5 tips för att lyckas med den hybrida arbetsplatsen

Undersökningar visar att allt fler medarbetare värdesätter en hybrid arbetsplats? Men vad definierar egentligen en hybrid arbetsplats? Och hur gör man för att framgångsrikt implementera detta arbetssätt? Här reder vi ut alla frågetecken!

Vad är en hybrid arbetsplats?

Det som kännetecknar en hybrid arbetsplats är att de anställda har möjlighet att fördela sin arbetstid mellan kontoret och hemmet. Detta leder i sin tur till att kraven på såväl kontorsmiljön som arbetsmiljön i stort förändras.

För företag som anammar det hybrida arbetssättet kan det exempelvis handla om att minska ner på kontorsytan, slopa fasta arbetsplatser samt skapa en inspirerande miljö som stimulerar varierande arbetsuppgifter.

Framtidens arbetsplats är hybrid

Många företag har redan börjat anamma den hybrida arbetsmodellen. Mycket tyder också på att allt fler kommer att haka på trenden och låta sina medarbetare fördela tiden mellan hemmakontoret och arbetsplatsen.

I undersökningen Svenskarna och Internet 2021 uppgav exempelvis över 80 procent av de tillfrågade som jobbat hemifrån under coronapandemin att de ville fortsätta med detta framöver, om än inte i samma utsträckning. Liknande resultat förekommer även i andra undersökningar.

Kersti Bergström är vd för det snabbväxande affärssystemet Blikk. Hon är övertygad om att det hybrida arbetssättet kommer bli allt vanligare och ser samtidigt att det gynnar både arbetsgivare och anställda.

– Distansarbetet fungerade väldigt bra under pandemin och vi har nu flertalet medarbetare som delar sin tid mellan hemmet och kontoret. De som varvar hemarbete med kontorsarbete upplever bland annat att det är enklare att få ihop livspusslet, samtidigt som de kan arbeta mer effektivt, berättar Kersti Bergström.

Så skapar du en fungerade hybridarbetsplats

Att gå över till ett mer flexibelt arbetssätt kan många gånger vara lättare sagt än gjort. Här har vi samlat en handfull tips som hjälper dig att lyckas med denna övergång:

1. Sätt upp tydliga riktlinjer

En del företag ser inga problem med att låta sina medarbetare jobba på distans större delen av arbetsveckan, medan andra hellre vill att majoriteten av dagarna ska spenderas på kontoret och en till två dagar hemmavid.

Här finns det inga rätt eller fel. Det är helt enkelt upp till varje företag att fundera över vad som passar bäst för deras verksamhet. När du väl har kommit underfund med detta är det viktigt att informera alla om vad som gäller både på och utanför arbetsplatsen:

• När och var ska olika typer av arbete ske?
• Hur ska fördelningen mellan kontoret och arbetsplatsen se ut?
• Vilka tider förväntas anställda jobba när de är hemma? Gäller samma tider som på kontoret eller är det okej att börja dagen lite tidigare alternativt senare?
• Finns det några särskilda rutiner för medarbetare som ska jobba på distans? Ska de exempelvis meddela övriga medarbetare att de inte kommer vara på kontoret via mejl, Teams eller liknande?
• Är det okej att hålla videomöten i det öppna kontorslandskapet?

Missa inte vår tidigare artikel där vi reder ut vad distansarbete innebär för arbetsgivare.

2. Anpassa kontorsmiljön

I takt med att allt fler börjar dela sina dagar mellan hemmet och arbetsplatsen förändras också kraven på kontorsmiljön. Det kan därför vara nödvändigt att anpassa kontoret efter det nya flexibla arbetssättet. Vilka ändringar som behöver göras kan återigen variera mellan olika företag. Ett tips är däremot att fundera över följande saker:

• Behövs det fasta arbetsplatser eller kan dessa slopas?
• Finns det möjlighet att minska kontorsytan eller använda de tillgängliga ytorna på ett annat sätt?
• Behövs det fler mötesrum för att kunna hålla i digitala- eller hybrida möten utan att störa andra?
• Hur kan arbetsmiljön anpassas för att stödja varierande arbetsuppgifter?

3. Börja med digitala happenings

En av de stora utmaningarna med den hybrida arbetsplatsen är att bibehålla sammanhållningen och få samtliga medarbetare att känna sig delaktiga. För att komma underfund med denna problematik kan det vara fördelaktigt att schemalägga digitala kafferaster och happenings som after work.

Läs mer om hur webbyrån Comprend lyckats behålla arbetsglädjen för sina anställda på distans.

4. Använd rätt tekniska lösningar

Att hålla ihop teamet och driva projekt framåt kan vara utmanande när en del arbetar hemifrån och andra från kontoret. Det gäller därför att använda tekniska lösningar som underlättar samtliga aspekter av projektarbetet, från planering och genomförande till uppföljning.

Genom att använda ett affärssystem som Blikk har du exempelvis möjlighet att skapa överskådliga projekttavlor som underlättar kommunikationen och hjälper till att driva projekteten framåt. Den intuitiva tavlan kan förses med uppgifter, att göra-listor, taggar, start och slutdatum, kommentarer och annat som effektiviserar projektkommunikationen.

5. Prioritera IT-säkerheten

Under coronapandemin, när majoriteten av svenskarna arbetade hemifrån, upplevde 54 procent av svenska IT-ledare en ökning av cyberattacker enligt en undersökning från KPMG. Många experter är även överens om att denna typ av attacker kommer fortsätta öka i takt med att allt fler arbetar hemifrån, där cybersäkerheten vanligtvis är låg.

För att minska risken att utsättas för cyberattacker som påverkar den dagliga verksamheten är det således viktigt att prioritera IT-säkerheten. Några snabba, enkla och effektiva metoder som kan stärka ditt företags cybersäkerhet inkluderar:

• Aktivera två-/multifaktorsautentisering på samtliga tjänster som kräver inloggning
• Skaffa ett modernt klientskydd för samtliga enheter
• Installera ett antivirusskydd på samtliga enheter
• Använd molntjänster i största möjliga mån
• Undvik att klicka på suspekta länkar eller öppna filer från okända avsändare

Underlätta vardagen med Blikk

Blikk är ett molnbaserat system som samlar ditt företags viktigaste funktioner i ett och samma digitala affärsflöde. Något som gör att ni sparar massor av tid och kan jobba mer sömlöst med bland annat tidrapportering, projektplanering, uppgiftshantering, kvittohantering, faktura– och löneunderlag samt resursplanering.