Tips för en lyckad riskhantering i dina projekt

Alla projekt innehåller risker som kan leda till allvarliga konsekvenser. Genom att identifiera dessa i ett tidigt skede har du möjlighet att hantera dem på ett bättre sätt. Här berättar vi mer om hur du skapar en framgångsrik riskhanteringsprocess!

Vad är riskhantering?

Precis som namnet antyder handlar riskhantering om att identifiera potentiella risker i ett projekt och sätta upp en handlingsplan för hur dessa ska hanteras om de skulle inträffa. Man brukar vanligtvis prata om att det finns fyra olika sätt att hantera risker på:

• Att undvika riskerna
• Att mildra effekterna från riskerna
• Att överföra riskerna till någon annan
• Att acceptera riskerna

Vi kommer återkomma till dessa principer längre fram. Men först tänkte vi berätta mer om varför detta område är så viktigt att prioritera.

Varför bör du prioritera riskhantering i dina projekt?

Genom att hantera riskerna på rätt sätt minskar sannolikheten för att oväntade händelser inträffar och får en negativ inverkan på dina projekt. Genom att vara medveten om riskerna och ha en adekvat handlingsplan för hur de ska hanteras, minskar även de eventuella påföljderna, trots om olyckan varit framme.

Detta medför i sin tur stora fördelar:

• Det ökar chanserna för att projektbudgeten inte överskrids
• Det ökar chanserna för att projektets tidsplan hålls
• Det gör att projektledaren kan styra arbetet med större förtroende

Exempel på vanliga risker i ett projekt

Riskerna kan delas in i flera olika kategorier. De flesta brukar nöja sig med att dela in dem i två olika kategorier – interna och externa risker. Nedanför har vi samlat några vanliga exempel på både interna och externa risker som kan uppstå i ett projekt:

Interna risker

• Personalförändringar
• Brist på kompetens
• Brist på engagemang

Externa risker

• Konjunkturändringar
• Politisk utveckling
• Lagändringar
• Miljö och väder

Hur kan du lyckas med riskhanteringen i dina projekt?

För att identifiera och hantera riskerna på bästa sätt, kan du med fördel följa nedanstående steg:

1. Identifiera riskerna

Detta moment ska göras innan projekt påbörjas och är lika kreativt som disciplinärt. Det kräver att du inkluderar personer som är involverade i projektets alla moment, från början till slut. Den kreativa delen innebär att ni tillsammans, exempelvis via brainstorming eller workshops, går igenom arbetsprocessen och vad som kan gå fel i de olika momenten. Den disciplinära delen innebär att ni skapar formella listor eller protokoll.

När man ni ska identifiera riskerna i ett kommande projekt är det till stor fördel att nyttja projektgruppens expertis, erfarenheter och upplevelser från tidigare arbeten. Finns det tidigare projektuppföljningar att tillgå är även detta ett stort plus.

2. Kategorisera och prioritera riskerna

Efter att ni har identifierat riskerna är det dags för nästa steg – att kategorisera och prioritera dem. Detta kan göras på flera olika sätt, men många gånger brukar det vara enklast att hålla sig till så få kategorier och prioriteringsklasser som möjligt.

Som tidigare nämnts brukar de flesta projektledare nöja sig med att dela in riskerna i två kategorier:

• Interna risker
• Externa risker

När det kommer till prioriteringsklasser hjälper det vanligtvis att fundera över vad riskerna beror på hur och de kan påverka projektet. De flesta projektledare brukar således använda sig av fyra olika klasser:

1. Stark påverkan och hög sannolikhet att det inträffar
2. Stark påverkan och låg sannolikhet att det inträffar
3. Liten påverkan och hög sannolikhet att det inträffar
4. Liten påverkan och låg sannolikhet att det inträffar

Som projektledare gäller det att man är extra vaksam på de arbetsmoment som innehåller risker med prioriteringsklass 1 eller 2. Det gäller att man verkligen är på tårna, redo att bistå med rätt resurser, vilket för oss in på nästa steg i riskhanteringsprocessen.

Läs mer: Så gör du en lyckad projektanalys

3. Problemlösning

När riskerna har identifierats, kategoriserats och prioriterats, är det dags att sätta upp en handlingsplan för hur de ska hanteras. Som vi varit inne på tidigare finns det fyra olika sätt att hantera risker på:

• • Undvik riskerna – Det allra bästa alternativet är att förhindra att en risk uppstår. I vissa fall är det däremot omöjligt att undvika problemen, vilket gör att man måste hantera dem på andra sätt.
  • Mildra riskernas effekter – Om riskerna inte kan undvikas bör du försöka mildra dess effekter. Med andra ord ta till adekvata åtgärder som gör att projektet skadas i så liten grad som möjligt, vare sig det handlar om tids- eller kostnadsaspekter.
  • Överför riskerna till någon annan – När riskerna varken kan undvikas eller mildras, kan det vara möjligt att överföra dem till någon annan. Detta kan exempelvis handla om att teckna en försäkring som täcker ekonomiska smällar.
  • Acceptera riskerna – I vissa fall fungerar ingen av ovanstående metoder. Då har du inget annat alternativ kvar än att acceptera riskerna. Detta bör däremot alltid vara den sista utvägen!

Underlätta projektplaneringen med Blikk

Med Blikks projektverktyg får du full kontroll över företagets projekt. Du kan enkelt sätta upp projekt och skapa överskådliga tavlor, listor och uppgifter som gör det enkelt att föra projektet framåt samt följa hur arbetet går enligt den uppsatta tidsplanen. När ett projekt är avslutat finns möjligheten att skapa rapporter som sammanfattar all viktig historik som behövs för att kunna göra en utförlig utvärdering.

Vår projektekonomi-funktion gör det dessutom möjligt att samla artikeltyper för intäkter och kostnader – t.ex. fast pris och arbetad tid eller leverantörsfakturor och kvitton – till egna kalkylposter. Därefter kan du följa upp utfallet på respektive kalkylpost samt göra olika jämförelser mellan budget, utfall och det bokförda värdet.