Case

Hej Peter! Berätta om Tromb och vad ni gör?

Vi är en koncern med huvudfokus på digital affärsutveckling. Där har vi tre ben som är teknik, affärsutveckling och UX/användbarhet. Inom koncernen har vi även flera dotterbolag som kompletterar vårt erbjudande.

Vilka problem hade ni innan ni började med Blikk?

Det tidigare systemet hade växt lite okontrollerat i takt med att vi växte och blev för stort och omfattande. Det var dålig användbarhet, trögjobbat och väldigt mycket inställningar och konfigureringsmöjligheter som inte användes. Faktureringsprocessen var omständlig, det tog lång tid att preparera varje faktura, vi hade dålig övergripande koll och dåliga möjligheter att följa upp projekt.

Varför valde ni Blikk?

Det krävdes en nystart, antingen att börja om med det befintliga systemet, eller att skaffa ett helt nytt. Jag har jobbat med många liknande system och gjorde en kartläggning av marknaden. Där hittade jag 3-4 aktörer som jag testade och utvärderade — och ett av dem var Blikk. Det kändes som ett smidigt system med många bra funktioner, men jag var osäker på om det var rätt väg att lägga hela verksamheten där. Det som avgjorde var att vi kunde behålla vissa system som fungerade bra och enkelt integrera dem med Blikk.

Hur använder ni Blikk i vardagen?

Det är hjärtat i vår verksamhet. Det mesta börjar i vårt CRM-system där vi samlar leads och får affärer, när det har hänt kommer Blikk in. Vi skapar affären i Blikk och sätter upp projekt — och därifrån sköter vi allt från projektledning och tidrapportering till fakturering och uppföljning. Det finns många smarta funktioner som hjälper oss på vägen, till exempel får vi en varning när projekt drar över budget, vilket är mycket värdefullt för lönsamheten.

En del som vi använder mycket är resursplaneringen. Vi är 70 anställda och utspridda på olika platser i landet och det är en diger uppgift att hålla reda på alla. En konsultchef har ansvar för beläggningen som helhet, men vi delar även upp ansvaret för resursplaneringen på olika teamledare med hjälp av funktionen för att dela upp ansvarsområden. Vi kan då ha en uppdelning på olika team där varje teamledare ansvarar för teamets resursplanering.

Ett par andra delar som används flitigt är utläggshanteringen och analysdelen för oss som gillar att borra ordentligt i siffrorna!

Hur har Blikk gynnat er affär?

De problemen vi hade har vi fått en bra lösning på, allt går snabbare, enklare och smidigare. Framförallt faktureringen sparar mycket tid, det är en knapptryckning för att skapa en faktura. Vi har även involverat fler personer, framförallt projektledarna, som nu sköter mycket av det som tidigare låg på ett fåtal personer på ekonomiavdelningen. Det frigör tid som vi kan lägga på att analysera och förstå vad vi behöver göra för att förbättra lönsamheten för hela verksamheten.

Ditt tips till andra företag som vill testa system som Blikk?

När man bestämmer sig för att använda ett system, oavsett om man väljer Blikk eller något annat, så konfigurera det rätt från början. Gör ett ordentligt förarbete och bestäm hur ni vill följa upp verksamheten och vilka resultat som ska mätas. Skapa möjligheten att följa upp på olika sätt. Uppföljning per projekt, kund och konsult kommer förstås per automatik i Blikk, men tänk även till exempel på vilka resultatenheter som ska mätas. En enkel modell för exempelvis ett företag med kontor i Stockholm och Göteborg är att antingen låta en konsult tillhöra Stockholmskontoret och rapportera alla timmar där, eller koppla varje projekt till ett visst kontor och låta alla rapporterade timmar i projektet tillfalla det kontoret.

Kommer ni utveckla er användning av Blikk framöver?

Ja säkert. Vi har bara använt det i ett halvår hittills så fokus är fortfarande på att förbättra de funktioner som vi använder. Man måste börja någonstans, köra ett tag och sen utveckla och korrigera.