Slipp utläggskaoset – testa kvittohantering digitalt

55 minuter. Så lång tid kan det ta för ett företag att hantera ett enda utlägg. Med ett digitalt system sparar ni tid och slipper högar med kvitton samt dubbelarbete.

Oavsett om du är chef eller ”vanlig” anställd vet du säkert hur utläggsångest känns. Borttappade papperskvitton, svårtolkade reseutlägg och krångliga processer för attest slukar tid och energi; humöret sjunker och frustrationen stiger. Det är lätt hänt att något fylls i fel. Ska du attestera och upptäcker oklarheter är det svårt att backa och identifiera var det krånglat. Nu vid distansjobb är den manuella kvittohanteringen ännu mer komplicerad.

Minska rapporteringstiden med 60 procent

Tillsammans med Kungliga Tekniska Högskolan i Stockholm har ett kreditkortsföretag tagit fram en rapport som visar att det kan ta upp till 55 minuter för ett företag att hantera ett enda utlägg. Att det tar så lång tid beror ofta på att hanteringen av papperskvitton är manuell och därmed omständlig. Det är också svårt att få en överblick över utläggen och det skapar i sin tur attester under tidspress och rapporter som inte stämmer.

Enligt samma undersökning kan ett digitalt verktyg för utläggshantering och korthantering minska rapporteringstiden med 60 procent.

Fota direkt efter köpet

Med Blikks kvittohantering hanterar du kvitton och utlägg omedelbart och digitalt, allt som krävs är att ladda ner Blikks mobilapp. Genom att fota kvittot direkt efter köpet, kan du vara säker på att få med alla kostnader. Du kan även välja om inköpet ska kopplas till ett projekt och faktureras vidare till kunden eller om utlägget är privat och ska läggas på din lön.

Tack vare Blikks integrationer mot de vanligaste ekonomisystemen är det också väldigt enkelt när inköp med företagskort bokföras: Genom att skapa ett verifikat när du bokför ditt kvitto, skapas det automatiskt ett verifikat i ert ekonomisystem.

Det registrerade kvittot kan sedan godkännas av den som är attestansvarig och denne får även en notis om att det finns ett utlägg att godkänna. Vem som är attestansvarig ställer ni enkelt in i Blikk.

> 9 tips för en smidigare utläggshantering

Smart nyhet: Kvittotolkning

Med Blikks nya tilläggstjänst kvittotolkning blir hanteringen ännu smidigare. Tolkningen fungerar både i desktop och mobilen och läser in datum, belopp och moms. Med tiden lär sig kvittotolkaren att känna igen utlägg och föreslår hur olika typer av kvitton ska konteras. Om du till exempel registrerar taxi-kvitton som ”resekostnader” kommer kvittotolkningen framöver att föreslå detta som utläggskonto.

Några fördelar med Blikks kvittohantering

● Spara timmar av krånglig administration och dubbelarbete varje månad.
● Slipp alla kvittohögar och borttappade kvitton.
● Fota och registrera kvittot direkt efter köpet, kvittot skickas automatiskt till attest.
● För attestanter visas en notis när det finns kvitton och utlägg att attestera. Du har också tillgång till historik över tidigare registreringar.
● Kvittotolkaren känner igen utlägg och föreslår automatiskt hur de ska konteras.
● Er ekonomibyrå kan granska utläggen via Blikks kostnadsfria partnerportal.