9 tips för en smidigare utläggshantering

Företag har mycket att vinna på att effektivisera sin utläggshantering. Men hur lyckas man egentligen med detta? Här delar vi med oss av nio tips som företag i alla storlekar kan använda för att få en smidigare utläggshantering.

Vad är utläggshantering?

Med utläggshantering, eller Expense Management som det kan kallas i multinationella organisationer, syftar man på den process som företag använder för att registrera, hantera och bearbeta utlägg för de anställda.

Ett utlägg uppstår när en anställd använder sina privata pengar för arbetsrelaterade kostnader. Det kan handla om allt från produktinköp till tjänsteresor. Rent bokföringsmässigt registreras detta som en kostnad för företaget, som även får en skuld till personen som lagt ut pengarna.

Skulden, d.v.s. utlägget, betalas ut till den anställde i samband med lönen. För att företaget ska kunna göra utbetalningen krävs det däremot att medarbetaren har redovisat sina utlägg med tillhörande kvitton.

Att ha en smidig process för att hantera sina utlägg är således av största vikt för att underlätta administrationen och bokföringen samt säkerställa att alla anställda som lagt ut privata pengar får tillbaka dessa.

Effektivare registrering och hantering av utlägg

Att effektivisera sin utläggshantering kan många gånger vara lättare sagt än gjort. Nedanför har vi därför samlat en mängd tips som hjälper dig att lyckas med detta:

1. Utse en attestansvarig

Som tidigare nämnts behöver de anställda redovisa sina utlägg med tillhörande kvitton för att kunna få tillbaka pengarna som de lagt ut för arbetsrelaterade kostnader. Något som innebär en hel del administration, inte minst i större organisationer.

För att säkerställa att rätt underlag lämnas in kan det vara fördelaktigt att utse en attestansvarig som granskar och godkänner kvittona innan de skickas till ekonomiavdelningen.

2. Informera de anställda om hur de ska redovisa sina utlägg

Ett vanligt återkommande problem är att de anställda behöver göra kompletteringar eftersom de lämnar in felaktiga eller otillräckliga underlag. Detta medför i sin tur onödigt extrajobb för såväl medarbetare, attestansvarig och ekonomiavdelning.

För att minimera risken för kompletteringar bör du informera de anställda om hur de ska redovisa sina utlägg och vilken typ av underlag som behövs.

3. Påminn medarbetarna att skicka in underlaget

Det är lätt hänt att de anställda glömmer bort att skicka in sitt utläggsunderlag. För att säkerställa att alla som haft utlägg skickar in sitt underlag i rätt tid, kan det vara bra att skicka ut en påminnelse i slutet av varje månad.

4. Använd en digital utläggshanterare

Det finns fortfarande många företag som hanterar sina utlägg manuellt. Något som inte enbart är tidskrävande och ineffektivt för alla inblandade, utan även medför försämrad spårbarhet och minskad kontroll. För att spara värdefull tid och öka spårbarheten bör du använda dig av en digital utläggshanterare!

5. Utbilda personalen

Om du väljer att implementera en digital utläggshanterare i verksamheten, kan det vara fördelaktigt att utbilda personalen i det nya verktyget. Var även noga med att förklara varför ni börjar använda verktyget och vilka fördelar det kommer att medföra. På så sätt minskar du eventuell skepticism som kan uppstå vid denna typ av förändringar.

6. Se till att det går att registrera kvitton och utlägg via mobilen

De flesta organisationer har medarbetare som ständigt är på språng. För att de ska kunna registrera sina utlägg på ett snabbt och smidigt sätt, bör du säkerställa att utläggshanteraren kan användas på samtliga digitala enheter. Blikks kvitto- och utläggshantering kan användas både i dator och mobil.

> Goda anledningar att digitalisera företagets kvittohantering

7. Bjud in din redovisningsbyrå

Genom att bjuda in och samarbeta med din redovisningsbyrå i Blikks partnerportal har du möjlighet att underlätta utläggshanteringen ytterligare. Via partportalen kan din byrå nämligen se, granska och justera kvitton för alla anställdas privata utlägg. De kan även sakgranska tidrapporter och exportera kompletta löneunderlag.

8. Aktivera kvittotolkning

Genom att aktivera tilläggstjänsten kvittotolkning i Blikk har du möjlighet att minska den manuella kvitto- och utläggshanteringen. Tolkningen fungerar i både desktop och mobilappen och läser automatiskt in datum, belopp och moms. Med tid lär sig kvittotolkaren att känna igen samt föreslår hur olika typer av kvitton ska konteras.

9. Bokför utläggen direkt

Köp som gjorts med företagskort innebär att man använt företagets pengar, vilket betyder att det ska kopplas mot din bokföring. Tack vare Blikks sömlösa integrationer mot de vanligaste ekonomisystemen (Fortnox, Visma eEkonomi, Visma Administration och Björn Lundén) så blir detta väldigt enkelt. Genom att skapa ett verifikat när du bokför ditt kvitto kommer det automatiskt att skapas ett verifikat i ert ekonomisystem.

Positiva följdeffekter

Genom att digitalisera och effektivisera företagets hantering av utlägg kan du bland annat dra nytta av följande fördelar:

• • Frigör tid till viktigare uppgifter – Med en effektiv utläggshantering krävs det mindre manuell handpåläggning, vilket gör att du frigör tid som kan läggas på mer värdeskapande arbetsuppgifter.
• • Ökade intäkter – Med en digital kvittohantering är det inte lika stor risk att utlägg som ska faktureras vidare till kund missas, vilket i sin tur kan medföra ökade intäkter.
• • Enklare att göra kompletteringar – I de fall som utläggen behöver kompletteras med ytterligare information, kommer både medarbetare, attestansvarig och ekonomiavdelning uppleva att det går snabbare och smidigare.
• • Nöjdare medarbetare – Kvitto- och utläggshanteringen är sällan en favoritsyssla bland de anställda. Eftersom dessa moment blir enklare och mindre tidskrävande kommer det säkerligen att resultera i nöjdare medarbetare.
• • Enklare analys och uppföljning – Utläggen påverkar företagets ekonomi. Genom att kunna samla och tillgå denna information digitalt blir det enklare att göra ekonomiska analyser och uppföljningar.

Underlätta utläggshanteringen med Blikk

Med Blikks kvitto- och utläggshantering hanterar du dina utlägg direkt på plats. Genom att fota kvittot med din mobil direkt när köpet har gjorts kan du vara säker på att få med alla kostnader. En annan fördel är att du kan koppla din ekonomibyrå till Blikk, via vår kostnadsfria partnerportal, vilket innebär att du kan minska administrationen med flera timmar varje månad. Detta är däremot bara några fördelarna med vårt innovativa verktyg!