9 tips för att hålla effektiva möten

Möten är en viktig och nödvändig del av arbetslivet. Många upplever däremot att möten kan bli alldeles för långa, ineffektiva och stjäla tid från viktigare uppgifter. Här har vi samlat nio tips som hjälper dig att skapa en effektivare möteskultur!

Ineffektiva möten – ett utbrett problem

Svenska tjänstemän spenderar fem veckor av sin årliga arbetstid sittande i möten, varav endast 8 procent av dem är effektiva. För chefer och andra personer i ledande positioner är statistiken än mer skrämmande. Det visar en undersökning som genomförts av företaget Mötesutveckling.

Checklista för effektivare möten

Här har vi samlat nio tips som hjälper dig bemästra konsten att leda effektiva möten:

1. Planera endast möten vid behov

Den genomsnittliga tjänstemannen har närmare 5 möten i veckan, medan en betydande del av cheferna har så mycket som 10 möten per vecka. Många av dessa möten hade troligtvis kunnat skippas.

För att effektivisera möteskulturen på ditt företag bör du därför sträva efter att endast planera möten om det är absolut nödvändigt. Alla möten måste ha ett tydligt syfte. Finns inte detta bör ett möte aldrig äga rum.

Ett enkelt sätt att bli bättre på detta är att ta fram en eller några simpla kontrollfrågor som du ställer dig själv innan du planerar in ett möte. En lämplig kontrollfråga skulle exempelvis kunna vara ”behövs detta möte för att driva projektet framåt?”. Blir svaret på denna fråga nej skippar du helt enkelt att boka in något möte.

2. Förbered en tydlig agenda

När ett möte ska genomföras bör du förbereda en agenda. Vad är det som ska tas upp eller diskuteras på mötet och vad är det som ska uppnås? Sammanställ detta i en enkel punktlista som bifogas i mötesinbjudan.

3. Bjud in rätt deltagare

Ett vanligt misstag som många gör är att de bjuder in hela företag eller arbetsgrupper till samtliga möten. Och visst finns det tillfällen när detta är nödvändigt, men i de flesta fall räcker det att bjuda in ett fåtal medarbetare. Resterande kollegor kan informeras om vad som diskuterats och vilka beslut som tagits i efterhand.

Summasummarum – innan du skickar ut en mötesinbjudan bör du fundera på vilka medarbetare som verkligen måste delta på mötet. Bjud endast in dessa!

4. Ge alla rätt förutsättningar

Om mötesdeltagarna förväntas svara på eller presentera något som kräver förberedelse bör de informeras om detta i god tid innan mötet. Genom att ge alla rätt förutsättningar blir mötet mycket effektivare.

5. Håll digitala möten

Var inte rädd för att anamma teknik. Digitala möten är oftast mer tidseffektiva än fysiska möten. Visst kan det finnas tillfällen där ett fysiskt möte kan vara lämpligt, men många möten kan faktiskt ske digitalt.

6. Inled mötet på rätt sätt

I samband med att mötet startar bör du börja med att gå igenom:

• Agenda – vilka punkter som ska tas upp och av vem
• Mål – vad som ska uppnås eller beslutas
• Tidsram – hur lång tid mötet ska äga rum

7. För anteckningar

Under mötet bör någon vara ansvarig för att skriva anteckningar. På så sätt minskar risken för dispyter samtidigt som det minskar risken att någonting glöms bort eller faller mellan stolarna. I samband med att mötet börjar bör du således ta på dig eller delegera anteckningsansvaret till någon annan mötesdeltagare.

8. Sammanfatta och fördela ansvar

När mötet börjar lida mot sitt slut bör du sammanfatta vad som sagts och beslutats. Om det är något som ska göras efter mötet bör du fördela ansvaret till berörda personer. Var noggrann med att poängtera vad du förväntar dig att personen ska göra och när det förväntas vara klart.

9. Skicka ut anteckningar och informera

Sist men inte minst bör anteckningarna från mötet skickas ut till samtliga mötesdeltagare. De som inte varit närvarande under mötet, men eventuellt påverkas av det som diskuterats eller de beslut som tagits, bör också informeras.

Effektivisera din vardag med Blikk

Om du är intresserad av att effektivisera fler aspekter av arbetslivet kan du med fördel ta hjälp av Blikk. Ett flexibelt system hjälper ditt företag att minska administrationen, skapa tid och öka lönsamheten. Genom att samla företagets viktigaste funktioner i Blikk kan du arbeta i sömlöst affärsflöde, från sälj till projekthantering, tidrapportering samt faktura– och löneunderlag.