Arbetsledare, dags att planera inför julledigheten!

Jul och nyår närmar sig med stormsteg. Det innebär att det är hög tid att planera för den stundande ledigheten. Här delar vi med oss av fem tips som hjälper chefer och arbetsledare att skaffa ett försprång i planeringen!

Så skaffar du dig ett försprång inför julen

Julen är en tid ämnad för avkoppling med nära och kära. Många upplever däremot att det kan vara stressigt på jobbet inför julledigheten, vilket riskerar att förstöra den rogivande känslan som är tänkt att infinna sig. Detta kan däremot undvikas med hjälp av god planering!

Nedanför har vi samlat en handfull tips som hjälper dig i ledande ställning att skaffa ett försprång inför julen, så att både du och dina kollegor kan njuta av ledigheten fullt ut:

Planera de sista veckorna noggrant

Det är inte ovanligt att man upplever de sista decemberveckorna som olidliga. Du har säkert själv upplevt att arbetsuppgifterna hopar sig och tiden inte verkar räcka till…

För att slippa detta problem gäller det att du planerar de sista jobbveckorna noggrant, så att det finns gott om tid att färdigställa alla prioriterade uppgifter och slipper att de spiller över på den efterlängtade julledigheten.

Ett bra tips för att lyckas med detta är att använda uppgifter och uppgiftstavlor i Blikk, vilket ger dig en god överblick av alla planerade, påbörjade och avslutade uppgifter. Delegera arbetsuppgifterna till berörda medarbetare och använd med fördel etiketter och slutdatum för att få full koll på de uppgifter som måste slutföras innan det är dags att gå på ledighet.

Läs mer: Nackdelar med projekt- och resursplanering i Excel

Förbered en semesterlista

I större organisationer kan det vara svårt att hålla koll på vem som ska vara ledig när. Något som riskerar att bli affärskritiskt i verksamheter som kräver ständig bemanning, även under julen. För att slippa denna typ av problem och säkerställa att du har full koll på när alla medarbetare ska vara lediga, rekommenderar vi dig att förbereda en semester-/ledighetslista.

För att lyckas med detta kan du med fördel använda dig av ledighetsplaneringen i Blikk. Medarbetarna gör sina ledighetsansökningar i appen och inväntar sedan godkännande från närmaste chef. Ansökningarna hamnar direkt i planeringen, där du som chef eller arbetsledare får en god överblick av all planerad ledighet och kan säkerställa att du alltid har bemanning när det behövs.

Ta tag i administrativa uppgifter

De allra flesta prioriterar kundrelaterade projekt och arbetsuppgifter framför admin. Något som kan leda till att administrativa uppgifter släpar efter och behöver tas tag i under ledigheten. För att slippa detta problem är det viktigt att du avsätter tid för administrativa uppgifter, innan du loggar ut för julen. Se till att tidrapportera och gå igenom alla kvitton och utlägg. Påminn dina medarbetare att göra detsamma!

Är du ansvarig för faktureringen bör du även kontrollera vad som ska faktureras innan ledigheten och om det finns projekt som kan faktureras redan nu, alternativt påminna ekonomiansvarig om detta.

Läs mer: Goda anledningar att digitalisera företagets kvittohantering

Beta av olästa mejl och aktivera autosvar

Likt administrativa åligganden tenderar mejlinkorgen att bli åsidosatt när det finns andra projekt och uppgifter som är prioriterade. Detta kan dock resultera i att man missar viktig information, både intern och extern. För att inte missa något viktigt rekommenderar vi dig därför att beta av alla olästa mejl. När du ändå håller på med detta kan du även passa på att aktivera mejlens autosvar samt spela in ett nytt mobilsvar.

Hitta på något tillsammans med kollegorna

Sist men inte minst bör du såklart hitta på något tillsammans med dina kollegor. Ett glöggmingel, fysiskt eller digitalt, är ett perfekt sätt att runda av året och önska alla en trevlig ledighet!

Underlätta planeringen med Blikk

Struktur och överblick är essentiella faktorer för att lyckas med såväl ledighets- som projektplaneringen. Med Blikks molnbaserade affärssystem kan du samla flera av företagets viktiga funktioner på ett och samma ställe, vilket bl.a. förbättrar er projektplanering, resursplanering och tidrapportering!