Case

Hej Mikael! Berätta lite mer om Vallagruppen.

Vi startade redan 1983, men då jobbade vi mycket med support på affärssystem – hantering av data och den typen av arbetsuppgifter. Med åren har vi utvecklats till det vi är idag, nämligen att jobba med digital kommunikation, webbutveckling och online marketing.

Vilka problem hade ni innan ni körde igång med Blikk?

Främst att hitta ett fungerande projekthanteringssystem. Vi jobbar med webbutveckling och har tidigare designat vårt eget ärendehanteringssystem, men när vi slutade med det så började jag leta efter ett nytt system – men utan att något höll måttet. Och då har jag verkligen prövat det mesta som finns på marknaden kan man säga, allt från Orangescrum till Wrike och andra open source-lösningar. Vi behövde ett verktyg som tog oss från order och projektplanering till fakturering och projektuppföljning. Även faktorn med ett system där man kan registrera lönegrundande tidrapporter var av stor vikt.

Hur använder ni ert projekthanteringssystem nu?

Det kan till exempel vara en kund som kommer in och behöver en ny webblösning för sitt företag. I det uppdraget finns förstås många olika uppgifter som offert, teckna avtal (där vi nu använder Scrive kopplat till Blikk), skapa ett projekt, fördela arbetsuppgifter och fakturera. Att kunna göra allt i samma system sparar väldigt mycket tid och gör att inget hamnar mellan stolarna.

Berätta lite mer om hur ni arbetar med arbetsflöden, hur tar ni kunden från affärsmöjlighet till fakturering?

Vi använder hela kedjan i Blikks projekthantering, ända fram till tidrapportering och fakturering. Vi har en enkel säljtavla i Blikk, som egentligen bara är en liten översikt på aktuella säljmöjligheter och inte så mycket mer än så. Men så fort det kommer in ett uppdrag så startar vi en order för det och alla medarbetare tidrapporterar sitt arbete i systemet. Tidrapporteringen kommer till mig för godkännande och sedan kan arbetet faktureras genom att Blikk kopplas ihop med vårt ekonomisystem Fortnox. I arbetet i de olika projekten så fördelar vi också uppgifter mellan varandra i Blikk så att den som är bäst lämpad alltid får uppdraget.

Vi är bara sex personer, men har cirka 250 mer eller mindre aktiva kunder så vi sparar väldigt mycket tid genom att arbeta med effektiva arbetsflöden.

Vilka tycker ni är de största fördelarna med projekthanteringen i Blikk?

Det är hur vi fångar upp debiterbar tid. Våra kunder skickar ofta in mindre uppgifter som att publicera en artikel på en webbsida eller liknande, och då pratar vi om en arbetsinsats på kanske 30 minuter. Med så många kunder har vi otroligt många sådana små uppgifter och det är lätt att den typen av småjobb ”försvinner ut i etern” och inte debiteras. Nu när vi har ett bättre system på plats så har vi ökat debiteringsgraden med 20 procent – väldigt höga siffror!

För mig som vd är veckoregistreringen, där jag stämmer av veckovis hur projekten går, nyttig för att få en översikt. Vi märker även att vi har en mycket mindre ”backlog” på fakturor till kunder, det vill säga att vi får betydligt färre frågor om våra fakturor. Detta på grund av att varje medarbetare specificerar sina insatser som vi sedan visar på fakturan.

Hur använder ni integrationen med Fortnox och vad är bra med det?

Tidigare skickade alla medarbetare ett mejl med sina debiterbara timmar till ekonomiavdelningen, som i sin tur skapade fakturor i Fortnox. Nu gör vi det i ett flöde inifrån Blikk, så att medarbetarna skapar fakturorna istället. Vår ekonomiansvariga bedömer att tidsbesparingen för det är ungefär 8 timmar i månaden, alltså en hel arbetsdag som hon kan använda till annat.

Har du något tips på hur man får medarbetare att jobba med tidrapportering och projekthantering på ett effektivt sätt?

Ja, vi är jättenoga med att använda Blikk till allting. Ingen får börja arbeta med något förrän en order är uppsatt i systemet. En annan rutin är att arbetsuppgifter ska fördelas i Blikk, inte i Slack, via mejl eller vad man nu använder. Man kan istället skapa en länk till en specifik arbetsuppgift i Blikk som man kan hänvisa en person till om man chattar på Slack eller Microsoft Teams och liknande. När en uppgift tilldelas någon så taggar vi den eller de som ska utföra uppgiften. Han eller hon får då ett mejl på uppgiften, allt detta för att inget ska hamna mellan stolarna.