Case

Hej Robin! Berätta lite om Mässbolaget.

Mässbolaget har funnits i mer än 30 år med fokus på att lyfta och exponera våra kunders varumärken och tillhandahåller tjänster vid byggnation av mässmontrar och kommersiella interiöra miljöer. Vårt team består av allt ifrån möbel- och inredningsdesigners till hantverkare och konstruktörer. Utöver det har vi en egen produktionsenhet för tillverkning av möbler och annan inredning vilket gör att vi kan hjälpa våra kunder i hela kedjan från idé till färdigt projekt.

Vi arbetar huvudsakligen med butiker, caféer, restauranger och mässor i Sverige, men genomför även arbeten ute i Europa. Efter lanseringen av vårt ny mässkoncept, RE:Stand, som kretsar kring miljö och återbruk, har det blivit ett ännu större fokus på mässbyggnationer då vi ser ett stort behov av fullt återbrukbara mässmontrar från våra kunder.

Vilka utmaningar upplevde ni innan ni började med Blikk?

Vi arbetade tidigare i ett annat system men saknade viktig funktionalitet för bland annat analys och uppföljning. Det krävdes även en hel del manuell handpåläggning vilket gjorde att saker lätt föll mellan stolarna. I samband med att vi lanserade vårt nya mässkoncept anammade vi själva ett av ledorden, ”Reduce”, och en större digitaliseringsresa påbörjades för att hitta ett nytt system och nya arbetssätt för att minska vår administrativa börda.

Varför valde ni Blikk?

Blikk tickade av alla våra boxar. Systemet var enkelt att använda och innehöll flera funktioner som vi tidigare saknade, vilket gjorde det möjligt att arbeta i ett sömlöst affärsflöde, från försäljning och offert till projektplanering, fakturering och uppföljning. Integrationen med Fortnox var också ett stort plus.

Hur gick det att implementera Blikk i verksamheten?

Det gick över förväntan. Vi fick mycket bra hjälp av Blikks implementationskonsulter och kom igång på ett snabbt och smidigt sätt. Uppstartskursen var väl investerade pengar. Efter implementationen har det varit väldigt få frågor från våra medarbetare. De flesta tycker att Blikk är ett användarvänligt och självförklarande system. När det har uppstått frågetecken går det alltid att få snabb hjälp via guiderna och chattfunktionen i systemet.

Hur använder ni Blikk i vardagen?

Vi arbetar i ett sömlöst affärsflöde som startar i säljtavlan. När en potentiell kund hör av sig till oss, eller vice versa, skapar vi en affärsmöjlighet som bearbetas i tavlan och flyttas framåt beroende på hur säljprocessen fortlöper. Därefter skapar vi en offert som skickas ut till kunden för e-signering. Att kunna skicka ut offerter direkt från Blikk minskar administrationen för både oss och våra kunder, samtidigt som det ger ett proffsigt intryck.

När en kund har godkänt offerten skapar vi ett projekt. Projektledaren tar då över och fyller i budget och tidskalkyl. Alla som ska delta i projektet bjuds även in till en uppgiftstavla där det finns möjlighet att fördela arbetsuppgifter, skapa checklistor och samarbeta med varandra. På så sätt vet alla vem som ska göra vad samtidigt som projektledaren får en god överblick och kan följa ekonomiska nyckeltal i realtid.

Alla våra medarbetare tidrapporterar löpande i Blikk och i slutet av varje månad sammanställer vi kompletta faktura- och löneunderlag som enkelt skickas över till Fortnox för vidare behandling.

Utöver detta har vi stor nytta av analys- och rapportverktyget. Ledningsgruppen använder exempelvis analysverktyget för att få en överblick av hur vi spenderar vår tid och identifiera flaskhalsar som kostar oss både tid och pengar. Personligen tar jag även ut rapporter vid månadsbokslut.

Vilka är de största fördelarna med Blikk?

Blikk är användarvänligt, prisvärt, skal- och anpassningsbart. Vi har många medarbetare med olika roller och vi uppskattar därför att vi kan arbeta med olika licenser, rapporteringsprofiler och tidkoder för att styra vem som kan se och göra vad i systemet.

Hur har Blikk gynnat er affär?

Vi upplever redan nu att vi har bättre koll på våra projekt och behöver lägga mindre tid på administrationen. Genom att byta ut vårt tidigare system mot Blikk sparar vi dessutom 100 000 kronor per år bara i minskade licensavgifter.