Att tänka på när du ska fakturera själv

Faktureringen är ett av de viktigaste momenten i ett företag, vare sig det handlar om en enskild firma eller ett större aktiebolag. Det är nämligen via faktureringen som företaget får in intäkter från utförda tjänster eller sålda produkter. Här delar vi med oss av en handfull tips till dig som ska fakturera på egen hand!

5 tips när du ska fakturera själv

I större organisationer finns vanligtvis en ekonomiavdelning som är ansvarig för att ta fram fakturaunderlag, skicka ut fakturor till kunderna samt bokföra dem. Driver man däremot en enskild firma eller ett mindre aktiebolag är det inte ovanligt att man som företagsägare sköter detta på egen hand. Tillhör du den skara som fakturerar själv finns det en hel del saker som är viktiga att tänka på. Nedanför har vi därför samlat fem tips till dig som sköter faktureringen på egen hand:  

1. Använd ett system för att skapa korrekta underlag

För att du snabbt och smidigt ska kunna ta fram ett korrekt fakturaunderlag samt skicka ut det till dina kunder, rekommenderar vi dig att använda ett system som Blikk. På så sätt blir det enklare att hålla koll på alla fakturor och säkerställa att underlaget är korrekt, samtidigt som du sparar oerhört mycket tid!

Med Blikk är det enkelt att skapa och ta ut faktureringsunderlag. Du väljer själv om fakturan ska summeras per artikel, person, aktivitet eller datum, samt om underlaget ska vara detaljerat med eller utan kommentarer.

Blikk fungerar som ett fristående system men kan även integreras med de mest använda ekonomisystemen på marknaden (Fortnox, Visma eEkonomi och Björn Lundén). Väljer du att koppla ihop Blikk med ditt ekonomisystem kan du skicka över fakturaunderlaget direkt till ekonomisystemet, där det skapas ett utkast. Det enda du behöver göra då är att bokföra och skicka ut fakturan till kund – minimalt med insats, mer tid över till annat.

2. Sammanställ fakturorna i rätt tid

Ett vanligt misstag som många företagare gör är att vänta för länge med att skriva och skicka ut fakturorna. Något som dels ökar riskerna för att man ska missa att specificera något, samtidigt som det försämrar företagets kassaflöde. Se därför till att skriva och skicka ut fakturorna i rätt tid!

> 5 tips för att minska betalningstiderna och öka lönsamheten

3. Se till att fakturorna innehåller rätt uppgifter

När man ska skriva och skicka ut en faktura är det viktigt att den innehåller rätt uppgifter. En faktura ska exempelvis innehålla datum, fakturanummer, momsnummer, säljarens och köparens namn och adress samt information om varorna eller tjänsten.

På verksamt.se kan du läsa mer om vad en faktura ska innehålla.

4. Skicka fakturorna digitalt

Tack vare den digitala utvecklingen är det numera möjligt att skicka elektroniska fakturor, så kallade e-fakturor. Precis som namnet antyder innebär detta att kunden får sin faktura digitalt. E-fakturor är numera det snabbaste, säkraste och miljövänligaste sättet att skicka fakturor.

Genom att koppla Blikk till ditt ekonomisystem kan du snabbt och enkelt föra över det färdiga fakturaunderlaget och skicka fakturan.

5. Säkerställ att fakturorna bokförs på rätt sätt

Alla affärshändelser som sker i ditt företag måste bokföras löpande. Något som inkluderar både utgående och inkommande fakturor. Dessa ska föras in i bokföringen på det datum de är utställda eller inkomna, det vill säga på fakturadagen eller ankomstdagen. Likaså är det viktigt att bokföra fakturorna på rätt konto.

Fler tips för en smidigare fakturering

• Schemalägg tid för faktureringen – Att fakturera tar många gånger längre tid än vad man har tänkt sig. För att slippa stressa och samtidigt minska risken för att faktureringen skjuts fram, kan det vara fördelaktigt att schemalägga tid som är särskilt avsatt för denna uppgift. Gör det gärna på samma dag och tid varje månad. På så sätt blir det så småningom en rutin som sitter i ryggraden!

• Se till att du kan arbeta ostört – Fakturor ska innehålla en hel del uppgifter som måste vara korrekta. För att säkerställa att du får med allt kan det vara en god idé att sitta ostört när du fakturerar. Du kan exempelvis stänga av notiser på din mejl och telefon, samt se till att inga av dina kollegor kommer och stör dig.

• Säkerställ att fakturorna arkiveras – All räkenskapsinformation som ett företag har tagit emot eller upprättat måste sparas i 7 år. Informationen ska sparas i det format den inkom eller upprättades. Det innebär exempelvis att en faktura som upprättats digitalt ska arkiveras digitalt. Du bör således säkerställa att alla dina fakturor arkiveras på ett adekvat sätt. På Skatteverkets hemsida kan du läsa mer om arkivering.

Underlätta faktureringen med Blikk

Med Blikk blir det enkelt att ta fram korrekt fakturaunderlag. Du missar inga timmar, kostnader eller påslag eftersom allt finns samlat på ett ställe. Kopplar du programmet till ditt ekonomisystem kan du dessutom fakturera med några få klick.