Så lyckas du med uppföljningen av dina projekt

Arbetar man med många projekt samtidigt är det lätt hänt att man tappar kontrollen och glömmer bort en av de viktigaste faserna – att följa upp och utvärdera dem. Här tänkte vi därför berätta mer om varför projektuppföljningen är så pass viktig, samt dela med oss av tips som hjälper dig att lyckas med detta moment.

Vad är projektuppföljning?

Projektuppföljning handlar i korta drag om att sammanställa information från ett projekt och utvärdera hur det har gått utifrån de uppsatta målen. Syftet med att göra denna typ av uppföljningar är att identifiera möjligheter och fallgropar och därigenom kunna dra nyttiga lärdomar inför kommande projekt.

Varför är det viktigt att göra uppföljningar?

Det finns många goda anledningar till att du bör följa upp och utvärdera dina arbeten, oavsett vilken bransch du är verksam inom. Här har vi samlat några av de allra främsta:

• Det gör att du kan kontrollera om målen uppnåddes
• Det gör att du kan kontrollera om budgeten höll
• Det gör att du kan kontrollera om tidsplanen höll
• Det gör att du kan dra nyttiga lärdomar för kommande projekt
• Det säkerställer att alla inblandade får tillgång till rätt information

Så lyckas du med projektuppföljningen

För att kunna göra en ordentlig utvärdering gäller det att du reder ut följande frågor:

• Uppnådde vi målet?
• Höll vi oss till tidsplanen?
• Höll vi oss inom budgeten?

Uppnådde vi målet?

Innan ett projekt drar i gång ska det finnas ett konkret mål. Vad är det som ska ha uppnåtts när det är slutfört?

För att kontrollera huruvida det uppsatta målet uppnåtts måste man följa upp och utvärdera huruvida resultatet stämmer överens med det som skrivits ner i projektplanen.

Läs mer: 5 tips på vägen till ett framgångsrikt projekt

Höll vi oss till tidsplanen?

Bara för att man uppnått målet behöver det däremot inte betyda att projektet varit lyckat. Det kan nämligen vara så att arbetet tagit längre tid än planerat, vilket oftast leder till missnöjda kunder och ökade kostnader. I vissa branscher kan det dessutom leda till viten. Det gäller därför att du följer upp den faktiska tidsåtgången!

Noterar du avvikelser i tidsplanen gäller det att titta närmare på vilka moment som har tagit längre tid än planerat och varför.

Läs mer: Tips för en lyckad riskhantering i dina projekt

Höll vi oss inom budgeten?

Förutom ett tydligt mål har alla projekt en budget att förhålla sig till. Håller man inte denna riskerar företagets ekonomi att påverkas på ett negativt sätt. Det är därför av största vikt att du följer upp och utvärderar om projektet höll sig inom den uppsatta budgeten.

Noterar du att budgeten överskridits  är det viktigt att du går till botten med varför det har gjort det. Något som kräver att man tittar närmare på de olika arbetsmomenten. Vilka moment är det som har bidragit till antingen minskade intäkter eller ökade kostnader?

Läs mer: Slipp stressen vid arbetstoppar – med hjälp av digital resursplanering

Fler tips när du ska följa upp projekt

Förutom att följa upp mål, budget och tidsåtgång kan det även vara fördelaktigt att:

• Sammanställa en projektrapport – När ett projekt är avslutat bör man alltid sammanställa rapporter som sammanfattar all viktig historik. Här kan det vara fördelaktigt att ta fram olika rapporter beroende på vem som ska ta del av dem. Rapporterna kan även användas som ett beslutsunderlag för framtida planering.

• Reflektera över lärdomar och erfarenheter – Det finns alltid saker att lära sig av genomförda projekt. Ett tips är därför att samla de som varit involverade i arbetet och reflektera över vad det är som fungerat bra respektive dåligt, samt anledningarna till detta.

• Standardisera uppföljningsprocessen – För att du ska kunna följa upp och analysera dina projekt på ett tidseffektivt sätt underlättar det om du följer samma process varje gång, gör gärna en mall. Använd samma utvärderingsfrågor, sammanställa likadana rapporter och skriv ner reflektionerna på ett likvärdigt sätt. Genom att standardisera processen blir dessutom kvalitén på uppföljningen högre.

• Utbyt erfarenheter med andra projektledare – Man kan alltid lära otroligt mycket från andra. Det kan därför vara en bra idé att utbyta erfarenheter med andra projektledare. Du kan troligtvis lära dig mycket från deras uppföljningar och vice versa. Utbytet behöver inte nödvändigtvis ske med personer som är verksamma inom samma bransch som dig.

Underlätta uppföljningen med Blikk

Med Blikks projektverktyg får du full kontroll över företagets projekt. Du kan enkelt skapa överskådliga tavlor, listor och uppgifter som gör det enkelt att föra projektet framåt samt följa hur arbetet går enligt den uppsatta tidsplanen. När ett projekt är avslutat finns möjligheten att skapa rapporter som sammanfattar all viktig historik som behövs för att kunna göra en utförlig utvärdering.

Vår projektekonomi-funktion gör det dessutom möjligt att samla artikeltyper för intäkter och kostnader – t.ex. fast pris och arbetad tid eller leverantörsfakturor och kvitton – till egna kalkylposter. Därefter kan du följa upp utfallet på respektive kalkylpost samt göra olika jämförelser mellan budget, utfall och det bokförda värdet.