Så underlättar du tidrapporteringen för dina anställda

Tidrapporteringen ses av många anställda som ett nödvändigt ont. Något som kan leda till att de lämnar in felaktiga eller bristfälliga uppgifter. För att slippa denna problematik gäller det att du som ledare motiverar de anställda och gör det enklare för dem att redovisa sin tid. Här är tipsen som hjälper dig att lyckas!

Hur motiverar jag mina anställda att tidrapportera?

Det är en fråga som många företagsledare ställer sig. Ett av de enklaste och mest effektiva sätten att motivera dina anställda är att tillämpa en tydlig kommunikation kring tidrapporteringen. Förklara varför det är viktigt att de redovisar sin tid på ett korrekt sätt och hur det kan gagna både dem och företaget.

Förstår dina anställda att tidredovisningen ligger till grund för såväl lönekörningen som faktureringen – och därav har en direkt påverkan på deras löneutbetalningar och företagets resultat – ökar chansen att de rapporterar sin tid på rätt sätt. Det är ingen som vill få en felaktig lön för att de slarvat med tidrapporteringen!

Tips för en smidigare tidredovisning

Att öka förståelsen kring tidrapporteringens syfte är en bra start. För att uppnå långvariga resultat när det kommer till effektivitet, lönsamhet och glada medarbetare gäller det däremot att du även underlättar själva redovisningsmomentet för de anställda. Något som kan göras på följande sätt:

1. Använd ett tidrapporteringssystem

Ett av de effektivaste sätten att underlätta för de anställda är att erbjuda dem rätt verktyg. Skippa papper och tillhandahåll istället ett molnbaserat system för tidredovisning. Med ett användarvänligt och digitalt system som Blikk blir rapporteringen både snabbt och smidigt, vilket kan öka motivationen bland medarbetarna.

> Fem nackdelar med tidrapport på papper

2. Se till att de anställda kan rapportera via mobilen

Många organisationer har medarbetare som ständigt är på språng. Det kan handla om allt ifrån säljare som ständigt springer på möten till byggarbetare som alltid är ”ute på fältet”. För dessa medarbetare blir tidrapporteringen omedelbart ett hinder, då det kan vara svårt att ta sig till en dator eller bära runt på en massa papper.

För att slippa denna problematik bör du välja ett system som kan användas på alla enheter. Med Blikk kan du och dina kollegor rapportera tid via dator och mobilapp, mot särskilda projekt, arbetsordrar, uppgifter eller aktiviteter.

> Bästa appen för tidrapportering – här är företagens tips

3. Digitalisera rese- och kvittohanteringen

Det är inte enbart tiden, det vill säga närvaron och frånvaron, som är lönegrundade. Om de anställda gör resor i tjänsten eller köper något som ska ersättas på deras lön, måste de även dokumentera och redovisa detta. Se därför till att välja ett system med digital rese- och kvittohantering.

> Goda anledningar att digitalisera företagets kvittohantering

4. Utbilda medarbetarna i systemet

Det räcker inte med att enbart skaffa ett system för tidrapporteringen. Du är också tvungen att ge de anställda rätt förutsättning att lyckas med rapporteringen. De måste förstå hur systemet fungerar, vilket uppnås genom information och utbildning. Blikk erbjuder uppstartshjälp och rådgivning för såväl administratörer som medarbetare.

5. Sätt upp tydliga rutiner

Genom att sätta upp tydliga rutiner kring hur och när tidrapporteringen ska ske, minskar risken för att medarbetarna ska glömma bort att redovisa sin tid. Det minskar även risken för fel i samband med redovisningen.

> Marias bästa tips till företag som ska implementera Blikk

Underlätta tidrapporteringen med Blikk

Med Blikks tidrapporteringssystem slipper du jaga in tidssedlar, kvitton och rätt underlag inför fakturering och lönekörning. Du kan enkelt tidrapportera mot arbetsordrar, projekt eller enskilda uppgifter via mobil eller dator för att skapa kompletta fakturaunderlag och lönefiler!