljer en hybrid arbetsmodell, ställs de inför nya utmaningar. Inte minst när det kommer till att leda projekt. Här har vi därför samlat några vanliga missar och viktiga tips för att lyckas med projektledningen på hybridkontoret:

Miss #1. Man har inte tillgång till rätt tekniska lösningar

Vissa jobbar hemma, medan andra är på kontoret. En av de största utmaningarna med att driva ett projekt på hybridkontoret är att få alla projektmedlemmar att känna sig lika sedda och inkluderade. Trots att ni inte befinner er på samma plats under ett projektmöte, ska det ändå kännas som det. Något som inte är möjligt om man inte har tillgång till rätt tekniska lösningar såsom Microsoft Teams, Google Hangouts eller liknande.

Tips: Projektledaren bör ställa krav på de tekniska lösningarna

Ha höga krav på de tekniska lösningarna och se även till att mötets organisatör är insatt i hur de fungerar. Med rätt teknik har de som medverkar på distans bättre förutsättningar att vara lika delaktiga i projektmötet som de som befinner sig på kontoret.

> Så blir du en mer digital projektledare

Miss #2. Otydliga instruktioner

Vare sig ni jobbar på distans eller på kontoret, är tydlighet A och O för att projektet ska bli framgångsrikt. Projektmedlemmarna behöver veta vad som förväntas av dem och vilka målsättningar som har satts upp för projektet. Ett vanligt misstag är att projektledaren håller projektplanen för sig själv, eller mejlar ut en version som sedan ändras utan att projektmedlemmarna uppdateras.

Tips: Använd ett kraftfullt projektplaneringsverktyg

Det säger sig självt, men på hybridkontoret måste allt ske digitalt. Ett bra webbaserat projekthanteringssystem kan hjälpa er att sköta projektplanering, projektadministration, projektuppföljningen och rapportering på ett mycket enklare sätt. Låt gärna projekttavlorna synas på digitala skärmar på kontoret som ersättare för pappersscheman på väggen och whiteboards.

> Nackdelar med projekt- och resursplanering i Excel

Miss #3. Systemen är inte anpassade för alla

Ett hybridteam behöver en digital plats där de kan kommunicera, samarbeta och få tillgång till all nödvändig data. För att kommunikationen ska fungera effektivt är det viktigt att den som köper in systemen ser till att de är anpassade för alla användare. Ni vill exempelvis inte ha ett system för projekthantering som är smidigt för cheferna, medan de anställda kämpar med ett trubbigt verktyg för sin tidrapportering.

Tips: Sköt allt från projektplanering till tidrapportering i samma system

Blikk innehåller flera tjänster i samma system, vilket gör att alla i företaget använder samma system och gränssnitt. Det stärker arbetsgemenskapen, och skulle det uppstå någon utmaning i systemet är det enklare att snabbt rätta till problemet.

> Snabbguide: Ge ditt projekt en perfekt start

Miss #4. Bristande kommunikation

​​En av de mest kritiska delarna inom projektledning är god kommunikation. Men om projektets medlemmar befinner sig på olika platser är det lätt hänt att den blir bristfällig. Som projektledare måste man vara konsekvent och tydlig, trots att kommunikationen sker digitalt.

Tips: Effektivisera er projektkommunikation

Det finns flertalet metoder som kan användas för att effektivisera projektarbetet, varav Kanban är en av dem. Denna projektmetod syftar till att hjälpa medlemmar att visualisera och få en bättre överblick av projekt, eliminera onödiga uppgifter, fokusera på arbetsflödet samt arbeta med ständig förbättring.

Med hjälp av Blikks överskådliga digitala projekttavla (som grundar sig på Kanbanmetoden) med dra-och-släpp-funktion kan ni skapa listor och uppgifter i ett projekt, följa hur arbetet går enligt uppsatt tidsplan, och samarbeta med övriga medlemmar i projektorganisationen.

> Tips för en lyckad tidsplanering i dina projekt

Miss #5. Missar dagliga avstämningar

Om alla befinner sig på kontoret, sker de dagliga avstämningarna inom projektgruppen i många fall naturligt. Men om alla inte är fysiskt på plats, är det lätt hänt att glömma bort hur viktigt det är för sammanhållningen att stämma av med varandra varje dag.

Tips: Få flyt i era projekt med taggningar och kommentarer

För att underlätta er dagliga kommunikation har Blikk en smart taggningsfunktion och ett kommentarsflöde. Genom att jobba med kommentarer på exempelvis uppgifter kan ni förbättra er kommunikation och löpande dela viktig information.