Så skapar du en resursplan för dina projekt

Att allokera företagets resurser på ett effektivt sätt är essentiellt för att nå framgång i dina projekt. Här berättar vi mer om hur du kan utforma en resursplan som säkerställer att dina projekt slutförs inom uppsatt budget och tidsplan!

Vad är en resursplan?

Resursplanering handlar om att överblicka och allokera de tillgängliga resurserna som krävs för att slutföra ett projekt. För att lyckas med detta moment kan du använda dig av en resursplan. Planen ska dels beskriva de resurser och aktiviteter som krävs under projektets gång men även ge dig möjlighet att hantera och schemalägga dessa.

Här kan du se ett exempel på en resursplan:

Därför bör du använda en resursplan

Det finns många goda anledningar att använda sig av en resursplan. Dels är det enkelt och effektivt sätt att överblicka och fördela de tillgängliga resurserna. Det förtydligar även ansvarsfördelningen för alla som är inblandade i projektet. Sammantaget ökar detta chanserna att projektet ska färdigställas vid rätt tidpunkt, med målen uppfyllda. 

Så skapar du en resursplan

En resursplan kan exempelvis skapas i Excel eller Word. Att använda sig av denna typ av program kan däremot vara både tids- och energikrävande då det kräver en hel del manuell handpåläggning. Både när det kommer till att skapa och skicka ut planen till alla projektmedlemmar. Om förutsättningarna för projektet ändras, och resursplanen måste ändras, ökar även risken för att medarbetare har tillgång till fel version av planen och därav lägger tid på fel uppgifter.

Ett bättre alternativ är att använda dig av ett molnbaserat resursplaneringsverktyg. Med hjälp av Blikk kan du få en fullständig översikt av medarbetarnas arbetsbelastning och allokera rätt resurser på rätt uppgifter i dina projekt!

Gör en vy för ett specifikt projekt

I Blikks resursplanering kan du enkelt skapa vyer för specifika projekt. Du kan själv filtrera och välja vilka projekt och medarbetare från organisationen som resursplanen ska innefatta.

Påbörja planeringen

När du har skapat en vy för ditt projekt matchas all planerad tid mot medarbetarnas kapacitet och ordinarie arbetstid, så att du tydligt kan se om någon är överbelagd eller finns tillgänglig. Därefter kan du enkelt planera in aktiviteter och antal timmar på respektive medarbetare samt komplettera med förtydligande anteckningar. I de fall ert företag jobbar med återkommande aktiviteter finns det även möjlighet att lägga in en veckovis återkommande planering.

Underlätta resursplaneringen med Blikk

Med hjälp av Blikks digitala resursplaneringsverktyg får du full koll på företagets beläggning och kan planera in tid på projekt, arbetsuppgifter, interntid och frånvaro. Något som resulterar i en optimal arbetsbelastning för dig och dina kollegor, samtidigt som du säkerställer att projekten blir färdiga i tid!