5 nackdelar med tidrapport på papper

Trots att det är 2022 finns det fortfarande företag som låter sina anställda tidrapportera på papper. Något som dels leder till ökad administration och minskad insikt i verksamheten. Här berättar vi mer om nackdelarna med att tidrapportera på papper, samt hur dessa kan undvikas genom att rapportera tiden digitalt!

Digitaliseringen har inte undgått någon. Den har påverkat hela näringslivet och lett till att företag anammar nya digitala verktyg och arbetssätt. Det finns däremot dem som inte upptäckt dessa ännu. Nedanför har vi samlat en handfull begränsningar med pappersrapporteringen samt fördelar med att sköta tidrapporteringen digitalt:

1. Ineffektiv tidrapportering kan påverka arbetsmiljön

Tidrapporteringen ska kunna skötas på arbetstid. Bland de som rapporterar på papper hör det dock inte till ovanligheterna att få göra detta efter dagens slut. Det är exempelvis många som jobbar ”ute på fältet” och inte har möjlighet att bära runt på papper och penna, vilket resulterar i att tidrapporteringen istället sker på kvällar eller helger. Något som har en negativ inverkan på medarbetarnas mående!

Digital tidrapportering kan ske direkt, var du än befinner dig 

Ett digitalt verktyg för tidrapportering kommer snabbt att underlätta och kännas som en självklarhet för både dig och dina anställda. Genom att använda en molnbaserad tjänst som Blikk finns möjlighet att tidrapportera via dator eller mobil var man än befinner sig, på kontoret, ute hos kund eller kanske på väg mellan uppdrag. Det enda som behövs är en internetanslutning.

> 5 anledningar till varför ditt företag ska använda ett digitalt tidrapporteringssystem

2. Det är tidskrävande

Att tidrapportera på papper tar oerhört lång tid. Dels för rapportören som är tvungen att skriva ner sin närvaro och frånvaro, tid som ska rapporteras ut till kund samt resor. Rapportören måste även samla ihop eventuella kvitton och utlägg, som sedan ska lämnas in till den som är attestansvarig. Detta ökar risken för fel, samtidigt som det tar lång tid för den attestansvarige att kontrollera om uppgifterna stämmer samt göra eventuella korrigeringar.

Digital tidrapportering går snabbare

Att tidrapportera via ett digitalt system går mycket snabbare och smidigare. Med Blikks tidrapporteringssystem kan medarbetarna rapportera sin närvaro och frånvaro men även debiterbar tid och artiklar som ska faktureras till kund. Rapporteringen sker enkelt på dator eller i mobilappen. Via appen kan de även fota av eventuella kvitton och rapportera utlägg som ska ersättas vid lön.

Den attestansvarige får en god överblick av alla de uppgifter som är rapporterade och kan enkelt attestera eller begära in kompletteringar vid behov. Det går även att låta företagets redovisningsbyrå granska materialet via partnerportalen. Förutom att spara tid resulterar detta i att risken för fel minskar.

> 9 tips för en smidigare utläggshantering

3. Det är administrationskrävande

Pappersrapporteringen är inte enbart tidskrävande. Den ökar dessutom administrationen, både för företaget och den som sköter lönerna. Förutom att den attestansvarige måste kontrollera så att uppgifterna stämmer, måste han eller hon också katalogisera alla tidrapporter och lämna in dem till ekonomibyrån eller ekonomiavdelningen. I vissa fall kan man även behöva skanna in och spara tidrapporterna digitalt, vilket leder till ytterligare arbete.

Digital tidrapportering kräver inte lika mycket administration

Eftersom alla lönegrundande uppgifter finns samlat i ett system, kan du snabbt och enkelt sakgranska dem för att sedan skapa ett komplett löneunderlag. Tack vare våra integrationer och kopplingar kan du exportera underlaget till marknadens mest använda lönesystem, däribland Fortnox Lön, Visma Lön, Flex Lön och Flex Payroll, Kontek Lön, Crona Lön, Hogia Plus Lön och PAXml.

> Så underlättar du tidrapporteringen för dina anställda

4. Det kan leda till minskade intäkter

En av de största nackdelarna med att tidrapportera på papper är att det kan leda till minskade intäkter för företaget. Detta eftersom riskerna att medarbetarna missar att registrera tid eller kostnader som ska faktureras vidare till kund ökar.

Digital tidrapportering ger dig bättre koll – och mer tid över till annat

Genom att tidrapportera digitalt och skapa en tydlig rutin för detta, minskar risken för fel. Den tid som du och dina medarbetare sparar på detta kan dessutom läggas på mer värdeskapande uppgifter som ökar lönsamheten för företaget!

> Att tänka på när du ska fakturera själv

5. Det gör det svårare att göra uppföljningar

En annan stor nackdel med att tidrapportera på papper är att det är näst intill omöjligt att göra uppföljningar. Det är exempelvis svårt att följa upp och utvärdera arbetsbelastningen på individnivå och inom olika avdelningar, samt nedlagda timmar på projektnivå. Detta leder i sin tur till att du går miste om värdefulla insikter som skulle kunna användas för att förbättra verksamheten.

Digital tidrapportering gör det möjligt att följa upp och få viktiga insikter

Med Blikks analysverktyg och rapporter får du full överblick av verksamheten. Du kan enkelt göra uppföljningar och analyser som ger dig värdefulla insikter. Dessa kan sedan användas för att förbättra verksamheten. Som exempel kan det göra att du blir bättre på att estimera tid i offerter!

> Så blir medarbetarnas tidrapport till värdefull affärsnytta

Förenkla tidrapporteringen med Blikk

Med Blikks tidrapporteringssystem slipper du jaga in tidssedlar, kvitton och rätt underlag inför fakturering och lönekörning. Tidrapportera enkelt från datorn eller mobilappen mot särskilda projekt, arbetsordrar, enskilda uppgifter eller aktiviteter. Vill du effektivisera lönekörningen ytterligare har du möjlighet att integrera Blikk med ditt lönesystem och låta din redovisningsbyrå granska materialet via partnerportalen!