9 tips för en lyckad tidsplanering i dina projekt

För att ett projekt ska bli färdigt vid rätt tillfälle är det viktigt att det finns en tidsplan på plats. Men vad bör en tidsplan innehålla? Här delar vi med oss av nio konkreta tips som hjälper dig att lyckas med tidsplaneringen i dina kommande projekt!

 

Vad menas med tidsplanering?

Tidsplanering är en process som syftar till att slutföra projekt vid rätt tillfälle. I grund och botten handlar det om att start- och slutdatum ska stämma överens med den faktiska tid som arbetsuppgifterna tar att genomföra.

Läs mer: Uppnå dina mål med enkel projektplanering

 

Så gör du en tidsplan för dina projekt

Här hittar du tips som hjälper dig att lyckas med tidsplaneringen i dina kommande projekt, oavsett om du arbetar inom bygg eller IT:

 

1. Gör en lista över projektets faser och uppgifter

Det allra första du bör göra är att skapa en lista över projektets olika faser och arbetsuppgifter – med utgångspunkt i det övergripande målet. Den slutgiltiga listan brukar kallas för Work Breakdown Structure (WBS).

Exempel

Låt säga att målet med ditt projekt är att bygga ett hus. För att uppnå detta mål behöver du dela in arbetet i olika faser:

• Markarbete
• Grundläggningsarbete
• Stomresning
• Invändiga arbeten

Dessa faser innehåller i sin tur flera arbetsuppgifter:

• Markarbete – Sprängning, bortforsling av schaktmassor och grovplanering
• Grundläggningsarbete – Pålning och gjutning av markplatta
• Stomresning – Montering av stommar samt fasad, panel, tak, fönster och dörrar
• Invändiga arbeten – Snickeriarbeten, VVS och el, kök, badrum, målning

 

2. Definiera tidsplanen

När du har listat faser och uppgifter är det dags att börja definiera tidsplanen. Här är det fördelaktigt om du arbetar metodiskt genom att först göra tidsestimat på respektive uppgift och fas. Genom att slå ihop tidsestimaten för respektive fas får du sedan ett estimat för hela ditt projekt.

I samband med att du ska definiera tidsplanen kan det vara nödvändigt att inkludera projektarbetarna för att göra mer pricksäkra tidsestimat. Detta är viktigt för att den slutgiltiga planen ska vara realistisk.

Exempel

För enkelhetens skull fortsätter vi med samma exempel som tidigare:

Fas 1 – Markarbete

• Sprängning – Estimerad tidsåtgång: 14 arbetsdagar
• Bortforsling av schaktmassor – Estimerad tidsåtgång: 7 arbetsdagar
• Grovplanering – Estimerad tidsåtgång: 21 arbetsdagar

Estimerad tidsåtgång för markarbete: 42 arbetsdagar

Fas 2 – Grundläggningsarbete

• Pålning – Estimerad tidsåtgång: 5 arbetsdagar
• Gjutning av markplatta – Estimerad tidsåtgång: 10 arbetsdagar

Estimerad tidsåtgång för grundläggningsarbete: 15 arbetsdagar

Fas 3 – Stomresning

• Montering av stommar – Estimerad tidsåtgång: 10 arbetsdagar
• Montering av yttertak – Estimerad tidsåtgång: 7 arbetsdagar
• Montering av panel – Estimerad tidsåtgång: 9 arbetsdagar
• Montering av fönster – Estimerad tidsåtgång: 8 arbetsdagar
• Montering av dörrar – Estimerad tidsåtgång: 1 arbetsdag

Estimerad tidsåtgång för stomresning: 35 arbetsdagar

Fas 4 – Invändiga arbeten

• Snickeriarbeten – Estimerad tidsåtgång: 25 arbetsdagar
• VVS och el – Estimerad tidsåtgång. 14 arbetsdagar
• Kök – Estimerad tidsåtgång: 20 arbetsdagar
• Badrum – Estimerad tidsåtgång: 20 arbetsdagar
• Målning – Estimerad tidsåtgång: 14 arbetsdagar

Estimerad tidsåtgång för invändiga arbeten: 93 arbetsdagar

Summering

• Fas 1 – 42 arbetsdagar
• Fas 2 – 15 arbetsdagar
• Fas 3 – 35 arbetsdagar
• Fas 4 – 93 arbetsdagar

Estimerad tidsåtgång för hela projektet: 185 arbetsdagar

 

3. Fördela ansvar till rätt medarbetare

Wow, nu har du verkligen kommit en bra bit vägen!

Efter att ha brutit ner projektet i olika faser och uppgifter samt gjort tidsestimat för dessa, är det dags att bestämma vem som ska göra vad. Detta är dels viktigt för att alla projektmedlemmar ska veta vad som förväntas av dem, men även för att säkerställa att projektet slutförs vid rätt tidpunkt.

