7 goda anledningar att digitalisera företagets kvittohantering

Trots att det finns många fördelar med en digital kvittohantering fortsätter många företag med ett manuellt arbetssätt, enligt en undersökning från Eurocard. Här är alla anledningar du behöver för att övertyga företagsledningen (eller dig själv) att digitalisera er hantering av kvitton!

1. Smidigare och säkrare arkivering

Eftersom kvitton är en del av ett företags räkenskapsinformation måste de enligt bokföringslagen sparas i sju år. Om kvittona fotas av och lagras digitalt behöver originalkvittona endast sparas i tre år, medan de digitala kopiorna ska sparas i ytterligare fyra år. Genom att digitalisera företagets kvitton blir således arkiveringen smidigare. Eftersom originalen inte riskerar att tappas bort eller förstöras blir arkiveringen dessutom säkrare.

Tänk däremot på att arkiveringsreglerna kan komma att ändras med tiden. Det gäller därför att kontrollera vad som gäller för närvarande.

2. Manuell hantering minskas

Att hantera papperskvitton kan vara både tids- och energikrävande. I många organisationer är de anställda tvungna att spara och lämna in kvitton till en administratör, som sedan ska sortera och attestera alla kvitton innan de scannas och skickas vidare till en redovisningsbyrå som sköter lön, fakturering och bokföring.

Med en kvittohanteringsapp som Blikk kan kvitton fotas av direkt när ett inköp har gjorts, oavsett om det ska ersättas på lönen eller faktureras vidare till kund. Det registrerade kvittot skickas sedan automatiskt till en attestansvarig för godkännande, vilket minskar den manuella hanteringen avsevärt.

3. Effektivare löneadministration

Som nämnts ovan krävs det vanligtvis en hel del manuell handpåläggning när utlägg ska ersättas vid löneutbetalningar. Genom att använda Blikk blir det inte enbart enklare att registrera och attestera kvitton. Det är även möjligt att bjuda in din ekonomibyrå via den kostnadsfria partnerportalen. Via portalen kan ekonomibyrån hämta ut kompletta löneunderlag som inkluderar såväl tidrapporter som utlägg.

4. Enklare bokföring

Köp som har gjorts med ett företagskort måste bokföras. Tack vare Blikks sömlösa integrationer med de vanligaste ekonomisystemen blir detta moment både snabbare och enklare. Genom att skapa ett verifikat i Blikk kommer det automatiskt att skapas ett verifikat för kvittot i ekonomisystemet.

5. Mindre risk för fel

Ju mer manuellt arbete som krävs, desto större är risken för fel. I detta fall kan det exempelvis resultera i att utlägg glöms bort att faktureras vidare till kund (minskade intäkter) eller att anställda inte får rätt betalt för privata utlägg. Med ett digitalt verktygen minskar risken för att dessa fel ska uppstå!

6. Bättre spårbarhet

Genom att samla företagets kvitton i ett digitalt register får ni bättre överblick och kan enkelt hitta äldre handlingar om det skulle behövas.

7. Få mer tid till viktigare uppgifter

Sammantaget medför den digitala kvittohanteringen att administrationen minskas. Något som i sin tur frigör mycket tid för alla anställda. Tid som istället kan läggas på andra uppgifter som är mer värdeskapande.

Underlätta kvittohanteringen med Blikk

Med Blikk slipper du alla kvittohögar och borttappade kvitton en gång för alla. Kvittona fotas enkelt av och skickas automatiskt vidare till den attestansvarige för vidare hantering. Med tilläggstjänsten kvittotolkningen kan den manuella hanteringen minskas ytterligare. Tolkningen fungerar i både desktop och mobilappen och läser in inköpsställe, datum, belopp och moms. Med tid lär sig kvittotolkaren att känna igen samt föreslår hur olika typer av kvitton ska konteras.