Affärsflöde

I Blikk CRM samlar du alla kontakter, anteckningar och uppgifter om dina kunder på ett och samma ställe. Här hanterar du allt från första kontakten med kunden till offert, avslutad affär och genomfört uppdrag. Via Blikks mobilapp har du tillgång till samtliga kontakter, var du än befinner dig.

Med hjälp av säljtavlan i Blikk kan du och dina medarbetare följa era säljprocesser och ni får en tydlig överblick över vilka stadier era affärsmöjligheter befinner sig i.

När en kontakt blir en affärsmöjlighet kan du ange värde på affären, som sannolikheten att affären blir av och förväntat stängningsdatum. Vunnen affär? Då kan du enkelt skapa en order direkt från affärsmöjligheten.

Flödet i säljtavlan bygger på att ni anger tidsbestämda aktiviteter eller uppgifter till era affärsmöjligheter – som avstämning med kund, bokat möte eller förhandling. När du genomfört en aktivitet/uppgift bockar du av den med ett klick. Via den smidiga drag-och-släpp-funktionen kan ni gemensamt se till att era säljprocesser avancerar.

• Som säljare får du hjälp att driva varje affär framåt till nästa steg och säkerställer att ni inte tappar några viktiga affärer mellan stolarna.

• Som säljchef får du överblick, det blir enklare att delegera ansvar och du kan se till att det alltid finns en aktivitet inbokad på varje säljare.

• Som VD kan du följa pågående och vunna affärer i säljtavlan.

I Blikk kan du enkelt skapa och redigera offerter med ett smidigt offertverktyg. Verktyget ger dig som säljchef/VD översikt och status på alla aktuella offerter.

När offerten är klar kan du skicka den direkt från Blikk eller genom att ladda ned en pdf eller kopiera en länk. Skickar du direkt från Blikk kan du och kunden även skriva kommentarer och kommunicera via Blikks kundportal. Kunden accepterar offerten med ett klick eller genom e-signering.

Från Blikk kan du skicka ut offerter, avtal och andra viktiga dokument för e-signering via Scrive & BankID. I Blikk samlar du sedan företagets interna och externa avtal i ett överskådligt avtalsregister.

Det gör att du får full koll på leverantörsavtal, kundavtal och interna avtal, och kan enkelt komma åt dem när du önskar. Du kan dessutom söka och filtrera på avtalstyp, ansvarig och motpart med mera. Lägg sedermera till avtalsperioder, bevakningsdatum och uppsägningsperioder för att överblicka när avtal är på väg att löpa ut eller måste förnyas. Allt du kan tänkas behöva för en smidig avtalshantering.

Projekt kan innefatta några få personer eller ett större team, de kan vara korta eller sträcka sig över flera månader. Oavsett typ av projekt, har du stor hjälp av att arbeta i en projekttavla i Blikk.

I projekttavlan, som bygger på den beprövade Kanban-metoden, kan ni planera projektet och jobba ihop, oavsett om ni sitter på kontoret eller på distans: Skapa listor och uppgifter, fördela jobb och göra överskådliga checklistor som bockas av.

Tavlan har en smidig dra-och-släpp-funktion och uppgifter kan tidsbestämmas med start- och slutdatum. Ni samlar alla uppgifter på ett och samma ställe. Som projektledare ser du tydligt vem som gör vad vilket underlättar kvalitetetssäkringen. Alla medlemmar i projektet kan följa hur det utvecklas och driva det framåt tillsammans.

Läs mer om hur en projektplan kan vara en nyckel till företagets framgång.

Med Blikk blir det enklare än någonsin att få koll på ekonomin i dina projekt. Genom att omgruppera artikeltyper för intäkter och kostnader – tex fast pris och arbetad tid eller leverantörsfakturor och kvitton – till egna kalkylposter får du en god överblick av alla intäkter och kostnader i ett projekt.

Efter att du samlat artikeltyperna i kalkylposter har du möjlighet att sätta en budget på varje post. Om du reviderar budgeten skapas en ny budgetversion. Du kan dessutom komplettera budgetunderlaget med en beskrivning och kommentarer. På så sätt kan du vara säker på att få ett robust underlag som säkerställer att du når finansiell framgång i dina projekt!

I Blikk kan ni tidrapportera mot projekt, vilket automatiskt ger kontroll över exakt hur mycket tid ni lägger på varje projekt och vad detta kostar.

Du kan också kalkylera hur mycket tid ni ska lägga i ett projekt, och kontrollera om ni lägger mer eller mindre tid än beräknat.

Så här går det till:

I ett projekt kalkylerar du tiden för ett arbetsmoment. Tiden som läggs på arbetsmomentet rapporteras in. Automatiskt får du differensen, och ser hur mycket mer eller mindre tid ni lagt på arbetsmomentet. Flera projekt kan sedan samlas i ett samlingsprojekt där ni kan se den kalkylerade tiden, utfallet och differensen.

På så sätt kan ni agera direkt om ni upptäcker att någon kostnad skenar och budgeten inte hålls. Som ansvarig för projektets ekonomi har du löpande överblick över projektets alla faser, dess mål och lönsamhet.

Tips för en lyckad tidsplanering i dina projekt

Att kunna följa upp det ekonomiska utfallet i enskilda projekt är essentiellt för att kunna maximera lönsamheten och dra nyttiga lärdomar inför framtida projekt. I projektvyn har du därför möjlighet att även följa upp utfallet på respektive kalkylpost samt göra olika jämförelser mellan budget, utfall och det bokförda värdet.

