Så blir du bättre på att prioritera dina arbetsuppgifter

Du har troligtvis varit där – arbetsuppgifterna hopar sig och det känns som att tiden inte räcker till. Som en följd av detta gör sig stressen påmind och du får mindre och mindre gjort. För att slippa denna problematik gäller det att prioritera dina uppgifter på ett bättre sätt. Här är tipsen som hjälper dig att lyckas!

Gör bättre prioriteringar med dessa tips

Prioritering är en av de viktigaste aspekterna för att finna ro i vardagen och säkerställa att dina uppgifter blir klara i rätt tid. Nedanför hittar du ett tiotal tips som hjälper dig att bli bättre på att prioritera i arbetslivet:

1. Använd dig av Kanban-metoden

Kanban är en projektmetod som får ordning på allt från komplex industriutveckling till snabba webbprojekt. Metoden bygger på fyra viktiga principer:

• • Visualisera – Genom att synliggöra arbetsflödet, antingen på en fysisk tavla med postit-lappar eller en digital uppgiftstavla, kan alla inblandade se vilka delar som behöver göras och fokusera på rätt saker. Visualiseringen gör också att teammedlemmar lätt kan hjälpa varandra och projektledaren kan identifiera flaskhalsar.
• • Begränsa pågående arbete – Att hoppa från uppgift till uppgift är bevisat ineffektivt, den mänskliga hjärnan är inte skapad för det helt enkelt. Efter att du har visualiserat arbetsflödet blir det enklare att begränsa det pågående arbetet och prioritera på de viktigaste uppgifterna när du märker att det blir för mycket.
• • Fokusera på arbetsflödet – Utöver att begränsa pågående arbete läggs stort fokus i kanbanmetoden på själva processen. Var finns flaskhalsarna?
• • Kontinuerlig förbättring – Tanken är att hela tiden utvärdera och göra små förbättringar, istället för att försöka hitta de stora revolutionerande ändringarna.

Läs mer om Kanban-metoden och dess fördelar.

2. Visualisera dina arbetsuppgifter med uppgiftstavlor

För att lyckas med visualiseringen rekommenderar vi dig att använda Blikks digitala uppgiftstavlor som hjälper dig att få en fullständig och tydlig överblick av egna, delegerade, avslutade och försenade uppgifter. Alla samlade på ett och samma ställe.

Du kan enkelt anpassa uppgiftstavlorna efter dina behov och din arbetsprocess. Här kan du se ett exempel på hur tavlan har använts för att göra en contentkalender:

Arbetar du i flera parallella projekt kan det finnas uppgifter som är kopplade till många olika uppgiftstavlor. För att få en tydlig överblick av samtliga uppgifter navigerar du till Mina uppgifter:

Via vår mobilapp kan du också få en tydlig överblick av dina uppgifter och status på dessa. Du kan exempelvis se vilka uppgifter som är försenade, närmar sig slutdatum, pågående, kommande, ej datumsatta respektive klarmarkerade:

3. Använd etiketter och slutdatum

I Blikks uppgiftstavlor har du även möjlighet att arbeta med etiketter och slutdatum på uppgiftskorten. På så sätt blir det enkelt att se vilka arbetsuppgifter som ska vara klara när och markera vilka uppgifter som bör prioriteras.

4. Våga säga nej till nya arbetsuppgifter

Trots att du anammar ovanstående tips kan det såklart bli så att uppgifterna hopar sig. För att bibehålla fokus och säkerställa att du hinner slutföra dina påbörjade och planerade uppgifter, gäller det att våga säga nej till nya arbetsuppgifter, trots att det kan vara svårt!

5. Ha en god kommunikation med din chef

Om du hamnar i en situation där du känner att det är svårt att hinna med dina arbetsuppgifter, är det viktigt att ha en god kommunikation med din chef. Förklara vilka arbeten du påbörjat och vad du har planerat, visa upp din uppgiftstavla om det behövs. Kommunicera också när uppgifterna förväntas bli klara, när du kan ta tag i nya uppgifter och hur du kan behöva ändra i prioriteringslistan om du ska ta på dig nya arbeten.

Fler tips för bättre prioriteringar i vardagen

Genom att anamma ovanstående tips kan du få en mer strukturerad och rogivande vardag, där alla uppgifter blir färdiga i rätt tid. För att bibehålla och vidareutveckla denna struktur, kan du med fördel tänka på att:

• Undvika distraktioner – Under en arbetsdag finns det många distraktioner som riskerar att stjäla både tid och energi från dina uppgifter. Det är därför av största vikt att du försöker undvika dessa distraktioner och skapar bästa möjliga förutsättningar för fokuserat arbete.

• Var realistisk – Ibland kan det vara svårt att uppskatta hur lång tid det tar att slutföra en arbetsuppgift. För att du ska kunna upprätthålla tidsplanen i priolistan gäller det däremot att försöka vara så realistisk som möjligt när det kommer till tidsåtgången.

• Tillåt dig själv att vara flexibel – Trots att du gjort en prioriteringslista och bör undvika att göra ändringar i den, är det nödvändigt att vara flexibel. Uppkommer det brådskande uppgifter måste dessa kunna hamna högst upp på listan. Noterar du däremot att denna typ av arbetsuppgifter uppkommer alldeles för ofta, exempelvis till den grad att du ständigt behöver skjuta på deadlines för andra viktiga uppgifter, är det av största vikt att du tar adekvata åtgärder. Det kan bland annat handla om att delegera mindre prioriterade uppgifter till andra medarbetare.

• Ta hänsyn till dina långsiktiga mål – Inom arbetslivet är det viktigt att ha långsiktiga mål för vad du vill uppnå i framtiden. Dessa mål bör du även ta hänsyn till när du prioriterar bland dina arbetsuppgifter. Prioritera sådant som hjälper dig att uppnå dina långsiktiga mål!

• Avsätt tid för reflektion och utvärdering – Hur upplever du att det har gått? Har du lyckats prioritera de viktigaste uppgifterna och minskat stressen? Se till att avsätta tid för reflektion och utvärdering minst en gång i månaden.

Positiva följdeffekter av bättre prioriteringar

Genom att prioritera smartare kan du bland att:

• Få en jämnare arbetsbelastning
• Minska stressen
• Få en större ro i vardagen
• Säkerställa att arbetsuppgifter blir färdiga i rätt tid
• Frigöra tid för uppgifter som annars glöms bort eller inte hinns med

Underlätta vardagen med Blikk

Med Blikks uppgiftstavlor får du full koll på vad som behöver göras när. Det blir dessutom enkelt att prioritera bland arbetsuppgifterna samt hålla koll på timmarna genom estimat och nedlagd tid, för att bara nämna några av fördelarna!