Så lyckas du med konsten att delegera arbetsuppgifter

Upplever du att arbetsuppgifterna hopar sig och tiden inte räcker till? Då kan det vara läge att delegera vissa uppgifter till dina medarbetare. Här delar vi med oss av tips som hjälper dig att bemästra delegeringen och skapa tid för de viktigaste uppgifterna!

Ökad arbetsbelastning och stress

Stressproblematiken är utbredd inom det svenska näringslivet och har dessutom förvärrats under de senaste åren. Enligt en undersökning från Chef känner sig sju av tio chefer stressade på jobbet. Av de som känner sig stressade uppger 70 procent att det är på grund av att de har fått mer att göra.

Minska bördan med delegering

För att minska din stress och arbetsbörda – och samtidigt skapa mer tid för viktigare uppgifter – kan du med fördel delegera vissa arbetsuppgifter till dina medarbetare. Genom att göra detta kan du:

Öka produktiviteten

När du delegerar uppgifter till medarbetare fördelas arbetet på flera personer, vilket ökar effektiviteten och minskar risken för överbelastning. Det skapar också tid för att fokusera på strategiskt viktiga uppgifter.

Stärka dina medarbetare

Delegeringen kan leda till att medarbetare får möjlighet att ta på sig an nya utmaningar och utveckla sina färdigheter samt öka motivationen och självförtroendet.

Skapa starkare team

När uppgifter fördelas mellan flera personer skapas en känsla av gemensamt ansvar och bidrar till att bygga starka och motiverade team.

Få nya insikter

Genom att delegera ansvar till andra kan man dra nytta av olika perspektiv och idéer. Det kan leda till bättre beslut och mer kreativa lösningar på problem.

Skapa en jämnare arbetsbelastning

Med hjälp av en framgångsrik delegeringen kan du säkerställa att alla inom teamet får en jämnare arbetsbelastning som minskar risken för utbrändhet och stressrelaterade problem.

5 tips för att lyckas med delegeringen

När man ska överlåta arbetsuppgifter till andra är det viktigt att det görs på rätt sätt. Här hittar du en handfull tips som hjälper dig att bemästra delegeringen:

Identifiera lämpliga uppgifter

Det allra första du bör göra är att analysera vad som finns på din att-göra-lista och identifiera vilka uppgifter som är lämpliga att delegera till andra. För att lyckas med detta kan du med fördel använda dig av en prioriteringsmatris såsom Eisenhower matrisen.

Delegera till rätt medarbetare

När du har bestämt vilka uppgifter som ska delegeras är det viktigt att du fördelar ansvaret till medarbetare med rätt kompetens, erfarenhet och motivation. Med hjälp av Blikks digitala uppgiftstavlor kan du enkelt bryta ner dina projekt till deluppgifter och delegera dem till rätt medarbetare:

Via vår mobilapp kan både du och dina medarbetare få tydlig överblick av vad som förväntas göra och när det ska ske. Det går exempelvis att se vilka uppgifter som är försenade, närmar sig slutdatum, är pågående, kommande, ej datumsatta eller klarmarkerade:

Skapa rätt förutsättningar

När arbetsuppgifter ska delegeras är det viktigt att du ger dina medarbetare rätt förutsättningar. Förklara vad som förväntas av personen som tar över en uppgift. Beskriv målen, tidsramarna och eventuella riktlinjer som behöver följas. Erbjud även kontinuerligt stöd och var tillgänglig för att besvara frågor samt ge vägledning.

Följ upp och ge feedback

Följ löpande upp hur arbetet fortgår och uppmuntra personen att ställa frågor samt uttrycka eventuella utmaningar som uppstått. Utöver personliga samtal kan du dra nytta av Blikks rapport- och analysverktyg för att se hur dina medarbetare spenderar sin tid och följa upp viktiga nyckeltal.

Lär av dina erfarenheter

Du bör även ta emot feedback från dina medarbetare. På så sätt kan du identifiera vad som fungerade bra under delegeringsprocessen och vad som kan förbättras till nästa gång. Lär från dina erfarenheter och justera din strategi för att bli en delegeringsguru över tid!

Underlätta vardagen med Blikk

Blikk är ett flexibelt system som samlar företagets funktioner i ett komplett affärsflöde, från sälj till projekthantering, tidrapportering, faktura– och löneunderlag. Genom att samla företagets funktioner i ett digitalt affärsflöde kan du minska administrationen och skapa tid för viktigare uppgifter!