Strukturkonsulten: Så väljer du system för tidredovisning

Tidredovisningen är viktigt för att veta att dina medarbetare mår bra och presterar på jobbet. Men vilken teknik är bäst och hur väljer man rätt tidrapporteringssystem bland hundratals alternativ? Strukturkonsulten Johan Häggström ger oss sina bästa tips.

Sök efter ”Time tracking software” på Google och du skall finna…hundratals och åter hundratals system för att hålla reda på medarbetarnas och dina arbetstimmar. Johan Häggström har testat en bråkdel av dem, men ändå fler än de flesta andra. Här är hans bästa tips för att hitta rätt.

Steg 1 – Svara på varför du ska byta system

Oavsett om du inte tidrapporterar alls, använder ett analogt system eller vill byta från ett annat digitalt system så är det viktigt att klargöra varför du ska skaffa ett nytt. Ibland kan svaren till och med leda till att man fortsätter med samma system.

Några frågor att ställa:

Vad vill vi åstadkomma med att byta system? (t.ex. fakturera snabbare, effektivisera löneadministration, förenkla tidrapportering för medarbetare
Vad är viktigast i bytet? (rangordna svaren ovan)
Vilka bör vara med i processen för att få bästa möjliga effekt av systembytet?
När ska vi göra detta?

– Angående tidsaspekten så är det viktigt att företaget säkerställer att man avsätter tid för systembytet. Ett byte av system påverkar alla i bolaget. Har man till exempel säsongsbaserad verksamhet så är det lämpligt att genomföra bytet under den period då man har lägre belastning på verksamheten, säger Johan.

Steg 2 – Kartlägg företagets affärsprocess

Rätt använt är tidredovisningen ett kraftfullt verktyg för att effektivisera och maximera lönsamheten i företaget. Men förutsättningen är då att alla bidrar med redovisningen, att rätt saker mäts och att det finns ett system på plats som tar till vara på all data. Genom att kartlägga ditt företags affärsprocesser och arbetsmoment så får du en bra förståelse för vilka delar som ska mätas och rapporteras.

-Tänk på ett fotbollslag. Om hela laget vet att bollen ska gå från mittback till kantspringare via högerbacken och sedan inspel till två forwards som kommer med fart, då blir det också lätt att märka när något går fel eller kanske extra bra. Detsamma gäller när ett företag med tydlig arbetsprocess ska dra slutsatser från en tidredovisningsrapport, säger Johan.

Exempel på delar i processen:

Hur skapas offerter?
Olika projektupplägg med uppföljning och intern kommunikation
Hur ofta och hur skapas fakturor och offerter?
Kartlägg VEM som gör VAD

-När processen är tydliggjord, säkerställ att alla får ta del av kartläggningen. Alla medarbetare ska ha samma kunskap om hur processen fungerar. Den insikten för alla medarbetare innebär att alla har chans att förstå sin roll i bolaget och vad deras arbete tillför processen, utvecklar Johan.

Närvaroorapportering avvikelserapportering tidrapportering

Steg 3 – Kravspecifikationen för tidredovisningssystemet

Det närmar sig skarpt läge och det är dags att ställa kraven på det som ska bli företagets system för tidredovisning. Här kommer svaren och insikterna från de två första stegen direkt till användning. I Johan Häggströms arbete som strukturkonsult möter han ofta företag som vill ha hjälp med just kravspecifikation och hans råd då är alltid att först backa bandet.

-Se till att du verkligen gjort förarbetet rätt, annars är det stor risk att du blir missnöjd i slutändan. Det är inte kul att göra allt jobb det innebär att byta system och sedan direkt tvingas till speciallösningar för att kravspecifikationen inte var rätt, säger Johan.

Några krav som kan ställas på ditt system för tidredovisning:

Kan systemet integrera med andra system som ekonomi- eller lönesystem?
Krävs olika behörigheter? (bra system visar det som användaren behöver – och inget mer)
Ska systemet hantera hela affärsprocessen eller bara delar?
Önskad prisnivå
Servicenivå och typ av service (erbjuder leverantören support?)
Uppdateras systemet kontinuerligt?

Steg 4 – Implementera

Du har gjort din hemläxa och valt ett system som känns bra. Bra gjort! Vid implementeringen använder du kartläggningen för verksamheten så att rätt saker mäts och oftast får du hjälp och support från teknikleverantören. Se till att testa allt ordentligt med ett mindre antal användare innan hela företaget släpps in. Se även till att utbilda medarbetarna i systemet och erbjud extra support i början.

Och om du inte gjort det innan så är det hög tid att se till så att hela organisationen är med på förändringen.

-De projekt som har störst risk att misslyckas är när initiativet att byta system kommer från en enskild person från en avdelning i företaget – och den personen sedan ”tvingar” igenom systemet till resten av företaget, utan att någon förstår varför, säger Johan Häggström.

Johans tre delar som alla medarbetare ska vara överens om:

VARFÖR vi gör detta
HUR detta påverkar mig och hur jag skall arbeta framledes
NÄR vi ska börja med nytt arbetssätt

Steg 5 – Utvärdera

Allt för många glömmer det viktiga sista steget: att utvärdera. Utvärderingen handlar inte om att bestämma om man gjort rätt eller fel val, den ska ske oavsett hur nöjd man är med systemet. Frågorna ska handla om både det som är bra och det som kan förbättras.

Den första utvärderingen ska enligt Johan Häggström göras 3-6 månader efter driftsättningen av tidredovisningssystemet. Då har det gått tillräckligt lång tid för att kunna dra slutsatser men inte så lång tid att eventuella förändringar efter utvärderingen förlorar i värde.