Så digitaliserad är redovisningsbranschen ”Byråerna som lyckas jobbar proaktivt och rådgivande”

I ett decennium har 2020 varit året dit de flesta framtidsspaningar pekar. Nu är vi där (och snart förbi), så hur har det gått för redovisningsbranschen? Vi tar pulsen på branschen med hjälp av några som lyckats – och tagit steget från redovisare till rådgivare.
– Vi är en one stop-shop för finansiella frågor med daglig kontakt med våra kunder, säger Daniel Linsten vars byrå JDG Revision nominerades till Årets Framtidsbyrå 2020

Är majoriteten av redovisningsbranschen digitaliserad eller står pärmarna kvar i bokhyllan? Erik Ekblad, digitaliseringskonsult på Fyrtech som hjälper företag med digital transformation, vill direkt korrigera den frågan.

Erik Ekblad, Fyrtech

-Ordet digitalisering används på många olika sätt. För oss på Fyrtech handlar digitalisering om att ta sig an uppgifter på ett helt nytt sätt med utgångspunkt i förändrade beteenden hos människor och nya digitala verktyg. Pärmarna står absolut kvar på hyllorna hos många företag, men det har egentligen inget med digitalisering att göra. Att till exempel bara scanna in alla dokument för att lagra digitalt är inte att digitalisera, säger Erik Ekblad.

Digitalisering är med andra ord inte bara en teknisk fråga, utan även (och kanske främst) en fråga om attityd, kunskap och arbetssätt.

Digitaliseringen i redovisningsbranschen – mycket jobb kvarstår

Så hur går det egentligen för redovisningsbranschen? Visst växer användandet av digitala verktyg stadigt, men inte så snabbt som det borde, tycker Daniel Linsten, grundare av JDG Revision som var en av tre nominerade till Årets framtidsbyrå 2020 av branschorganisationen FAR.

– Jag skulle säga att 80 procent inte är där de borde vara digitalt och det gäller både företag och redovisningsbyråer. Visst kan företag driva på genom att börja använda smarta digitala tjänster, men branschen måste leda utvecklingen, säger Daniel Linsten.

Coronapandemin har enligt många bedömare snabbspolat digitalisering 5-10 år framåt och lagstiftningen som rör finansiell rapportering går i samma digitala riktning. Ett exempel är att års- och koncernredovisningar för räkenskapsår som inleds 1 januari 2020 eller senare måste skapas i ett format som möjliggör enhetlig elektronisk rapportering. Ett annat är de förslag som presenteras i den gemensamma rapporten Blockkedjeinspirerade tekniklösningar för redovisning, revision och skatt från 2019 av bland andra FAR, Skatteverket, PwC och Deloitte. I rapporten ges konkreta förslag på digitala lösningar för bland annat kvittohantering, personalliggare och fullmakter. Där görs även bedömningen att digitaliseringen inom redovisning, revision och skatt kommer skapa samhällsnytta värd över 10 miljarder kronor per år i Sverige.

Rapporten sammanfattar utmaningen genom att konstatera:

”Att skapa förtroende för digitala processer, handlingar, identiteter m.m. hos alla inblandade parter. Vi vill öka effektiviteten, minska risker och försvåra medvetna och omedvetna fel hos företagen. Vi vill också göra detta utan att kompromissa med anonymitet.”

Och visst händer det mycket, utvecklingen sker över hela samhället och drar med sig branschen. Coronapandemin snabbspolade digitaliseringen när analoga processer och kommunikationssätt tvingades att ersättas av digitala lösningar. Men utvecklingen har förstås pågått under en längre tid och förändrat många branscher i grunden.

Med hjälp av Erik Ekblad, Daniel Linsten och andra smarta källor ger vi oss därför på att lista några av de större förändringarna.

Excelgurun snart överflödig

2016 bedömde 78 procent av finanschefer att Excel-kunskaper var den viktigaste färdigheten inom deras ekonomiteam, enligt en global undersökning av amerikanska Adaptive Insights. Två år senare var samma siffra nere på ynka 5 procent. Kunskap som premieras är istället förmåga att anpassa sig till ny teknik, kravställning, mätning och samarbete.

Graf från undesökningen CFO Indicator av Adaptive Insights

Långsam förändring med fortsatt repetitivt arbete

Enligt en undersökning av ansedda Institute of Management Accountants (IMA) spenderar en tredjedel av redovisningsteamen allt från 51 procent till 75 procent av sin tid på upprepade uppgifter med lågt värde. Det är just den typen av arbetsuppgifter som digitaliseringen hjälper oss att automatisera och därmed slippa göra. De personer och byråer som utnyttjar möjligheten till automatisering frigör stora mängder tid till annat mer kvalificerat arbete och får ett stort försprång till analoga konkurrenter i både prisnivå och resultat.

