Slipp stressen vid arbetstoppar – med hjälp av digital resursplanering

När jobben hopar sig är det lätt att agera på autopilot och bara köra. Med en smart resursplanering kan ni undvika att belasta medarbetare för hårt. Företaget Structor använder Blikks resursplaneringsverktyg.
– Om en person är belagd 90 procent lyser det rött – en signal om att vi inte ska lägga på mer timmar. På så sätt minskar vi risken för stress, säger Martin Bengtsson, konstruktör.

En bra resursplanering hjälper företaget att skapa en lönsam organisation där alla har en rimlig arbetsbörda. Structor i Västerås jobbar med konstruktion inom byggteknik. Alla 25 anställda är ingenjörer och arbetar som konstruktörer.

– Vi säljer timmar – då är det lätt hänt att det blir toppar med hög arbetsbelastning. Tidigare var dessa toppar den vanligaste anledningen till problem med stress hos oss. Då jobbade vi inte så medvetet med resursplanering, berättar Martin Bengtsson.

Trött på resursplanering i Excel? Kom igång med Blikk Resursplanering – du får översikt direkt över beläggningen och dina anställdas tid.

Resursplanering ger tydlig överblick

Men sedan Structor började använda Blikk Resursplanering kan de undvika för tuff arbetsbelastning.

– Våra uppdragsledare, som är ansvariga för ekonomin i sina projekt, fyller i resursbehovet i Blikk inför varje projekt. Sedan ansvarar två personer för att fördela timmarna jämnt, det är enkelt att göra i verktygets tydliga vy. Vi har lagt in att det lyser rött när någon är uppbokad 90 procent – vilket blir en signal om att vi inte ska lägga på fler timmar. Vi har kommit fram till att 90 procent i praktiken innebär att man är fullbokad; de 10 procent som är kvar går åt till interna möten och annat.

Om en anställd har kapacitet kvar lyser det grönt.
– Det här innebär att vi kan fördela våra resurser på ett bra sätt, så att ingen blir överbelastad eller för den delen hamnar i ett tomrum med för lite att göra. Vi har också semestrar, annan ledighet och sjukfrånvaro i samma system vilket är väldigt smidigt. I översikten kan vi se all planerad ledighet och säkerställa att vi har bemanning. Anställda kan ansöka om ledighet i systemet, göra en sjukanmälan eller anmäla vård av barn.

Resursplanering – snabbaste vägen till ett lönsamt företag, läs mer här!

Ökad lönsamhet – en effekt av resursplanering

Den största fördelen är att företaget samlar resursplaneringen med tidrapporteringen och projektplaneringen i samma system i Blikk, tycker Martin Bengtsson.
– Det blir ett effektivt ekosystem med bra överblick och samsyn mellan delarna.

Uppdragsledarna delar in projekten i arbetsmoment samt gör en budget och fastställer resursbehovet för varje moment. Samtidigt rapporterar alla i projektet in sina jobbade timmar.

– På det sättet kan vi löpande se utfallet. Skenar timmarna iväg med sprucken budget för ett moment? Tidigt i projektet får vi en bild om det flyter på som planerat eller om vi måste justera något. När projektet är i mål kan vi jämföra vår kalkyl med det faktiska resultatet – och i förlängningen se till att ta rätt betalt för våra gjorda timmar. På sikt gör det oss mer lönsamma.

Molnbaserad resursplanering gör jobbet enklare

Med ett digitalt och modernt system som Blikk är det enkelt att komma igång med resursplaneringen. Verktyget är lika smidigt att använda oavsett om du sitter på kontoret eller jobbar hemifrån.

Som arbetsledare får du direkt överblick på beläggningsgrad, samtidigt som du kan se planeringen på individ-, projekt- eller ordernivå. Du kan även utgå från olika vyer där bland annat projekt, aktiviteter och medarbetare lätt paras ihop utifrån tillgänglighet och kompetens.

Du kan planera i verktyget samt välja aktivitet, antal timmar och lägga in förtydligande anteckningar som underlättar jobbet för medarbetarna. Det finna även möjlighet att planera in återkommande aktiviteter över en längre tid.

– Genom att jobba med resursplaneringen ökar också tydligheten internt. Alla medarbetare har tillgång till sin egen planering och kan se vad de är inplanerade på och när, säger Martin Bengtsson på Structor.

Läs mer: Nackdelar med projekt- och resursplanering i Excel