Tidsoptimering: Konsten att skapa tid för det viktigaste

Upplever du att arbetsuppgifterna hopar sig och timmarna inte räcker till? Här har vi samlat fem tips som hjälper dig att ta tillbaka kontrollen och skapa det som alla värdesätter mest men ofta har för lite av – tid.

Så optimerar du dina arbetsdagar

Genom att bemästra tidsoptimeringen kan du skapa tid för de mest värdeskapande uppgifterna på jobbet och samtidigt minska stressen. Här är fem tips som hjälper dig att få ut mesta möjliga av dina dagar:

Minska distraktionerna 

Distraktioner är en av de saker som sinkar effektiviteten och stjäl allra mest tid under dagen. Det kan handla om allt ifrån pratglada kollegor som stör arbetsron till ändlösa mejlkonversationer eller telefonsamtal.

Identifiera vilka distraktioner du utsätts för på din arbetsplats och vad du kan göra för att undvika dem. När det kommer till de klassiska störningsmomenten som kollegor, mejl och telefonsamtal kan det vara en god idé att sätta upp tydliga spelregler:

• Informera dina medarbetare att du vill arbeta fokuserat och helst inte vill bli störd såvida det inte är något akut
• Kolla endast mejlkorgen och besvara meddelanden ett fåtal gånger om dagen, exempelvis på morgonen och efter lunchen
• Sätt upp telefontider då du är tillgänglig och kan ta emot samtal

Utvärdera och analysera din tid

De flesta ägnar sig åt många arbetsuppgifter under dagen, vilket kan göra det svårt att veta exakt hur man fördelar sin tid. För att hitta tidstjuvarna i din vardag rekommenderar vi dig att utvärdera och analysera din tid.

Med hjälp av Blikks analys- och rapportverktyg kan du enkelt utvärdera din tid utifrån parametrar som interntid, debiterade timmar och debiteringsgrad samt nedlagd tid per arbetsmoment, aktivitet och projekt. På så sätt kan du få värdefulla insikter som hjälper dig att hitta och eliminera dina tidstjuvar!

Prioritera det viktigaste

Förutom att analysera din tid och bekämpa tidstjuvarna i din vardag, kan det vara en god idé att prioritera dina arbetsuppgifter. Identifiera vad som bör göras i första hand med en prioriteringsmatris och använd sedan uppgiftstavlorna i Blikk för att planera arbetet på ett effektivt sätt.

Genom att arbeta med start- och slutdatum, checklistor och etiketter får du full koll på vad som ska göras när.

Via den smarta mobilappen kan du dessutom få full koll på dina uppgifter även när du är på språng.

Delegera uppgifter

De uppgifter som inte prioriteras men fortfarande är viktiga kan med fördel delegeras till andra medarbetare, förutsatt att de har rätt kompetens och tid att ta sig an dem. Bjud in och samarbeta med dina kollegor i Blikks uppgiftstavlor för att underlätta delegeringen. 

Läs mer: Så lyckas du med konsten att delegera arbetsuppgifter

Var tydlig i din kommunikation

Ibland är det lätt hänt att man tar på sig fler uppgifter än vad man mäktar med. Det gäller därför att du är tydlig i din kommunikation med chefer och ledare. Om ditt schema är fullspäckat är det viktigt att du vågar säga nej till nya uppgifter, alternativt förklara vilka påbörjade projekt som kommer att dra ut på tiden om du tar dig an något nytt.

Optimera din tid med Blikk

Blikk samlar företagets viktigaste funktioner i ett sömlöst affärsflöde, från sälj till projekthantering, resursplanering, tidrapportering, fakturering, lönehantering och analys, vilket minskar administrationen och skapar tid för det som ligger dig varmast om hjärtat!