När du ska fördela ansvar till dina medarbetare är det fördelaktigt att vara så specifik som möjligt – bestäm vem som ska göra varje enskild uppgift och förse dem med tydliga riktlinjer och deadlines.

Läs mer: Maximera framgången med ett bra projektteam

 

4. Färdigställ tidsplanen

Du har nu alla beståndsdelar som krävs för att organisera och färdigställa tidsplanen i ditt projekt.

Planen kan exempelvis färdigställas i Excel eller Word, men allra bäst blir det om du använder dig av ett projektverktyg som Blikk!

Genom att använda dig av ett digitalt projektverktyg får du tillgång till smarta funktioner som gör det enklare att planera och hantera företagets projekt, var du än befinner dig. Det minskar dessutom risken för fel samtidigt som det underlättar samarbetet för alla inblandade.

Med hjälp av uppgiftstavlorna i Blikk kan du enkelt skapa kolumner för projektets olika faser och fylla dem med uppgiftskort. Varje kort kan dessutom förses med tidsestimat, start- och slutdatum, medlemmar, etiketter och checklistor.

Läs mer: Nackdelar med projekt- och resursplanering i Excel

 

5. Kommunicera planen åt alla inblandade

Nästa steg är att kommunicera tidsplanen åt alla som är inblandade. Detta innefattar exempelvis projektarbetare och beställare, men även andra eventuella intressenter såsom investerare.

Använder du dig av uppgiftstavlorna i Blikk kan dina kollegor enkelt logga in och komma åt tavlan. De kan även se vilka uppgifter de förväntas göra samt registrera tid direkt i systemet.

Om du väljer ett annat alternativ bör du åtminstone dela tidsplanen digitalt, antingen via mejl, Google Drive eller någon annan liknande plattform, så att de inblandade alltid har tillgång till den.

 

6. Granska tidsplanen löpande

Trots att man är noggrann med tidsplaneringen kan det uppstå oförutsedda händelser som leder till förseningar. Likaså kan det vara så att ett moment tar kortare tid än beräknat. Det gäller därför att du löpande granskar tidsplanen och kontrollerar hur faserna och uppgifterna ligger till i förhållande till estimaten.

Läs mer: Tips för en lyckad riskhantering i dina projekt

 

7. Uppdatera planen vid behov

Om du upptäcker att någon eller några av uppgifterna drar ut på tiden eller går snabbare än planerat, kan du behöva justera tidsplanen så att den stämmer överens med det faktiska utfallet. Kom ihåg att alltid kommunicera eventuella ändringar till alla inblandade!

 

8. Analysera utfallet

När projektet har slutförts är det viktigt att följa upp och analysera utfallet. Lyckades ni hålla er inom den beräknade tiden? Med hjälp av Blikks analys- och rapportverktyg kan du enkelt sortera och filtrera datan för att utvärdera tidsåtgången i dina projekt och sammanställa en rapport.

 

9. Reflektera med teamet

Efter att du har analyserat utfallet bör du presentera det för dina kollegor. I samband med detta kan det vara fördelaktigt att ni tillsammans reflekterar över följande frågor:

• Vilka var de främsta orsakerna till att ni lyckades eller misslyckades att hålla er inom tidsplanen?
• Fanns det faser eller deluppgifter som drog ut på tiden eller gick snabbare än planerat och vad var i så fall orsaken till detta?
• Fanns det faser eller deluppgifter som borde ha gjorts i en annan turordning?
• Finns det några andra reflektioner?

Genom att reflektera över dessa saker kan både du och dina kollegor dra nytta lärdomar inför kommande projekt.

 

Positiva följdeffekter med en tidsplan

Genom att göra en tydlig tidsplan kan du:

• Få en god överblick över de moment som ska göras
• Säkerställa att alla moment blir färdigställda, vid rätt tillfälle
• Se till att samtliga inblandade vet vad som ska göras när
• Hantera eventuella förseningar på ett bättre sätt
• Dra nyttiga lärdomar inför kommande projekt

 

Förbättra projektarbetet med Blikk

Med Blikks projektverktyg får du full kontroll över företagets projekt. Du kan enkelt skapa överskådliga tavlor, listor och uppgifter som gör det enkelt att föra projektet framåt samt följa hur arbetet går enligt den uppsatta tidsplanen. När ett projekt är avslutat finns möjligheten att skapa rapporter som sammanfattar all viktig historik som behövs för att kunna göra en utförlig utvärdering.

Ekonomi-funktionen gör det dessutom möjligt att jobba med budgetering. Efter utfört arbete kan du följa upp utfallet och göra olika jämförelser mellan budget, utfall och det bokförda värdet.