5 tips för en smidigare dokumenthantering

Att hantera en stor mängd dokument kan lätt bli en administrativ mardröm. Med rätt verktyg kan du däremot slippa denna problematik. Här har vi samlat fem tips som hjälper dig att underlätta företagets dokumenthantering!

Vad menas med dokumenthantering?

Vare sig du driver en enskild firma eller ett större aktiebolag måste du hantera dokument. Det kan handla om allt ifrån offerter och fakturor till interna policys och rutiner. Dokumenthantering avser processen från det att dokumenten skapas till att de distribueras, arkiveras och eventuellt raderas.

Varför är dokumenthanteringen viktig?

Att ha koll på denna process är viktigt ur flera avseenden. Dels kan det förhindra att obehöriga personer får tillgång till avtal eller handlingar som de inte bör se. Det kan även förhindra att avtal glöms bort eller förnyas automatiskt, vilket i sin tur kan spara ditt företag pengar.

Hur får man koll på sina dokument?

Här har vi samlat en handfull tips som hjälper dig att hantera viktiga företagshandlingar på ett bättre sätt:

1. Gör en dokumenthanteringsplan

Det allra första du bör göra är att sätta upp rutiner för hur företagets dokument ska hanteras. Planen bör exempelvis besvara följande frågor:

• Hur ska dokumenten sparas – fysiskt, digitalt eller både och?
• Vilka personer ska ha tillgång till vilka dokument?
• Hur ska ni säkerställa att inga avtalsperioder glöms bort?

2. Använd ett digitalt verktyg

Att hålla koll på hundratals interna och externa dokument kan lätt bli en administrativ mardröm. Inte minst om det handlar om fysiska dokument som ska sorteras och sättas in i pärmar. Ett av de bästa sätten att få koll på dina handlingar är att använda ett digitalt avtals- och dokumenthanteringssystem som Blikk.

Med hjälp av Blikk har du möjlighet att samla företagets avtal och dokument i ett överskådligt register. När allt är samlat på ett och samma ställe blir det enkelt att överblicka och hitta åt såväl interna som externa handlingar genom att filtrera på exempelvis avtalstyp, ansvarig och motpart.

3. Sätt upp bevakningsdatum

En av de största utmaningarna är att hålla koll på när avtal är på väg att löpa ut. För att slippa denna problematik kan du lägga till avtalsperioder, bevakningsdatum och uppsägningsperioder på samtliga avtal som laddas upp i Blikk.

4. Arbeta med behörighetsstyrning

Alla medarbetare bör inte ha tillgång till samtliga företagsavtal och dokument. I Blikk har du därför möjlighet att jobba med behörighetsstyrning, så att endast rätt personer har tillgång till rätt handlingar.

5. Skicka ut dokument för e-signering

Att skicka ut fysiska dokument för signering är både tids- och energikrävande. Ett bättre alternativ är att skicka ut dina avtal och dokument för digital signering.

Dokument som laddas upp i Blikk kan enkelt skickas ut för e-signering. Ange vem eller vilka som ska signera handlingarna, i vilken ordning det ska se och vilken signeringsmetod som ska användas, exempelvis BankID eller Freja eID.

Upptäck fördelarna med Blikk

Med hjälp av Blikk kan du effektivisera och digitalisera företagets dokumenthantering på ett enkelt och kostnadseffektivt sätt. Spana in vår film eller boka en kostnadsfri demo för att lära dig mer om hur Blikk kan hjälpa just dig och ditt företag!