7 tips för en lyckad kvalitetssäkring av dina projekt

Allt fler företag upptäcker fördelarna med att arbeta projektbaserat. Att nå framgång i sina projekt kan däremot vara lättare sagt än gjort. Här berättar vi mer om hur kvalitetssäkring kan användas för att förutse och undvika några av de vanligaste fallgroparna, oavsett vilken projektmetod du föredrar.  

Vad menas med kvalitetssäkring?

Kvalitetssäkring innebär att man systematiskt dokumenterar och utvärderar sina projekt för att säkerställa att allt fortlöper enligt plan, från början till slut. Genom att göra detta kan man undvika vanliga fallgropar, dra nyttiga lärdomar inför framtida arbeten samt öka kvalitén i sina leveranser.

Så kvalitetssäkrar du dina projekt

Nedanför har vi sammanställt en handfull tips som hjälper dig som projektledare att lyckas med kvalitetssäkringen:

Gör en tydlig projektplan

Innan du påbörjar ett projekt är det viktigt att sammanställa en så kallad projektplan, vilket är precis vad det låter som: en plan för ditt projekt. I planen återfinns viktig information som tidsåtgång, uppgiftsfördelningen samt arbetsflöden som för arbetet framåt. Projektplanen är också essentiell för att löpande kunna kvalitetssäkra arbetets olika områden och faser.

Läs mer: Uppnå dina mål med enkel projektplanering

Välj en lämplig projektmetod

Beroende på vilka förutsättningar och målsättningar som finns i ett projekt, kan det vara nödvändigt att tillämpa olika metoder. Det gäller därför att du väljer den metod som bäst hjälper dig att uppnå målen.

Läs mer: Projektmetoder som ger resultat – vilken väljer du?

Bestäm vilka aspekter och nyckeltal som är relevanta att utvärdera

Kvalitetssäkringen belyser bland annat områden som är överordnade budget, funktion och tid. I och med att projektarbetet kan skilja sig mellan olika branscher gäller det däremot att du beslutar vilka aspekter och nyckeltal som är mest relevanta att utvärdera för att lyckas med kvalitetssäkringen av just dina arbeten.

Med Blikks analysverktyg och rapporter får du full överblick av din verksamhet. Du kan bland annat följa upp, utvärdera och analysera projekt kostnader, intäkter, kunder och rapporterad tid.

Läs mer: Tips för en lyckad riskhantering i dina projekt

Involvera andra nyckelpersoner i kvalitetssäkringsarbetet

Även om man som projektledare har ett övergripande ansvar för kvalitetssäkringen, kan det vara fördelaktigt att involvera andra nyckelpersoner från projektet. Genom att samla dem och diskutera frågeställningar som rör arbetets styrning, har du som ledare möjlighet att få viktiga insikter som hjälper dig att ta mer välgrundade beslut, samtidigt som de andra nyckelpersonerna kan få en större förståelse för varandras ansvarsområden och uppgifter.

Kommunicera till alla inblandade

Ett vanligt återkommande problem är att det saknas kommunikation mellan projektledare, nyckelpersoner och övriga inblandade. Något som får en negativ inverkan på hela arbetet. Genom att istället kommunicera de brister och framgångar som kvalitetssäkringsarbetet visar, har du möjlighet att öka förståelsen för vissa beslut samt stärka teamkänslan. Om alla inblandade vet vad som gått fel i ett projekt – och varför – ökar också chansen för att de ska arbeta proaktivt istället för reaktivt i framtiden!

Läs mer: Så blir du en mer digital projektledare

Gör en slutrapport

Efter att ett projekt avslutats är det viktigt att göra en slutrapport där du sammanfattar all viktig historik och alla lärdomar från resans gång, inklusive det som framkommit av kvalitetssäkringsarbetet, då det kan användas som beslutsunderlag i framtiden.

Var konsekvent

Att lyckas med kvalitetssäkringen kan till en början vara utmanande. Det gäller därför att du arbetar konsekvent och strukturerat med detta område, i samtliga projekt. Övning ger som bekant färdighet!

Positiva följdeffekter

Genom att arbeta kontinuerligt och systematiskt med kvalitetssäkring kan ditt företag dra nytta av många fördelar:

• Det kan leda till en ökad förståelse och acceptans mellan olika avdelningar och nyckelpersoner
• Det kan ge upphov till nya frågeställningar och idéer som kan användas för att vidareutveckla verksamheten
• Det kan smitta av sig till samtliga anställda inom företaget, vilket i sin tur leder till att de vardagliga rutinerna förbättras

Förbättra projektarbetet med Blikk

Med Blikks projektverktyg får du full kontroll över företagets projekt. Du kan enkelt skapa överskådliga tavlor, listor och uppgifter som gör det enkelt att föra projektet framåt samt följa hur arbetet går enligt den uppsatta tidsplanen. När ett projekt är avslutat finns möjligheten att skapa rapporter som sammanfattar all viktig historik som behövs för att kunna göra en utförlig utvärdering.

Projektekonomi-funktionen gör det dessutom möjligt att jobba med budgetering. Efter utfört arbete kan du följa upp utfallet och göra olika jämförelser mellan budget, utfall och det bokförda värdet.