Så effektiviserade norrlandsbyrån sitt dagliga arbete

Vikta Partner är en företagsbyrå som hjälper kunder att starta, driva och vidareutveckla sin verksamhet. Med Blikk Byrå har de fått ett komplett byråstöd som underlättar både den interna administrationen och samarbetet med kunderna.

Digitaliseringens framfart har medfört att byråernas behov förändrats. Allt fler efterfrågar numera smarta och digitala lösningar som underlättar vardagen. Att hitta rätt bland de olika systemen är däremot inte helt enkelt. Det vet den norrlandsbaserade företagsbyrån Vikta Partner, som vuxit snabbt och fått utmärkelsen Nordiskt tillväxtcertifikat 2021.

Vd:n Amando Morino berättar att de tidigare var tvungna att använda en handfull system för att kunna sköta dagliga rutiner som tidredovisning, avtalshantering, dokumentdelning samt analys och uppföljning av nyckeltal. En administrativ mardröm som tog mycket tid och resurser i anspråk.

– Initialt funderade vi på att utveckla ett eget system, men när vi upptäckte Blikk Byrå kände vi att det var precis den helhetslösning som vi behövde för att komma ur vår administrativa mardröm, säger Amando Morino och fortsätter:

– Att vi kunde använda Blikk för att underlätta såväl den interna administrationen som samarbetet med våra kunder passade dessutom vår affärsmodell väldigt bra. Vi växer snabbt och behöver därför framtidssäkra system som vi litar på.

Stora tid- och kostnadsbesparingar

Genom att samla flera av byråns viktigaste funktioner i ett system upplever Amando och hans kollegor att de behöver lägga avsevärt mindre tid och resurser på den interna administrationen varje månad.

– Alla våra medarbetare redovisar sin tid i Blikk. Därefter skapas kompletta fakturaunderlag som skickas ut till våra kunder via integrationen med vårt ekonomisystem, säger Vd:n och fortsätter:

– Därutöver används avtalsmodulen för att administrera och skicka ut interna handlingar som anställningsavtal för e-signering. Personligen använder jag även analysverktyget för att kunna följa upp nyckeltal som interntid, tidfördelning respektive resultat i projekt samt göra jämförelser mellan fastpris och timpris på ett effektivt sätt.

Läs mer: Digital signering hjälper företag att spara tid och pengar

Smidigare samarbete med kunderna

Tiden som de sparar kan de istället lägga på sina kunder. Tack vare den kostnadsfria partnerportalen i Blikk är det dessutom enklare än någonsin för de anställda på Vikta Partner att samarbeta med byråns kunder.

– Alla våra kunder får en egen portal som används för såväl dokumentdelning som kommunikation. Eftersom vi hjälper våra kunder med allt från affärslösningar till bokföring och redovisning har vi ett stort behov av att dela dokument mellan varandra. Med Blikks partnerportal kan vi göra detta på ett snabbt och smidigt sätt. De gånger som avtal eller andra handlingar behöver signeras kan vi enkelt initiera e-signeringar som godkänns via exempelvis BankID. Meddelandefunktionen i partnerportalen används för all typ av kommunikation.

Läs mer: Fem tips för en smidigare dokumenthantering