Daniel Linsten JGD Revision

Daniel Linsten och hans redovisningsbyrå JDG har bytt från betalning per timme till fasta priser i takt med en ökad automatisering och effektivitet i arbetet. Han uppskattar att 70-80 procent av arbetsuppgifterna i en redovisningsprocess kan automatiseras.

-In- och utbetalningar är enkelt förstås, det får nog klassas som en hygienfaktor. Själva bokföringen är lite lurigare på grund av alla regler som ROT/RUT-avdrag, moms osv. Men det mesta som rör betrodda leverantörer kan automatiseras, säger han.

Erik Ekblad är inne på samma spår men betonar vikten av att inte göra avkall på trygghet och kontroll.

-Egentligen kan man automatisera rätt nära 100 procent av arbetsuppgifterna, men det skulle jag aldrig råda någon att göra. För att kontrollera att allt går rätt till, som till exempel att upptäcka en felaktig faktura, krävs fortfarande manuell hantering, säger han.

Redovisningsbyrå 2.0 – från redovisare till rådgivare

De redovisningsbyråer som hittat rätt i digitaliseringen har ofta klättrat i värdekedjan från att jobba reaktivt och repetitivt till proaktivt och rådgivande. En titt på rollfördelningen hos de fyra största revisionsfirmorna (PwC, Ernst & Young, Deloitte och KPMG) bekräftar trenden. En genomgång gjord av tidningen The Economist visar att andelen konsulter blir fler jämfört med de som arbetar med revision. Utmärkande är även att kontakten med kunden allt mer sker på daglig- eller veckobasis, istället för månadsvis.

Daniel Linsten beskriver hur byråns roll förändrats:

-Vi jobbar väldigt integrerat med kunderna och det arbetet blir förstås mycket smidigare och mer effektivt för alla parter när vi får arbeta i samma verktyg. Vi kommer då långt från den klassiska redovisningsbyrån som du skickade en hög med kvitton till en gång i månaden och blir istället en ”one-stop-shop” för finansiella frågor med ofta daglig kontakt. Det blir ett roligare jobb tycker vi.

I rollen som rådgivare ingår även ett större fokus på kommunikation. Revisorer och redovisningskonsulter har länge utfört sitt arbete i det tysta utan att göra så mycket väsen av sig och utan omfattande krav på transparens i arbetsmetoder och process. Men som ett resultat av samhällets allt större krav på transparens, från styrelserum till produktionskedja, ökar inblicken och intresset i finansiella frågor. Och på det följer förstås fler frågor och synpunkter som måste besvaras.

Hos branschorganisationen FAR märker flera av lärarna en tydligt ökad efterfrågan på proaktiva och kommunikativa färdigheter. Det talas ofta om yrkesroller i förändring där kraven och förväntningarna ofta kommer direkt från företagens vd. De som arbetar med finansiella frågor ska förstå affären, ha en aktiv omvärldsbevakning och komma med förslag på förändringar i verksamheten.

Matti Skoog, professor vid Åbo Akademi, mäter delvis framgången hos en kommunicerande controller på hur mycket kommentarer, frågor och funderingar från verksamheten som kommer upp. En stor respons betyder att siffrorna är betydelsefulla för medarbetarna och verksamheten.

– Våga släppa taget om Excel och rapporteringstidpunkter. Ju mer du vet om verksamheten, desto bättre kan du anpassa utskick, möten och rapporter till mottagaren. Annars finns risken att du kommunicerar siffror som människor i verksamheten inte förstår och därmed naturligt bryr sig mindre om, säger han i ett av FAR:s nyhetsbrev.

Vill du höra mer om digitalisering och hur verktyg som Blikk Byrå kan hjälpa er som redovisningsbyrå?
Anmäl dig till vårt webbinarie ”Framtidsbyrån – är du redo att växla upp?” som hålls den 9 december. Vi går igenom de stora trenderna i redovisningsbranschen och ger en presentation av Blikk Byrå, inkl. en förhandvisning av kommande nyheter!

Blikk är ett svenskt företag som utvecklar molnbaserade lösningar som effektiviserar och minskar administrationen för över 1600 svenska företag. För dig som redovisningsbyrå har vi utvecklat Blikk Byrå specifikt för de behov som finns i redovisningsbranschen. Här kan du som byrå samla all tidrapportering, uppdragshantering och även samarbeta med dina kunder i ett och samma system.