Projektmetoder som ger resultat – vilken väljer du?

Bra projektledning gör skillnad, det vet alla som någon gång arbetat i ett projekt utan riktning. Men effektiva arbetssätt och väl beprövade projektmetoder kan ge alla projekt en skjuts framåt. Vilken är din favorit?

Det finns otaliga metoder att använda sig av. Vilken du väljer att arbeta efter beror på dina egna och ditt teams preferenser, samt vad som ska uppnås. Här har vi samlat några av de populäraste metoderna.

 

Vad är en projektmetod?

En projektmetodik kan definieras som ”ett system med metoder, tekniker, förfaranden och regler som används av dem som arbetar inom en disciplin”.

Gemensamt för de mest använda metoderna är att de är baserade på många års erfarenheter och tester. Grunderna lär du dig snabbt, men därefter finns det mängder av utbildningar och certifieringar för att utvecklas vidare. Flera av de mest använda metoderna är så välanvända och etablerade att många helt enkelt betraktar dem som ”vanlig projektledning”.

Om du tror att du inte kan något om projektmetodik så har du därför troligen fel, du har bara inte tänkt på det!

 

Varför bör man arbeta med en metod?

Det finns många goda anledningar att använda sig av standardiserad metodik vid projektarbete. En av de stora fördelarna är att projektledaren får tillgång till modeller och verktyg som ger en tydlig struktur för hur arbetet ska drivas framåt, från planering och budgetering till uppföljning. Det ger även samtliga inblandade ett gemensamt arbetssätt, vilket bland annat underlättar kommunikationen och effektiviserar det dagliga arbetet. Något som i sin tur skapar bästa möjliga förutsättningar för ett lyckat slutresultat, oavsett målsättning.

Läs mer: Uppnå dina mål med enkel projektplanering

 

Vi listar nio olika projektmetoder

Så vilka metoder finns det att välja på? Hur många som helst, som vi tidigare konstaterat. Men det finns några som lyckats bevisa sig vara lite bättre än de andra, några med anor från 1900-talets början. Här listar vi några av de mest populära metoderna samt några för- och nackdelar med dem:

• Agil projektledning
• Scrum
• Kanban
• Lean
• Vattenfall
• Six Sigma (Sex Sigma)
• PMI / PMBOK
• PRINCE2
• Praktisk projektstyrning (PPS)

 

Agil projektledning

Den kanske mest berömda och på senare år uppmärksammade projektmetoden. Den ligger även till grund för många andra populära metoder, bland dem några som är med i denna guide. När du jobbar agilt så har du stora möjligheter att improvisera och anpassa arbetet efter nya förutsättningar, men utan att förlora strukturen och planen framåt i arbetet. Ordet ”agil” kommer från engelskans ”agile” som betyder smidig, vig eller lättrörlig – precis som ett bra projekt ska kännas!

Den agila modellen skapades ursprungligen för utvecklare av mjukvara och handlar i grunden om att dela upp ett projekt i flera delmoment, istället för en stor slutleverans. Målet är att arbeta snabbt och flexibelt genom att hela tiden testa sig fram och tillsammans i teamet skapa både problemformuleringar och lösningar.

I ett agilt projekt arbetar självorganiserande och tvärfunktionella team, helst tillsammans med den beställande kunden.

Bäst lämpad för: Projekt som kräver flexibilitet och har en komplexitet eller osäkerhet. Till exempel en produkt eller tjänst som påverkas av många externa faktorer.
Typisk fras: ”Vi måste iterera den agila processen”

Läs mer: Så blir dina agila projekt framgångsrika

 

Scrum

Scrum är en utvecklad variant av det agila arbetssättet. Målet är att utveckla, leverera och upprätthålla komplexa produkter genom samarbete, ansvarsskyldighet och iterativa framsteg. Det som skiljer Scrum från andra variationer av agil projektledning är de tydliga delarna som ingår: roller, händelser och artefakter.

