Fem steg mot en mjukare digital arbetsplats

Hur skapar man trivsel på distans? Vi är många som saknar småsnacket med kollegorna och de spontana idémötena. Webbyrån Comprend med kontor i både London och Stockholm har lyckats behålla arbetsglädjen för sina över 70 anställda.

Vem trodde att man skulle längta så mycket efter det vänliga gnabbet vid kaffeautomaten? Eller sakna de eviga debatterna om gårdagens fotbollsmatch, liksom diskussionerna kring hur bra eller dåligt det senaste avsnittet av ”Så mycket bättre” verkligen var?

Nu när pandemin tycks behålla sitt grepp över oss en lång tid in på nästa år, är det avgörande för alla företag att fortsätta att skapa en känsla av delaktighet och engagemang – trots hemmajobb. Andelen svenskar som arbetar hemma var i mitten av november lika stor som under coronautbrottets peak i maj visar statistik från Telia. Och även efter pandemins slut väntas hemmajobbandet fortsätta, en undersökning gjord i november 2020 av Sifo och Sigma IT visar att upp till 35 procent av svenskar nu säger sig tacka nej till ett jobb som inte tillåter distansarbete.

Men hur påverkar påtvingat hemmaarbete den psykiska hälsan? Att social isolering påverkar människans hälsa negativt är välkänt, det varnar till och med Folkhälsomyndigheten för på sin webbplats, bland annat i rapporten ”Påverkar covid-19-pandemin befolkningens psykiska hälsa?”.

Ensamhet skadar

Det finns massor av forskning som visar att människor som inte känner tillhörighet med andra löper större risk att bli förkylda, drabbas av depression, utveckla hjärt- och kärlsjukdomar, ja till och med lever kortare. Långtidsskadorna som ensamhet orsakar är desamma som av rökning och fetma, skriver till exempel tidskriften Scientific American. Människan är helt enkelt ett flockdjur som gillar att umgås.

För även om det finns fördelar med att jobba hemma, är den fysiska närvaron viktig för att bygga gemenskap och teamkänsla.

Skapa delaktighet

Så hur skapar man en positiv digital arbetskultur där medarbetarna känner sig sedda, delaktiga och inspirerade?  Webbyrån Comprend har jobbat mycket med sina mjuka värden genom att lansera olika lösningar på hur kollegor kan träffas och behålla arbetsglädjen på distans.

–  Vi har just tagit ett omtag i vad vi kan hitta på för olika aktiviteter, säger Helena Wennergren, Client Director och Head of Research på Comprend.

–  En enkät har gått ut för att få lite ny input på vad alla är intresserade av att göra, inklusive tankar kring hur vi kan ersätta den årliga julfesten.

Comprends fem aktiviteter som höjer arbetsglädjen!

1. En stående fikatid varje onsdag
De som vill och kan ansluter, ingen behöver meddela på förhand. Inofficiellt och trevligt. Det är bra att boka in en fast tidpunkt. Comprend avsätter en kvart ungefär.

2. Digitalt AW med quiz
När mycket av småpratet från den vanliga arbetsplatsen försvinner, är det angeläget att ta igen det sociala på andra sätt. Ett enkelt sätt är att boka in ett digitalt after work. I England älskar man sina pub-quiz, och självklart har London-kontoret fixat en digital variant.

3. Fotoutmaning
Bestäm ett fototema. Det kan vara ”något rött”, ”något som börjar på c som i Comprend”, ”stillhet” eller liknande. Tidsgränsen sätts till 30 minuter, och under tiden ska de som utmanats hunnit lägga upp sina foton i exempelvis en Slackkanal.

4. Spring tillsammans
Att aktivera sig fysiskt är viktigare än någonsin. Det blir både roligare och lättare om du vet att dina kollegor också hänger på. Comprend springer, går, simmar eller kör padel varje måndag – de ringer upp i ett Teams-möte, pratar lite kort och kör igång. Och det går ju fortfarande att göra en gemensam hälsoutmaning!

5. Nya mötesrutiner
Minst lika väsentligt som olika aktiviteter, är kontakten i det dagliga arbetet. Mötena har ändrat karaktär en del, och Comprend är noga med att ha check-ins och video så att alla känner att de är med. Varje månad hålls även ett välbesökt ”All hands”-möte digitalt, där de olika teamen berättar om vad de gör för kunderna just nu, och längre fram. Delaktighet är nyckeln och faktiskt även att få se alla sina kollegor, även om det är via en skärm.

Några tips från Comprend för att komma igång

• Uppmuntra initiativ. De bästa aktiviteterna är alltid de som kommer från den som är riktigt engagerad. Får hen med sig sina närmaste kollegor, går det snabbt att dra med sig fler.
• Var inkluderande – se till att det är öppet för alla att vara med. Att skapa delaktighet är en förutsättning för att bejaka team-känslan.
• Var flexibel och våga testa. Kanske blev inte just dagens aktivitet en succé, men det är ju enkelt att bjuda in till något nytt nästa vecka.