Så lyckas du med konsten att leda framgångsrika projekt

Att planera och genomföra ett projekt inom uppsatt budget och tidsplan, för att sedan följa upp och utvärdera resultatet, kan många gånger vara lättare sagt än gjort. Här delar vi med oss av värdefulla tips som hjälper dig att leda projekt – från start till mål!

 

Men först, vad är ett projekt?

Det finns flera faktorer som karaktäriserar ett projekt. För det första är ett projekt alltid tillfälligt, med en bestämd start- och sluttid. Det ska även finnas ett fördefinierat mål eller resultat som ska uppnås under tidsperioden. Målet kan vara såväl internt som externt och innefatta i princip vad som helst.

Ett projekt kan exempelvis vara att:

• Rekrytera ny personal
• Implementera ett nytt affärssystem
• Utveckla en ny produkt eller tjänst
• Bygga ett hus eller en anläggning
• Svara på en anbudsförfrågan

Oavsett vad projektet innefattar så ska det alltid ha en egen budget, egna aktiviteter samt dedikerad personal. Det ska även finnas en projektledare som bär det yttersta ansvaret för att planera, organisera och realisera de moment som krävs för att uppnå det fördefinierade målet.

Läs mer: Så blir du en mer digital projektledare

 

Tips för att lyckas med projektledningen

Här har vi samlat tips som hjälper dig att ta dina projekt från start till mål på ett framgångsrikt sätt:

 

1. Gör en projektplan

Bakom alla framgångsrika projekt finns det en tydlig projektplan. Det första du bör göra är således att sammanställa en plan innehållandes all information som är viktig för att lyckas med det kommande uppdraget:

• När ska projektet starta och sluta?
• Vad det är som ska uppnås (mål eller resultat)? Här är det fördelaktigt att sätta SMARTa mål, det vill säga mål som är specifika, mätbara, accepterade, realistiska och tidsatta
• Hur ska projektgruppen arbeta för att nå målet? Bryt gärna ner projektet i mindre deluppgifter
• Vilka förväntningar finns?

Läs mer: Projektplan – nyckeln till framgång

 

2. Gör en tidsplan

En av de viktigaste aspekterna inom projektarbeten är att färdigställa projekten vid rätt tillfälle. För att lyckas med detta kan du med fördel definiera en tidsplan. Planen, som innehåller projektets olika faser och uppgifter, bör även kommuniceras till alla inblandade samt utvärderas löpande. I vissa fall kan det nämligen uppstå oförutsedda händelser som leder till att tidsplanen behöver revideras och uppdateras.

 

3. Välj en passande projektmetod

När du ska leda ett projekt finns det flera olika metoder som du kan använda dig av. Några av de mest kända metoderna inkluderar Kanban, Scrum och Lean. Vilken metodik du väljer att arbeta med beror bland annat på dina personliga preferenser och vad du vill uppnå!

För att fördjupa dig inom detta ämne rekommenderar vi dig att läsa vår artikel om projektmetoder, där du får lära dig mer om vad de olika metoderna innebär och när de är bäst lämpade att använda.

Läs mer: Uppnå dina mål med enkel projektplanering

 

4. Sätt ihop ett team och briefa dina medarbetare

När du har färdigställt projekt- och tidsplanen samt valt en lämplig metod, är det dags att sätta ihop ett team. Här är det viktigt att inkludera personer med olika kompetenser, som kompletterar varandra väl och bidrar till att projektmålet uppnås inom tidsplan och budget.

För att ge alla inblandade de bästa förutsättningarna att lyckas med sina uppgifter, är det fördelaktigt om du samlar gruppen och redogör för vad ni vill uppnå som grupp och vad som förväntas av varje individ. Det bidrar till att öka engagemanget samtidigt som risken för misstag minskar!

Läs mer: Maximera framgången med ett bra projektteam

 

5. Skapa tydliga rutiner

Chansen att lyckas med projektet ökar avsevärt om du har tydliga rutiner och arbetssätt på plats. Ett bra projekthanteringssystem kan exempelvis hjälpa dig att hålla koll på tid, uppgifter, resursplaneringen och ekonomin.

När alla projektmedlemmar arbetar i ett molnbaserat system samlas all information på ett och samma ställe, vilket gör det möjligt att följa hur projektet går i realtid. Något som i sin tur underlättar såväl administrationen som planeringen och kommunikationen.

Läs mer: Trött på krånglig projekthantering? Här är tekniken som ger dig stenkoll på projekten

 

6. Arbeta med kvalitetssäkring

I korta drag handlar kvalitetssäkring om att systematiskt dokumentera och utvärdera de olika momenten i projektet. Genom att göra detta kan du bland annat undvika vanliga fallgropar och öka kvalitén i leveransen. Spana in våra bästa tips för att lyckas med kvalitetssäkringen i projekt!

 

7. Våga vara flexibel

Trots att du sätter upp en tydlig projekt- och tidsplan bör du vara förberedd på att omständigheter och krav förändras under projektets gång. Om så blir fallet är det viktigt att du vågar vara flexibel och göra nödvändiga anpassningar, vare sig det handlar om att fördela om resurser, ta in extern hjälp eller justera tidsplanen.

 

8. Motivera och stötta teamet

När man arbetar i ett team är det viktigt att alla känner sig uppskattade. Inspirera och motivera ditt team genom att uppmärksamma såväl individuella och projektövergripande framsteg. Se även till att alla har rätt stöd, verktyg och resurser för att utföra sina uppgifter på bästa sätt.

 

9. Utvärdera resultatet

Sist men inte minst är det dags sammanställa en slutrapport där du sammanfattar och utvärderar alla viktiga händelser från projektet, bra som dåliga. Genom att göra detta kan du dra många nyttiga lärdomar inför framtida arbeten.

Läs mer: Så lyckas du med uppföljningen av dina projekt

 

Blikk underlättar ditt projektarbete

Med Blikks verktyg får du full kontroll över företagets projekt. Du kan enkelt sätta upp projekt och skapa överskådliga tavlor, listor och uppgifter som gör det enkelt att föra projektet framåt samt följa hur arbetet går enligt den uppsatta tidsplanen. När ett projekt är avslutat finns möjligheten att skapa rapporter som sammanfattar all viktig historik som behövs för att kunna göra en utförlig utvärdering.

Ekonomi-funktionen gör det dessutom möjligt att jobba med budget dina projekt. Efter utfört arbete kan du följa upp utfallet och göra olika jämförelser mellan budget, utfall och det bokförda värdet.