Smart digitalisering tog Advise North från 2 till 10 anställda på rekordtid

Nystartade Advise North ritar om den norrländska byråkartan och förväntas vara 15 anställda redan efter första året. Genom att hela tiden ligga steget före i digitaliseringen har de kunnat växa snabbt, utan att tumma på kundleveransen.

– Att göra reaktiva inköp av digitala verktyg är omodernt och söndrande, man måste göra val som går att växa med, säger Claus Thingvall, medgrundare och revisor på Advise North.

Claus Thingvall har precis som sina två andra delägare av byrån Advise North en bakgrund på ett av de fyra stora revisionsföretagen. När han under sommaren 2020 tog steget vidare från egen konsult till att bygga en ny byrå så var valen av digitala verktyg en av de första frågorna han tog tag i.

-Jag sa direkt till min medgrundare att vi kommer att behöva ett bra system för saker som tidrapportering, planering och fakturering så fort vi börjar anställa fler och det kan inte vänta, säger han.

Med bas i Luleå arbetar den nya byrån med revision, redovisning och företagsrådgivning – med hela Norrland som spelfält. De drog igång verksamheten på allvar i november 2020 och då var det bråttom med att få alla bitar på plats inför våren. Till sin hjälp tog man det svenska affärssystemet Blikk som samlar tidrapportering, projekthantering och fakturering i samma tjänst.

-Vi visste då inte hur enkelt Blikk var, men det brukar alltid vara en del ”setup” innan man kommer igång med nya system och vi ville ju inte göra det under våren när vi som alla andra i branschen har högsäsong i arbetet. Att då börja resonera om administrativa system känns väldigt reaktivt och till och med söndrande för företaget, berättar Claus Thingvall.

Hur fick ni nys om Blikk?

-En bekant som hade en konsultverksamhet använde Blikk. De var mycket nöjda så vi gick dit och tittade på deras upplägg och tyckte att det borde passa även oss.

Hur har implementeringen gått, har ni några tips?

– Vi fick en utbildning i hur man tidsredovisar, hur man lägger upp kunder och personal och även hjälp med prissättningar, projektupplägg och liknande. Blikk har ett skräddarsytt byråstöd, Blikk Byrå, för redovisningsbyråer. Från den dagen började vi använda Blikk Byrå och har därifrån adderat nya medarbetare i takt med att de börjar.

– Mitt bästa tips är att ta hjälp. Vi fick en genomgång av Blikk i Teams och det funkade jättebra. Se till att få hjälp med grundupplägget – med rätt setup så blir allting väldigt enkelt. När det kommer nya personer som ska in i systemet så registrerar jag själv dem enkelt, det tar egentligen ingen tid alls. Jag lägger in i systemet om de jobbar med revision, redovisning eller rådgivning och även om de jobbar som revisorer, redovisningsassistent eller annat. Då hamnar de på rätt tariff eller prisnivå när de lägger tid på kunder och så är det bara att börja jobba och fakturera.

Innan ni började med Blikk, hur jobbade ni då?

– I början var det bara jag och en till delägare som jobbade och vi fick signaler från andra i branschen att det systemet vi använde inte skulle räcka för att göra ett bra jobb, och framförallt inte när vi växte och blev fler. När man är flera som till exempel ska jobba och rapportera på samma projekt så måste man ha något mer avancerat. Det funkar jättebra med Blikk.

Hur använder ni Blikk i vardagen?

-Vi använder det varje dag. Vi har ungefär 130 kunder just nu och arbetar åtminstone månadsvis med de flesta, så varje dag är vi inne och registrerar eller attesterar. För egen del är det extremt sällan jag jobbar med en och samma kund hela dagen, det är snarare tio kunder per dag, det går inte att ha sånt i huvudet. Vi fakturerar även löpande från Blikk och inte vid månadsskiftet så därför behöver vi ha allt uppdaterat i realtid.

Något tips till andra byråer som funderar på att börja med Blikk?

-Testa på det. Det är modernt och enkelt, lätt att förstå sig på. Be om en presentation av verktygen, var inte rädd att testa. Historiskt sett har digitala verktyg inte alltid gjort saker effektivare eftersom systemstöden varit för dåliga och man tvingats uppfinna hjulet varje gång. Men nu finns det verktyg som Office 365 eller Blikk som är så pass smarta och ”färdiga” tjänster att det inte behövs en massa handpåläggning, det blir effektivt direkt.

Till sist: Hur ser planerna ut framåt?

Vi har tillväxtambitioner och har inte satt något tak för det, men räknar nog med att vara 15 personer i slutet av året – kanske fler om vi hittar rätt personer.

Läs mer om Blikk Byrå – det smarta byråstödet