Spara tid och pengar med en digital lönehantering

Att administrera företagets löner kan vara både tids- och resurskrävande. Med dagens teknik har du däremot möjlighet att digitalisera lönehanteringen och på så sätt spara såväl tid som pengar. Här delar vi med oss av tips som hjälper dig att lyckas med digitaliseringen!

Goda anledningar att digitalisera lönehanteringen

Det finns många fördelar med att se över företagets processer och hantering av löner:

Ökad effektivitet

Genom att digitalisera lönehanteringen och automatisera delar av processen kan ditt företag minska den administrativa bördan och skapa värdefull tid som istället kan läggas på mer värdeskapande uppgifter.

Minskad risk för fel

Det är mycket att hålla reda på när man ska förbereda löneunderlag. Förutom arbetstimmar måste man nämligen ta hänsyn till bland annat utlägg, skatteavdrag och förmåner. Genom att använda ett digitalt system minskar risken för mänskliga fel.

Ökad säkerhet

När man hanterar känslig information som personuppgifter och lönedetaljer gäller det att göra det med största försiktighet. Med hjälp av ett digitalt system kan du vidta säkerhetsåtgärder som minskar risken för att obehöriga ska komma åt person- och löneuppgifter.

Bättre översikt och rapportering

Genom att digitalisera lönehanteringen kan du enkelt generera rapporter och analysera lönekostnader, personalstatistik och andra relevanta nyckeltal som kan vara värdefullt för beslutsfattandet och planeringen av resurser.

Tips för att lyckas med digitaliseringen

Här har vi samlat hjälpfulla tips som hjälper dig att digitalisera företagets lönehantering:

Utvärdera era befintliga processer

Det allra första du bör göra är att analysera och förstå era befintliga lönehanteringsprocesser. Identifiera vilka delar av processen som är pappersbaserade och kräver mycket manuell handpåläggning samt vilka områden ni kan underlätta med hjälp av digitalisering.

När du gör kartläggningen är det fördelaktigt att utvärdera lönehanteringen i sin helhet, från rapportering av tid, registrering av kvitton och andra lönegrundade uppgifter till attestering, sammanställning av löneunderlag och utbetalningar.

Implementera lämpliga system

Beroende på hur era förutsättningar och behov ser ut kan ni behöva implementera olika typer av system. Många företag kommer däremot långt med att skaffa ett system som underlättar tidrapporteringen och registreringen av kvitton samt ett lönesystem.

Med hjälp av Blikk kan du och dina medarbetare enkelt registrera tid mot projekt, arbetsordrar, aktiviteter och enskilda uppgifter. Ni kan även registrera kvitton, utlägg, resor och traktamenten direkt via dator och mobil.

Det lönegrundade uppgifterna attesteras snabbt och smidigt för att sedan sammanställas till kompletta löneunderlag som enkelt kan skickas över till marknadens ledande lönesystem som Fortnox Lön, Visma Lön, Visma Lön Smart, Crona Lön, Hogia Plus Lön m.fl.

För att underlätta lönehanteringen ytterligare har du möjlighet att bjuda in och samarbeta med din ekonomibyrå i Blikk. På så sätt kan din byrå granska kvitton, tidrapporter och övriga underlag samt exportera löneunderlag på egen hand. Samarbetet är dessutom kostnadsfritt för både dig och din byrå.

Utbilda och involvera personalen

I samband med att man implementerar nya system och förändrar sina arbetssätt, är det viktigt att utbilda och involvera de anställda. Säkerställ att alla dina medarbetare vet hur de registrerar tid, kvitton, resor och utlägg samt att de på ekonomiavdelningen vet hur uppgifterna attesteras och löneunderlagen förbereds.

Missa inte när vår implementationskonsult Maria delar med sig av sina bästa tips till dig som ska implementera Blikk.

Utvärdera och förbättra processerna

Sist men inte minst bör du löpande utvärdera de nya systemen och processerna. Ta feedback från användarna och följ upp eventuella problem eller förbättringsområden. Genom att vara proaktiv och kontinuerligt förbättra processerna kan du optimera lönehanteringen på ditt företag.

Underlätta vardagen med Blikk

Blikk är ett molnbaserat system som samlar ditt företags viktigaste funktioner i ett digitalt affärsflöde. Något som gör att ni sparar massor av tid och kan jobba mer sömlöst med bland annat tidrapportering, projektplanering, uppgiftshantering, kvittohantering, faktura– och löneunderlag samt resursplanering.