Case

Hej Linda! Berätta lite om Norengs Redovisning.

Vi är en familjeägd byrå som startades av min styvfars pappa för 60 år sedan, så jag och min syster – som är projektledare på byrån – är tredje generationen. Vi är en modern redovisningsbyrå med 14 anställda som arbetar i digitala flöden, och vi siktar på att expandera. Idag har vi cirka 150 kunder, allt från byggföretag som omsätter 90 miljoner till en fotograf eller tandläkare med enmansföretag. Vi jobbar med smarta samarbeten med våra kunder. Det innebär att vi låter kunden göra det den vill och vi sköter resten.

Hur jobbade ni innan ni började med Blikk?

Med papper, pärmar, post-it-lappar och gammelvärldens redovisningssystem som gick ut på att sitta och knappa och det fanns inga automatiserade flöden. Tidrapporteringen släpade ofta efter och vi hade ingen koll på projekten i realtid. Vi startade vår digitaliseringsresa med att byta till Fortnox hösten 2017 och började med Blikk året därpå. Idag är hela vår verksamhet digitaliserad och vi har nyligen flyttat in i nybyggda kontorslokaler utan fasta kontorsplatser.

Varför valde ni Blikk?

Vi sökte ett system som kunde underlätta och förbättra framför allt vår interna tidredovisning och projekthantering, och som dessutom var integrerat med ekonomisystemet Fortnox som vi jobbar i. Med Blikk föll alla pusselbitar på plats.

Hur jobbar ni konkret i Blikk?

Vi jobbar i Blikk Byrå som är skräddarsytt för en byrå som vår. Alla medarbetare tidrapporterar varje dag, i datorn eller i appen i mobilen. Vi lägger in alla våra kunder som ett samlingsprojekt. Under varje samlingsprojekt skapar vi enskilda projekt; det kan till exempel vara tidredovisning, en bokslutsorder eller ett digitaliseringsprojekt. Vi gör också vårt löneunderlag i Blikk och skickar det direkt till Fortnox Lön, vilket är väldigt smidigt.

På vilket sätt förbättrar Blikk?

Framför allt kan vi enkelt följa vår ekonomi i realtid – för hela vår verksamhet och på detaljnivå. Vi jobbar mycket med fasta priser och då är det ännu viktigare att kunna se exakt hur många timmar vi lägger på varje kund. Om vi jobbar fler timmar än vi tar betalt för i ett projekt, då lyser det rött – och vi kan direkt samla projektgruppen och göra ett omtag. Vad behöver vi förbättra? Hur gör vi det? Vi får då engagerade medarbetare vilket resulterar i bra lönsamhet.

Vad är det bästa med Blikk?

Det är enkelt, användarvänligt och ger en väldigt bra överblick. Du går in i ett projekt, klickar på ekonomi och får direkt alla siffror. Vi kan ha bättre framförhållning, medlemmarna i ett projekt kan prata ihop sig och fördela tiden bättre. Vi lägger vår tid på rätt saker. Att alla kan följa ekonomin skapar också delaktighet och ökat engagemang. En viktig vinst är att det blivit enklare att tidrapportera. Släpar man efter med sin tidrapportering tappar man koll på vad man gör, och företaget förlorar intäkter i det långa loppet.

Ert bästa tips för att få medarbetarna att tidrapportera?

Se det som en ledarfråga, skyll aldrig på dina anställda. När vi började med Blikk var vi tydliga från första början med att alla skulle tidrapportera varje dag och det har fungerat bra. Sedan underlättar det enormt att ha ett enkelt system som Blikk där du kan rapportera i datorn eller i appen när och var det passar dig. I Blikk kan också alla medarbetare se vad tidrapporteringen betyder för företagets ekonomi, vilket kan höja motivationen.

Era medarbetare är redovisningskonsulter. Hur har deras roll gentemot kunderna förändrats genom digitaliseringen?

Enormt mycket! Den digitala tekniken är en del, men framför allt handlar det om ett nytt sätt att tänka och vara; att se till att bli en viktig del av kundens verksamhet. Förr jobbade man med fördröjd redovisning och rapporter som släpade. Idag arbetar vi med redovisning i digitala och automatiska flöden som ger aktuella månadsrapporter, just för att allt sker i realtid. Det gör att vi kan lägga mer fokus på rådgivning och proaktivitet. Om vi till exempel jobbar med en restaurang kan vi dag för dag följa hur deras försäljning går. En modern redovisningskonsult är engagerad, vågar ta plats och är även tekniskt intresserad. Jobbet har kort sagt blivit mycket roligare!

Hur tar ni nästa steg i Blikk?

Vi vill komma igång med resursplanering. Vi tipsar också kunder om Blikk och har två som är på ingång. Det kommer att göra vårt samarbete med kunderna ännu smidigare, då kan vi jobba tillsammans i Blikks partnerportal.

Något tips till andra byråer som funderar på att börja med Blikk?

Ta hjälp av Blikks support så mycket ni bara kan, de är fantastiska på att anpassa upplägget så att det passar er och er verksamhet optimalt.