Rollerna består av en Produktägare som ansvarar för resultatet av projektet, en Scrum Master som mest liknar en projektledare och Teamet som är de huvudsakliga utförarna av arbetet. Arbetet sker i form av olika händelser där de viktigaste delarna är det dagliga Scrummötet som hålls 15 minuter varje dag och Sprinter som är kortare delprojekt där teamet under en begränsad tid jobbar intensivt för att färdigställa något. Artefakter är den tredje delen i Scrummodellen och består, enkelt uttryckt, av olika sätt att hålla koll på projektets framgång.

Bäst lämpad för: Projekt som består av team på mindre än sju personer som behöver en flexibel strategi för att leverera en produkt eller tjänst.
Typisk fras: ”Vad gjorde du igår för att driva projektet framåt, vad ska du göra idag och vilka hinder ser du för att lyckas med ditt arbete?”

Läs mer: Så blir du en mer digital projektledare

 

Kanban 

Även Kanban är baserat på den agila metoden. Konceptet utvecklades redan på 1940-talet av Toyota för att effektivisera produktionen. I Sverige har, bland många andra, Scania tagit metoden till sig och arbetar med Kanban i hela företaget – från produktionen till kommunikationsavdelningen. Det som utmärker Kanban är att metoden är mycket visuell där arbetsflöden och processer ska synas och vara tillgängliga för alla. Genom att ha ofta återkommande korta utvärderingsmöten (ibland så ofta som en gång i timmen) ser man till att processen rör sig framåt och att undvika eventuella flaskhalsar.

Bäst lämpad för: Precis som Scrum så passar Kanban för projekt med mindre team som behöver en flexibel strategi för att leverera en produkt eller tjänst.
Typisk fras: ”Samling vid Kanban-tavlan om 5 minuter.”

 

Lean

Lean har mycket gemensamt med Kanban och agila projektmodeller, men har några specifika saker som utmärker modellen mot de andra. Syftet med Lean är att skapa mer värde genom att använda färre resurser. Fokuset ligger på att identifiera slöseri av resurser och åtgärda problem snabbt. De tre olika typerna av slöseri kallas för muda, mura och muri, även känt som 3Ms. Några exempel på slöseri av resurser är överproduktion, väntan, reparationer, överarbete, outnyttjad kreativitet hos medarbetarna och onödiga transporter.

Bäst lämpad för: Lean-metoder är idealisk för alla företag eller organisationer som inte letar efter en process som sådan, men är intresserade av att förändra hur de bedriver verksamheten.
Typisk fras: ”Kontinuerlig förbättring är bättre än försenad perfektion”

 

Vattenfall

I den så kallade Vattenfall-metoden rör sig förbättringar linjärt framåt i en riktning, ungefär som ett vattenfall. Ursprunget kommer från den tidiga industrin där det var mycket kostsamt att ändra på saker i början av tillverkningsprocessen, vilket innebar att det inte fanns någon anledning att stanna upp processer när de väl satt igång. Full fart framåt med andra ord.

I Vattenfalls-modellen är dokumentation mycket viktigt. Tanken är att överlämningar mellan olika personer och avdelningar ska kunna ske sömlöst genom tydliga nedskrivna instruktioner.

Bäst lämpad för: Större projekt som kräver strikta deadlines och tydligt mallade steg, eller projekt som utförts många gånger på samma sätt och där incitament till förbättringar i processen saknas.
Typisk fras: ”Läs in dig på underlaget och sätt igång”

 

Six Sigma (Sex Sigma)

Six Sigma introducerades först av ingenjörer på Motorola 1986. Den syftar, precis som Lean, till att förbättra kvaliteten genom att minska antalet fel i en process. Det görs genom att identifiera vad som inte fungerar och sedan ta bort det från processen. I Six Sigma går man ännu mer på djupet för att hitta felen och arbetar med mer avancerade metoder och mer datadrivet.

Det optimala resultatet är när processen fungerar så bra att man slipper kvalitetsgranska den tillverkade produkten eller tjänsten innan den levereras till kund. Matematiskt sett så uppnås den nivån när färre än 3,4 fel sker på 1 miljon möjligheter.

