Bli en mästare på att tidrapportera – 8 tips på vägen

Din verksamhet har mycket att vinna på att skapa en effektiv rutin och process för tidrapportering. Både vad gäller lönsamhet, effektivisering och gladare medarbetare. Nedan har vi samlat 8 värdefulla tips som hjälper er på vägen!

1.  Kommunicera syftet med att rapportera tid
Var alltid tydlig med varför det är viktigt att alla medarbetare rapporterar sin tid. Diskutera syftena internt och hur det gagnar både företaget och individen. Ta er tid att hitta rätt process, lyssna in och var alltid lyhörd för eventuella farhågor.

2.  Underlätta för dina medarbetare
Tänk igenom hur du kan göra det så lätt som möjligt för dina medarbetare att tidrapportera, hitta en tydlig metodik och logik i hur du lägger upp ett projekt eller en order.

3. Rapportera all tid – både intern och extern
Om ni rapporterar all sorts tid, får ni viktig information om fördelningen mellan intern och extern tid – och även möjlighet att analysera, vad den interna tiden används till.

4. Tidrapportera på fasta tider
Det är en god idé att ha vissa regler för tidrapporteringen. T.ex. när all tid för föregående vecka ska rapporteras. Kom ihåg att normalt tar det bara några minuter att lägga in och lämna in sina tidrapporteringar varje dag.

5. Tidrapportera med kommentarer
Uppmuntra att medarbetare alltid skriver en liten kommentar till den uppgift som de tidrapporterar för. Det ger både insikter om hur tiden i ett projekt används och om projekten överskrider budgetkalkyler, kan anteckningarna vara ett underlag för att kunna motivera för kunden och fakturera alla faktiskt nedlagda timmar.

6. Visa hur tidrapporterna används
Öka förståelsen hos dina medarbetare genom att visa hur tidrapporter används i t ex fakturaunderlag, projektrapporter eller resursplanering.

7. Dela med er av resultaten
Genom att rapportera tid på ett effektivt sätt stiger ofta både faktureringsgrad och omsättning. Det finns också större möjligheter att analysera vilka kunder och projekt som är mest och minst lönsamma. Var alltid noga med att kommunicera positiva resultat – det höjer motivationen.

8. Använd tidrapporteringen som underlag i utvecklingssamtal
Tidrapporter kan även skapa en bra dialog mellan anställd och chef om t ex arbetsuppgifter och hur en tjänst kan behöva omdefinieras eller utvecklas.

Behöver du och ditt företag hjälp med att hitta rätt arbetssätt? Ta hjälp av oss på Blikk. Det finns en enorm kunskapskälla i vårt hjälpcenter och möjlighet att chatta med supporten, men de allra flesta företag upplever att allt går snabbare och enklare när Blikk-teamet är del av implementationen. Vi erbjuder skräddarsydda utbildningar efter era behov. Kontakta oss så berättar vi mer!