5 tips för att minska betalningstiderna och öka lönsamheten

Många av Sveriges små och medelstora företag upplever att deras tillväxt hämmas till följd av långa betalningstider. Här delar vi med oss av fem tips som hjälper dig att minska betalningstiderna och öka lönsamheten!

Långa betalningstider orsakar problem

Företag som säljer varor och tjänster till andra företag tillämpar oftast krediter, vilket innebär att betalningen sker i efterhand, baserat på en betalningstid som parterna kommer överens om. Krediter är på många sätt betydelsefulla i näringslivet, då de förenklar betalningsadministrationen, skapar en mer effektiv handel och gör det möjligt för företag att förutse framtida kassaflöden.

Det finns däremot situationer där krediter kan påverka en av de inblandade parterna, leverantören, på ett negativt sätt. Som köpare har man nämligen möjlighet att kräva längre betalningstider till följd av förhandlingar. Detta skapar en obalans i förhandlingsstyrkan och medför oftast att leverantörerna accepterar längre betalningstider än vad likviditeten tillåter.

Skulle det dessutom vara så att betalningen sker efter den avtalade betalningsdagen, vilket den många gånger gör, blir följderna än värre för leverantörerna, som tvingas dras med en försämrad likviditet samt försämrade möjligheter att utveckla sin verksamhet.

Rapporter tyder på att utvecklingen går åt fel håll

Det finns flera aktörer som har kartlagt betalningstiderna inom det svenska näringslivet. De är alla rådande överens om att utvecklingen går åt fel håll, med ständigt ökande betalningstider.

En av dem som följt utvecklingen av betalningstiderna, inte enbart i Sverige utan i flera europeiska länder, är kredithanteringstjänstföretaget Intrum. De genomför och publicerar årligen den internationella undersökningen European Payment Report.

Enligt Intrums rapport från 2019 var den genomsnittliga avtalade betalningstiden mellan företag i Sverige 29 dagar, medan den faktiska betalningen i genomsnitt skedde efter 33 dagar. Efterföljande år hade den genomsnittliga betalningstiden ökat till 48 dagar, medan den faktiska betalningen i genomsnitt skedde efter 66 dagar.

Lag föreslås för att korta betalningstiderna i Sverige

Problemet med långa betalningstider inom näringslivet har även nått den svenska regeringen, som i en lagrådsremiss föreslår att större företag som har fler än 250 anställda ska omfattas av en rapporteringsskyldighet gällande betalningstider.

I lagrådsremissen föreslår regeringen att svenska företag som har fler än 250 anställda årligen ska rapportera uppgifter om betalningstider vid köp av varor och tjänster från företag som har färre än 250 anställda.

Lagen föreslås träda i kraft den 1 mars 2022. Rapportering ska ske till Bolagsverket första gången senast den 30 september 2023 och omfatta perioden den 1 juli 2022 till den 30 juni 2023.

Så kan du minska betalningstiderna

Nedanför hittar du en handfull tips som kan hjälpa ditt företag att minska betalningstiderna, öka lönsamheten samt accelerera tillväxten:

1. Se över dina betalningsvillkor

Ett vanligt misstag som många företag gör är att erbjuda sina kunder alldeles för generösa betalningsvillkor. Du har ingen skyldighet att erbjuda 30 dagars betalningsvillkor, vilket många verkar tro. För att få in pengarna snabbare och förbättra företagets kassaflöde, kan det därför vara en god idé att se över dina betalningsvillkor. Kolla om du har möjlighet att sänka dem till 10, 15 eller 20 dagar.

2. Fakturera direkt efter utfört arbete eller levererad produkt

Ett annat vanligt misstag som många företag gör är att vänta alldeles för länge med faktureringen. De flesta företag samlar ihop sina fakturor och fakturerar en eller ett fåtal gånger per månad. Något som dels leder till längre betalningstider, samtidigt som det ökar risken för att man ska glömma bort att ta betalt för delar av sitt arbete.

För att slippa denna problematik kan det vara en god idé att skicka ut fakturan direkt efter att du har utfört ett arbete eller levererat en produkt. Hellre ofta och få fakturor åt gången än tvärtom!

3. Skicka e-fakturor

I och med att det tar ett par arbetsdagar för pappersfakturor att levereras till kunden via post, riskerar betalningstiden att bli längre än nödvändig. Skulle det dessutom visa sig att fakturan innehåller felaktiga uppgifter som gör att du behöver skicka ut en ny, tar det ännu längre tid innan du får in betalningen.

Ett bättre alternativ är att skicka ut digitala fakturor, så kallade e-fakturor, som kommer fram till kunden omedelbart. Likaså underlättar det vid dem tillfällena som du behöver skicka ut en ny faktura.

> Att tänka på när du ska fakturera själv

4. Använd ett digitalt system för att hålla koll på dina fakturor

Med Blikk får du en bättre överblick av dina upparbetade timmar, material, maskintimmar och priser. Du skapar enkelt fakturaunderlag som sedan skickas vidare till ditt ekonomisystem. Det enda du behöver göra där är att bokföra och skicka till kund – minimalt med insats, mer tid över till annat!

5. Se till att ha en tydlig kravrutin

Sist men inte minst kan det vara en god idé att ha en tydlig kravrutin, så att du vet hur du ska agera i de fall där du inte får betalt i tid. En rutin skulle exempelvis kunna innefatta dessa steg:

• Skicka en betalningspåminnelse inom sju dagar från förfallodatum
• Skicka ett inkassokrav direkt efter förfallodatumet på betalningspåminnelsen har passerat
• Ansök om ett betalningsföreläggande via Kronofogden

Underlätta faktureringen med Blikk

Med Blikks system blir det enkelt att ta fram ett korrekt fakturaunderlag. Du slipper leta bland olika system och pärmar för att hitta tidslappar, kvitton, material, maskintimmar och priser, vilket i sin tur leder till att du inte missar några timmar, kostnader eller påslag på dina fakturor.

En annan stor fördel med är att du tydligt ser vad som är upparbetat och redo för fakturering genom att filtrera på datum eller projektledare. Kopplar du programmet till ditt ekonomisystem kan du dessutom fakturera med några få klick!