Så fixar du företagets semesterplanering – utan sura miner

Först till kvarn eller viktigast först? Gemensamt beslut eller chefen bestämmer? När sommaren ska planeras är det många viljor som ska mötas med företagets behov – en ofta svår uppgift för den ansvarige. Men med rätt teknik och rätt metoder kan alla bli nöjda.

Det kan vara svårt nog att skapa en fungerande resursplanering när alla medarbetare finns tillgängliga. Men svårighetsgraden ökar förstås dramatiskt i semestertider, när närvaron minskar och eventuella vikarier ska tas om hand.

Receptet för en lyckad semesterplanering är, som så ofta annars, en mix av rätt teknik, rätt metoder och god kommunikation. Det kanske inte går att få alla nöjda, men väl nästintill.

Semesterplaneringens första byggkloss: Kommunikation!

Avundsjuka och missunnsamhet göds när människor inte pratar med varandra. Som chef bör du vara transparent med hur semesterdagarna fördelas och varför. Oskrivna regler gör sig bättre nedskrivna, gärna på samma plats där medarbetarna skriver in sina önskemål för ledighet.

En annan bra följd av transparensen är att man tillsammans kan hjälpa till att lösa problem och luckor i planeringen. I Blikks digitala semesterplanering finns möjlighet att skriva kommentarer och frågor bredvid de önskade datumen. Kanske finns det andra kollegor som kan byta dag med dig eller dela bil hem från semestern en dag tidigt för att du ska hinna tillbaka till jobbet?

>> Nackdelar med projekt- och resursplanering i Excel

Planera semestern med rätt metoder

En första fråga att ställa är om det verkligen behövs beläggning hela sommaren. ”Industrisemestern”, att vara ledig fyra veckor i juli, har funnits i Sverige sedan mitten av 1950-talet och gäller i många branscher fortfarande. Krav på ökad produktion och tillgänglighet har allt mer luckrat upp möjligheten till långa sammanhängande ledigheter, men faktum är att stora delar av Sverige har ledigt i juli. Kanske kan hela företaget ha ledigt några veckor i juli?

Ta sedan beslut om vilka regler som gäller för semesterplaneringen. Ska medarbetare med nyckelpositioner få förtur eller får alla välja samtidigt? Seniora medarbetare brukar ofta ha mer ansvar, men är även vana att ta ansvar för sina arbetsuppgifter fullt ut. Många företag ger ”seniorerna” chansen att välja semesterdagar först, vilket ofta kan vara en smart metod eftersom de då kan bedöma om de ska vänta in andra ledighetsönskningar eller ta sina veckor direkt.

Rätt digitalt system för semesterplanering

Att ansvara för ett företags semesterplanering kan ofta liknas med ett Tetrisspel. Olika typer av uppgifter kommer farande, i allt snabbare takt, och ska formas till en harmonisk ordning. Men i semesterplaneringsversionen av Tetris kan det när som helst uppstå hål i ordningen och nya saker dyker upp både underifrån och från sidorna. Därför är ett flexibelt digitalt system nästan ett måste för att bringa ordning i semesterplaneringen.

I det digitala systemet kan du enkelt flytta runt personer, aktiviteter och arbetsuppgifter. Du kan även kommunicera med medarbetarna och snabbt få svar på saker som dyker upp. Och när du snabbt behöver växla mellan specifika detaljer och en större överblick så är det digitala systemet smidigare än något annat.

När alla har sina semestertider inskrivna digitalt så är det dessutom administrativt enkelt att stämma av mot planeringen när det är dags för löneutbetalning.

>> Läs mer om hur du kan koppla ihop ditt tidrapporteringssystem med lönesystemet 

När ska man börja planera semestern?

Kanske känner du att sommaren är lika avlägsen som luciafirandet? Men även om de flesta svenskar tar sin ledighet i juli så har juniledighet blivit allt mer vanligt och alla med kollektivavtal har (om inget annat anges) rätt till fyra veckors sammanhängande ledighet. Arbetstagare har även rätt att få besked om sin semesterledighet senast två månader i förväg, så början av mars är en bra tidpunkt för att be om alla medarbetares önskemål.

Lycka till!

Läs mer om semester- och resursplanering i Blikk