Bäst lämpad för: Större företag och organisationer som vill förbättra kvaliteten och effektiviteten genom en datadriven metod.

 

PMI / PMBOK

PMI står för Project Management Institute som är en ideell medlemsförening, projektledningscertifiering och branschorganisation för projektledare. PMI har tagit fram PMBOK (Project Management Body of Knowledge) och är en uppsättning standardterminologier och riktlinjer för projektledning.

Enligt PMBOK finns fem delar av ett projekt:

1. Initiera:  Definiera starten för ett nytt projekt eller en ny fas av ett befintligt projekt. Läs mer om den delen i vår snabbguide för projektstart.
2. Planering: Projektets omfattning, mål och hur målen ska uppnås.
3. Utförande: Hur arbete som definieras i projektledningsplanen ska utföras.
4. Övervakning och kontroll: När du behöver spåra, granska och utveckla framstegen i projektet.
5. Stängning: Avsluta alla aktiviteter i alla processgrupper för att formellt stänga projektet.

Bäst lämpad för: Eftersom det mer är en referensguide än en faktisk projektledningsmetodik, kan du inte implementera PMI / PMBOK i ett projekt. Men du kan använda dig av kunskapen som bas för vilken modell du väljer.

 

PRINCE2

Projects In Controlled Environment är en projektledningsstandard som utvecklades i Storbritannien under 1980-talet. Denna standard har sedermera inspirerat den projektmetod som idag är känd över hela världen som PRINCE2.

PRINCE2 är en flexibel metod som kan användas i alla typer av projekt, oavsett omfattning, bransch och organisationsstruktur. Det övergripande syftet med metoden är att beskriva hur ett projekt genomförs på ett kontrollerat och affärsinriktat sätt, från början till slut.

Metoden bygger på fyra beståndsdelar:

• Principer
• Processer
• Teman
• Roller och ansvar

Principer

Alla projekt som ska genomföras enligt PRINCE2 utgår från principer, vilka alltid är universella, självvaliderande och stärkande. Principerna innebär i korta drag att ett PRINCE2-projekt ska vara:

• Affärsmässigt förankrat
• Inkludera personer med tydligt definierade roller och ansvarsområden, som lär av sina erfarenheter och fokuserar på det som ska levereras
• Delas upp i olika faser
• Anpassningsbart utifrån projektmiljön

Processer

Processerna beskriver hur ett projekt ska genomföras, från början till slut. Ett projekt kan innefatta flera olika processer, där varje process har egna aktiviteter och checklistor.

Teman

Teman beskriver de delar i ett PRINCE2-projekt som behöver följas upp kontinuerligt, exempelvis kvalitet och risk, och hur personer med olika roller lyckas genomföra denna uppföljning på ett framgångsrikt sätt.

Roller och ansvar

Ett projekt som drivs i enlighet med PRINCE2 inbegriper alltid personer med tydliga roller och ansvarsområden. Detta inkluderar exempelvis en styrgrupp, projektägare, projekt- respektive teamledare.

Bäst lämpad för: Projekt i alla storlekar, då metoden kan anpassas utifrån förutsättningar och målsättningar.

Läs mer: Tips för en lyckad riskhantering i dina projekt

 

Praktisk projektstyrning (PPS)

Praktisk projektstyrning, eller PPS som det också kallas, är en välkänd metod som tagits fram av konsultföretaget Enator. En av de stora fördelarna med PPS är att den kan användas i såväl mindre uppdrag som komplexare projekt. När denna metod tillämpas delas beslutsprocessen i projekten in i åtta beslutspunkter – tre under förberedelsefasen, fyra under genomförandet och två under avvecklingen.

Bäst lämpad för: Alla typer av projekt

 

Vilken projektmodell är bäst?

På denna fråga finns det inget generellt svar. Vilken metod du ska använda för ditt projekt beror helt och hållet på dina förutsättningar, målsättningar och behov. Genom att ta hänsyn till dessa aspekter har du störst chans att välja den bästa modellen för just ditt projekt!