5 tips för lyckade hybridmöten

I takt med att våra arbetsplatser förändrats och blivit mer flexibla har en ny mötesform vuxit fram – hybridmöten. Men vad innebär egentligen detta? Och hur blir dessa möten lyckade? Här reder vi ut alla frågetecken!

Vad är ett hybridmöte?

Med hybridmöten avses möten där deltagarna närvarar både fysiskt och digitalt. Med andra ord sitter några av deltagarna i ett fysiskt mötesrum medan andra ansluter sig till mötet via ljud- eller videosamtal på plattformar som Microsoft Teams, Google Meet eller Zoom.

Hybridmöten blir allt vanligare

Under de senaste åren har hybridmöten blivit allt vanligare, mycket på grund av den växande trenden med hybrida arbetsplatser och ökade användningen av digitala verktyg. I undersökningar uppger såväl anställda som chefer att de värdesätter möjligheten till distans- och hybridarbete, vilket med största sannolikhet innebär att hybridmöten kommer fortsätta växa i popularitet.

Läs mer: Trender som formar framtidens arbetssätt

Fördelar med hybridmöten

Hybridmöten kan gynna både arbetsgivare och anställda. Några av de främsta fördelarna med denna mötesform inkluderar:

• Större flexibilitet
• Ökad effektivitet
• Minskade kostnader

Större flexibilitet

Hybridmöten erbjuder en större flexibilitet på flera plan. Dels kan de som ska delta på mötet göra detta oavsett om de arbetar på annan ort, befinner sig på resande fot eller arbetar hemifrån. Likaså brukar det vara enklare att justera mötestiden om det skulle behövas.

Ökad effektivitet

Fysiska möten är oftast mer tidskrävande och ineffektiva än de hybrida. Först och främst kan restiden för vissa vara lång samtidigt som det tenderar att bli mycket småprat om allt ifrån väder till helgplaner vid fysiska sammankomster. Och visst kan detta vara både trevligt och värdefullt, men på sikt stjäl det mycket tid som istället kan läggas på mer värdeskapande uppgifter.

Läs mer: Så ökar du effektiviteten på jobbet

Minskade kostnader

Det är inte enbart restiden som kortas ned vid hybridmöten. Även kostnaderna brukar bli betydligt mindre, framförallt om man brukar resa långväga till sina möten eller hyra rum på mötes- och konferensanläggningar.

Så blir dina hybridmöten lyckade

Trots att denna mötesform erbjuder många fördelar kan det vara enklare sagt än gjort att hålla i hybridmöten. Här har vi samlat en handfull tips som hjälper dig att lyckas:

Använd rätt utrustning

Dåligt ljud eller bild kan förstöra vilket hybridmöte som helst. Det är därför viktigt att att använda rätt teknisk utrustning som högkvalitativa mikrofoner, högtalare och webbkameror, så att alla hörs och syns tydligt. Likaså bör alla säkerställa att de har en snabb och stabil internetuppkoppling för att undvika avbrott under mötet.

Psst… påminn alla att kontrollera sin utrustning innan mötet börjar och säkerställa att mikrofon, högtalare och webbkamera fungerar som de ska!

Sätt upp riktlinjer

Utöver att använda rätt utrustning är det viktigt att sätta upp riktlinjer för hur den ska användas samt hur alla ska förhålla sig under mötet. Det kan exempelvis handla om att alla deltagare som sitter på distans ska ha sin webbkamera på under hela mötet och att alla som inte pratar ska stänga av sin mikrofon.

Ha en tydlig agenda

Du, eller den som är värd för mötet, bör skapa en tydlig agenda över vad som ska diskuteras och vad som ska uppnås på mötet. Skicka ut agendan till samtliga deltagare innan mötet, så att alla är förberedda och vet vad som förväntas av dem.

Inkludera alla deltagare

En av de viktigaste faktorerna för att lyckas med hybridmöten är att alla deltagare känner sig involverade och kan delta i diskussionerna, oavsett om de deltar fysiskt eller digitalt.

Under hybridmöten tenderar nämligen deltagare som är på plats att föra samtalen och glömma bort de som sitter på distans. För att undvika detta kan du med fördel ge ordet till de som medverkar digitalt, exempelvis genom att säga ”vad tycker ni som är med digitalt” eller tilltala en specifik person.

Ett annat tips för att skapa inkludering är att använda digitala verktyg under mötet. Ska ni exempelvis rita eller sätta upp post-it lappar på en whiteboard under brainstormingen? Använd en onlinebaserad whiteboardapp!

Whiteboarden är bara ett exempel på digitala verktyg som kan främja samarbete och inkludering på dina hybridmöten.

Sammanfatta mötet

I slutet av mötet är det fördelaktigt att summera vad som har sagts och vilka beslut som har tagits. Om det är något som behöver göras efter mötet bör ansvaret fördelas till berörda personer tillsammans med en deadline.

Underlätta vardagen med Blikk

Om du är intresserad av att effektivisera fler aspekter av arbetslivet kan du med fördel ta hjälp av Blikk. Ett flexibelt system hjälper ditt företag att minska administrationen och skapa tid för det som ligger dig varmast om hjärtat. Boka en demo eller testa Blikk gratis för att upptäcka hur du kan skapa tid för mer värdeskapande uppgifter!