Kanban – projektmetoden som alla använder

Kanban är projektmetoden som får ordning på allt från komplex industriutveckling till snabba webbprojekt. Och bäst av allt: du har nästan säkert provat på den redan, utan att du tänkt på det.

 

En introduktion till kanbanmetoden

Är dina jobbprojekt en enda röra med ständigt nya påbörjade sysslor som aldrig avslutas? Då ska du nog ta en titt på kanbanmetoden. Rätt utförd får den dig att sluta hoppa från uppgift till uppgift och få koll på varför du aldrig kommer i mål.

Kanban är ett visuellt system för att hantera hur arbete utförs genom en process. Får ordet ”process” dig att rygga tillbaka och sluta läsa? Ge det en chans, alla mår bra av att få ordning på arbetsuppgifterna, och kanban är den kanske enklaste men samtidigt mest effektiva projektmodellen som du kan ta till.

Metoden skapades av ingenjören och affärsmannen Taiichi Ohno för Toyota i Japan. Den togs fram som ett enkelt planeringssystem vars mål var att styra och hantera arbete och lager i varje produktionssteg optimalt. Med kanban visualiseras både processen (arbetsflödet) och det faktiska arbetet som passerar genom den processen. Målet med kanban är att identifiera potentiella flaskhalsar i din process och effektivisera alla led.

 

Kanbans fyra principer– så går det till

Kanbanmetoden bygger på fyra viktiga principer:

 

1. Visualisera

För att röra ett projekt framåt behövs en överblick. På en fysisk tavla med postit-lappar eller en digital som Blikks uppgiftstavlor samlar du alla uppgifter som projektet kräver, ofta uppdelade på kategorierna Att göra, Gör och Gjort. Genom att synliggöra arbetsflödet på det sättet kan alla inblandade se vilka delar som behöver göras och fokusera på rätt saker. Visualiseringen gör också att teammedlemmar lätt kan hjälpa varandra och projektledaren kan identifiera flaskhalsar.

 

2. Begränsa pågående arbete

Att hoppa från uppgift till uppgift är bevisat ineffektivt, den mänskliga hjärnan är inte skapad för det helt enkelt. Du ser snabbt när du har för många uppgifter i kategorin ”Gör” och kan då flytta över några till ”Att göra”-kategorin för att fokusera på färre saker i taget. Ofta sätts en regel av projektledaren att det exempelvis bara får vara tre uppgifter i taget i varje kategori.

 

3. Fokusera på arbetsflödet

Utöver att begränsa pågående arbete läggs stort fokus i kanbanmetoden på själva processen. Var finns flaskhalsarna? Vem går sysslolös? När görs vad? Och så vidare.

 

4. Kontinuerlig förbättring

Kanban hjälper team att öka sin effektivitet genom att mäta flöde, kvalitet och ledtid. Tanken är att hela tiden utvärdera och göra små förbättringar, istället för att försöka hitta de stora revolutionerande ändringarna (det ena utesluter förstås inte det andra).

Känner du igen metoden? Idag arbetar de flesta företag på något sätt enligt kanbanprincipen, och många använder delar av den utan att tänka på det.

 

Smarta sätt att använda kanban

Användningen för kanbanmetodiken är i princip oändlig, här har vi har samlat någhra av de vanligast förekommande i Blikks uppgiftstavlor.

 

Contentkalender med kanban

Företag förväntas idag att publicera innehåll (”content”) i alla möjliga kanaler. Det är lätt att drunkna i allt som ska göras och då är risken att saker glöms bort, stannar i processen, eller att det jobbas dubbelt med samma sak. Joakim Arhammar har skrivit boken Content marketing för alla och arbetat enligt kanbanmetoden med företag i alla möjliga storlekar, från jättar som Scania och Skoda till småföretagare.

– Jag kom först i kontakt med kanban-metodiken i mitt arbete på Scania där hela organisationen, från fabriksarbetare till kommunikationsavdelningen, strukturerar planeringen på det sättet, oftast med fysiska whiteboards med magneter och post-it-lappar, säger Joakim Arhammar. De bästa digitala planeringsverktygen är också tydligt inspirerade av just tavlor och post-it-lappar där du enkelt kan flytta runt uppgifter, fortsätter han.

Här tipsar Joakim om vad en kanban för en contentkalender kan innehålla:

• Idé
• Påbörjat arbete
• Korrektur
• Redo för publicering
• Publicerat

 

Kanban för rekrytering

Vid rekrytering gäller det (förhoppningsvis) att ha koll på många människor, en process i olika faser och massor av information. Lägg upp processen enligt kanban så får du snabbt en överblick.

Exempel på i en kanbantavla för rekryteringsprocessen:

• Inkomna ansökningar
• Utvärderade ansökningar
• Inbjudna till intervju
• Vidare till andra intervju
• Kandidat(er) för jobbet
• Avslut/återkoppling

 

Kanban för säljavdelningen

Säljare jobbar alltid i processer från ”kalla samtal” till affär. Följaktligen funkar kanban utmärkt för att synka och effektivisera hela säljavdelningens arbete. De flesta säljsystem har den typen av processer inbyggda, men för den som inte har ett sådant på plats så fungerar fysiska eller digitala kanbantavlor lika bra.

Förslag på steg i säljprocessen:

• Kvalificering av lead
• Att kontakta
• Presentation /Demo bokad
• Utvärdering
• Förhandling
• Stäng affär

Tips! I Blikk kan du jobba med kanban för sälj, offerter, avtalshantering och e-signering.

 

Produktutveckling med kanban

Om du någon gång varit med om att utveckla en produkt så vet du att det inte är en linjär process, hur gärna du än vill. Det dyker upp många hinder på vägen, det är två steg fram och tre steg bak ibland. Men med en övergripande process håller du och teamet riktningen framåt så gott det går.

En kanbantavla för produktutveckling går ofta under namnet ”Product roadmap” och är ofta i grova drag strukturerad som nedan.

Exempel på steg i produktutvecklingen:

• Att göra nu
• Göras snart
• Framtid
• Önskelista

Utöver dessa tillkommer ofta även tavlor och kolumner för ”sprinter” som innebär att teamet under en begränsad tid lägger alla resurser på att slutföra ett gäng uppgifter. Läs mer om det i vår artikel om de vanligaste projektmetoderna under rubriken Scrum.

Läs mer om hur du kan jobba med sälj, projekthantering och tidrapportering i Blikk.