Missa inte våra bästa tips för att lyckas med projektuppföljningen.

Med Blikks resursplanering ser du till att medarbetarna har lagom mycket att göra och därmed kan arbeta kreativt, så att inte vissa överarbetar under stress medan andra sitter sysslolösa. Du får en fullständig översikt över personalens arbetsbelastning och kan säkerställa att uppdrag och projekt blir klara i tid.

En annan fördel är att du enkelt kan planera in tid på projekt, arbetsordrar och affärsmöjligheter samt planera interntid, semestrar och andra ledigheter. Du kan också ändra och omfördela arbetsuppgifter. Det finns förinställda vyer med möjlighet att styra vem som kan se och göra vad.

• Administratörer i Blikk kan skapa egna vyer med urval på medarbetare, avdelningar, roller, orderstatus, projekt och kunder.
• Alla medarbetare har tillgång till sin egen planering och kan se vad de är inplanerade på och när.

Läs mer om hur resurplaneringen kan hjälpa er att skapa ett lönsamt företag.

Med Blikk tidrapporterar man från datorn eller i mobilappen, vad som passar individen bäst. Blikk erbjuder en sömlös och smidig tidrapportering som kan skötas på språng, oavsett vilken position du har på företaget.

I appen kan du fota och hantera utlägg och kvitton direkt i samband med utgiften. Du kan också välja om utlägget ska kopplas till en order och faktureras till kund. Ditt registrerade kvitto skickas automatiskt till attestansvarig person för godkännande.

Läs mer om kvittohantering i Blikk.

Ni väljer hur pass enkel eller detaljerad er tidrapportering ska vara. Vill ni rapportera enbart timmar, eller koppla timmarna till projekt, arbetsordrar, aktiviteter och enskilda uppgifter? Ni kan också välja om tiden ska rapporteras vidare till kund eller inte. Ni ställer in allt i Blikk för att göra tidrapporteringen så enkel som möjligt för varje individ. Tidrapporteringssystemet ger sedan ett komplett underlag för både lön och fakturering.

Så använder vi Blikk för tidrapportering – företagens konkreta tips.

Tidrapporter, kvitton och utlägg godkänns med ett klick av den som är attestansvarig. Vem eller vilka som har detta ansvar ställer ni själva in i Blikk.

Fyra funktioner som hjälper dig tidrapportera enkelt i mobilen.

Spara tid och manuell hantering med smarta integrationer. Koppla ihop Blikk med ert ekonomisystem, lönesystem och övriga integrationer för en helt sömlös process.

När alla tidrapporter, resor och andra utlägg är godkända av attestansvarig i Blikk skapar du enkelt en komplett lönefil för export till lönesystem som Visma Lön, Fortnox Lön, Flex Lön och Flex Payroll, Kontek Lön, Crona Lön, Hogia Plus eller PAXml.

Ni slipper arbetet med att räkna ihop fakturerbara timmar och jaga in kvitton och andra underlag. Blikk samlar allt du behöver i ett tydligt fakturaunderlag där inget tappas bort!

Du väljer själv om fakturan ska summeras per artikel, person, aktivitet, projekt eller datum, och om den ska vara detaljerad med eller utan kommentarer. I ett projekt kan du kombinera fast pris med löpande fakturering, beroende på vilket avtal du har med din kund, och styra vad som ska faktureras och när. När underlaget är klart i Blikk skickar du det till ekonomisystemet (Fortnox, Visma eEkonomi och Visma Administration/Fakturering eller Björn Lundén).

> 5 tips för att minska betalningstiderna och öka lönsamheten

För att förenkla ytterligare kan ni låta er redovisningsbyrå granska underlagen via en egen portal i Blikk. Byrån får åtkomst till all information den behöver.

I analysverktyget kan du mäta specifika nyckeltal som till exempel andelen arbetad tid, fakturerbar tid och debiteringsgrader. Välj datumintervall och på vilken nivå du vill se din data t ex på kunder, enskilda rapportörer, avdelningar, projekt och aktiviteter. Möjligheterna är många och du kan även göra urval på t ex etiketter, ansvarig person, resultatenhet, tidskoder och mycket mycket mer.

Med Blikks analys- och rapportverktyg blir det enkelt att utvärdera lönsamheten i dina projekt och på olika kunder. I rapporten visas upparbetade timmar, kostnader, intäkter och resultat. Du kan även välja att filtrera datan på t ex kund, huruvida jobbet är avslutat eller pågående, ansvarig projektledare och säljare.

> Så lyckas du med uppföljningen av dina projekt

I Blikk kan du se fullständiga rapporter över det mesta t ex debiterade timmar, debiteringsgrad per medarbetare, nedlagd tid per arbetsmoment, aktivitet, projekt, arbetsorder och mycket mer.

Vill dina kunder ha ett mer detaljerat fakturaunderlag kan du även ladda ned alla tidrapporter inom en order, komplett med kommentar om vem som gjorde vad, och när.

> 5 tips för att minska betalningstiderna och öka lönsamheten

I Blikk kan du följa upp er interntid genom att utgå från medarbetare, interntidskod eller en enskild avdelning. Därefter kan du smidigt exportera dina tabelldata och spara datainställningarna för att smidigt göra framtida analyser. Du kan även följa upp och få full koll på hur er frånvaro ser ut och se statistik över frånvaroorsaker som sjukdom, vård av barn och semester.

Analysen ger en total överblick över frånvaro under olika tidsperioder och per anställd.