Projektplan – nyckeln till framgång

En nyckel till ett lyckat och lönsamt projekt är en bra projektplan. Det gäller oavsett om du är projektledare som ska arbetsleda, projektmedlem som ska utföra jobb eller vd som ska övervaka projektets ekonomi. Här är din guide för att skapa en projektplan som håller hela vägen i mål.

De flesta av oss jobbar ibland – eller ständigt – i projekt. De kan vara veckokorta eller pågå i flera månader. En tydlig projektplan är avgörande för ett framgångsrikt projekt, oavsett om det är litet eller stort. Med en bra plan kan du känna dig trygg; du får överblick och koll på när projektet ska levereras, hur mycket det kommer att kosta, vilka förväntningar som finns och hur ni ska jobba för att nå projektets mål. Men att skapa en projektplan kan ibland kännas som ett berg att bestiga. Var börjar man ens? Här har vi samlat allt du behöver veta.

Vad är en projektplan?

En projektplan är vad det låter: en plan för ditt projekt. I projektplanen samlas all viktig information om projektet. Se projektplanen som en mall eller en karta som leder er från start till mål.

Tänk på att involvera alla projektmedlemmar i planen. Det underlättar samarbetet framåt samt ökar var och ens engagemang och vilja att ta ansvar för sina delar. Tänk även på att inte krångla till saker. Projektplanen ska kunna förstås av en utomstående exempelvis när nya medarbetare behöver hoppa in i projektet.

Blikk tipsar
Projekttavlan är ditt projekts hjärta. Där ligger planeringen, där fördelas uppgifter och där finns alla arbetsflöden som driver projektet framåt. Se till att hela teamet har tillgång till projekttavlan och gör den till den naturliga digitala samlingspunkten vid möten och i det dagliga arbetet.

Varför behövs en projektplan?

Att göra en projektplan är enklare än många kanske tror, men visst; det kan även ta tid och energi. Det kan därför spontant kännas onödigt – man vill hellre kasta sig in i projektet och börja jobba direkt. Tänk då på att en bra projektplanering kan hjälpa er att utföra projektet mer effektivt, med ett bättre resultat, och i slutändan öka lönsamheten.

Här är fem anledningar till att skapa en projektplan:

• Konkretiserar
  Projektplanen gör det tydligt för alla vad som ska göras, när det ska göras och av vem. Det blir enklare att fördela arbetsuppgifter och ansvarsområden och följa upp dem.
• Formella skäl
  Du kanske behöver få ett godkännande för att genomföra projektet eller delar av det – till exempel vad gäller leveranstider eller inköp.
• Sparar tid och ökar lönsamheten
  Genom att planera projektet noggrant kan ni spara tid under hela projektet. Det kan handla om att försäkra er om att medarbetare kan jobba vissa datum då deras kompetens behövs och hur ni fördelar resurserna i förhållande till er budget.
• Driver projektet framåt
  Med en tydlig projektplan har alla i projektet något att förhålla sig till. Ni behöver inte fatta snabba irrationella beslut på grund av bristande planering. Alla har koll på projektets mål och vägen dit.
• Ger kontroll
  Ni kan hela tiden stämma av att de olika stegen i projektet följs. Håller ni tidplanen, lägger ni ner rätt antal timmar, hur ligger ni till mot budget och så vidare?

Blikk tipsar
Se till att din projektplan är synkad med vilka medarbetare som finns tillgängliga. Rätt skött så blir vinsten ett projekt som håller budgeten och nöjda medarbetare. Motsatsen kan du läsa om i den här guiden om lönsam resursplanering.

Vilka delar innehåller en bra projektplan?

Genom att svara på frågorna nedan är du en bra bit på vägen till en struktur att utgå från:

• Varför genomför vi projektet?
• Vad är våra mål och hur mäter vi utfallet?
• Vad kommer att levereras?
• När ska projektet och de olika delarna vara klara?
• Hur går vi tillväga?
• Vilka metoder används?

Blikk tipsar
Jobba digitalt. En projektplan är ett levande dokument som kan förändras under arbetets gång. Låt alla projektmedlemmar ha tillgång till den senast uppdaterade versionen av projektplanen. Ett vanligt misstag är att projektledaren håller projektplanen för sig själv, eller mejlar ut en version som sedan ändras utan att projektmedlemmarna uppdateras.

Hur skapar man en bra projektplan?

Att göra projektplanen kräver inga ”magiska fingrar”. Det handlar framför allt om att konkretisera, förtydliga och beskriva projektet och vad dess delar består av.

Här är sju saker att tänka på:

• Rita upp riktningen
  Ett vanligt misstag är att ha för bråttom, och snabbt försjunka i detaljer. Börja med att höja blicken: Vad är visionen, vad vill ni uppnå? Varför genomför ni projektet? För vem? Hur ska ni gå tillväga och vilka metoder ska användas?
• Har du fått veta allt?
  Gör en grundlig research. Har du all information du behöver? Ställ frågor, stäm av med kunden om förväntningar och behov. Vilka medarbetare ska involveras? Vilken budget gäller?
• Gör arbetsflödet tydligt
  Beskriv och rita gärna upp ditt projekt, med breda penseldrag, från start till mål. Vilka är de olika stegen i projektet, och vilka aktiviteter och uppgifter innehåller de?
• Bryt ner allt som ska göras i olika faser och steg
  Skapa listor och uppgifter samt involvera aktuella projektmedlemmar. Ni har stor nytta av en överskådlig projekttavla online där ni kan samarbeta och följa hur arbetet går utifrån tidplanen.
• Se kopplingar
  Med en bra projektplan ser du hur olika delar och arbetsuppgifter hänger ihop, vilket i sin tur gör det enklare att planera. Då får du som projektledare svar på den viktiga frågan om när en uppgift måste vara klar för att en annan ska kunna utföras i tid.
• Beräkna tidsåtgång
  Gör en tidskalkyl. Se till att beräkna hur mycket tid ni behöver lägga på projektet och alla dess delar. Ta gärna hjälp av hela teamet för att få korrekta tidsuppskattningar och samtidigt tips på förbättringar i schemat.
• Stäm av resurser 
  Vad finns tillgängligt gällande bland annat material, budget, medarbetare och lokaler? Hur disponerar ni era resurser bäst utifrån projektets mål?

Blikk tipsar
Projektplanens utformning är beroende av vilken projektmodell du väljer. En projektmodell är ett sätt att strukturera ett projekt för att få det att flyta på så smidigt och effektivt som möjligt. Kolla gärna in vår guide med sju vanliga projektmodeller och välj den som passar dig bäst.

Verktyg som tar din projektplan i mål

Blikk är ett kraftfullt verktyg för din projektplanering och ger dig full kontroll över alla kommande, pågående och avslutade projekt. Läs mer om vilka funktioner som finns för att hjälpa din projektplanering eller boka en demo.