Riskanalys i projekt: En grundläggande guide

Projektledning handlar inte bara om att planera och organisera, det handlar också om att identifiera och hantera potentiella risker. Här berättar vi mer om hur du genomför en grundlig riskanalys och ger exempel på olika metoder som kan användas.

Vad menas med en riskanalys?

En riskanalys är en systematisk process som används för att identifiera potentiella risker och bedöma deras sannolikhet och potentiella konsekvenser. På så sätt har du möjlighet att utveckla en plan för hur högprioriterade risker ska hanteras och därigenom minska den totala risknivån. Man skulle kunna likna det med att förbereda sig för det värsta, men hoppas på det bästa!

Varför bör man göra en riskanalys?

Det finns flera anledningar till att du bör analysera risken i dina projekt:

Bättre beslutsunderlag

Genom att identifiera de potentiella riskerna och utforma en plan för hur de ska hanteras, får du som projektledare ett gediget underlag som hjälper dig att ta mer informerade och välgrundade beslut.

Mer nyans i projektplanen

Riskanalysen bör inkluderas i den övergripande projektplanen, vilket gör den ännu mer realistisk och användbar.

Bättre samarbete

Genom att inkludera alla teammedlemmar i analysarbetet och även kommunicera den färdiga handlingsplanen, kan du stärka samarbetet och minska risken för missförstånd.

Effektivare riskhantering

Med en gedigen analys kan du förebygga att de identifierade riskerna ska uppstå, men även hantera dem på ett bättre sätt om de skulle inträffa, vilket minimerar såväl de ekonomiska som tidsmässiga förlusterna.

Hur gör man en riskanalys?

Riskanalysarbetet kan delas in i fem steg:

1. Identifiera potentiella risker
2. Bedöm risknivåerna
3. Prioritera riskerna
4. Utveckla en plan för att hantera högprioriterade risker
5. Implementera och övervaka riskhanteringen

Det finns flera matriser och metoder som kan användas för att identifiera de potentiella riskerna, däribland:

SWOT-analys

SWOT är en enkel men effektfull metod som kan användas för att identifiera styrkor, svagheter, möjligheter och hot i dina projekt.

Samla alla projektmedlemmar för att fundera och diskutera ett område åt gången. Tänk på att ta hänsyn till både interna och externa faktorer som kan påverka projektet. Det kan exempelvis handla om:

• Teamets kompetens
• Tillgång till resurser och teknisk utrustning
• Tidsplan
• Budget
• Marknadstrender
• Konkurrenter
• Regleringar

Placera sedan faktorerna i en SWOT-matris där projektets styrkor och svagheter är placerade i övre delen av matrisen och projektets möjligheter och hot i nedre delen:

Analysera därefter matrisen för att identifiera de åtgärder som behövs för att hantera projektets svagheter och hot, samt utnyttja dess styrkor och möjligheter.

Riskmatris

Du kan även använda dig av en riskmatris, eller sannolikhets-motsvarande-matris som den ibland kallas, för att bedöma risknivåerna i dina projekt.

Matrisen består av två dimensioner: sannolikhet och konsekvens, där sannolikheten för att en risk inträffar bedöms på den ena axeln och konsekvensen av risken bedöms på den andra axeln. Risknivån bestäms genom att korsa de två dimensionerna och resulterar i en matris med fyra kvadranter, där högre risker ligger i de övre högra kvadraterna:

Fler metoder

Andra metoder som kan användas i riskanalysarbetet inkluderar:

• FEMMEA
• HAZOP
• Bowtie-analys
• Delphi-metoden

Underlätta arbetet med Blikk

Med Blikks projektverktyg får du full koll på företagets projekt. Du kan enkelt skapa överskådliga tavlor, checklistor och uppgifter som gör det enkelt att föra projekten framåt samt följa hur arbetet går enligt den uppsatta tidsplanen. Efter avslutat arbete finns möjligheten att skapa rapporter som sammanfattar all viktig historik som behövs för att kunna göra en utförlig utvärdering.

Ekonomi-funktionen gör det dessutom möjligt att jobba med budgetering samt följa upp utfallet genom att göra olika jämförelser mellan budget, utfall och det bokförda värdet.